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Os desafios das profissões atuais estão cada vez maiores e o mundo do Direito se tornou um leque ainda mais amplo do que suas tradicionais especialidades. Os advogados precisam se atualizar não só em suas áreas de interesse, mas também em atividades de gestão e prospecção, por exemplo. Para estes casos, um software jurídico é fundamental. Por meio dessa ferramenta, é possível fazer toda a gestão de escritório de advocacia.
Para a Thelema Coaching para Advogados, os profissionais contemporâneos precisam de um mosaico de conhecimentos. Isso inclui acompanhar de perto o seu negócio para identificar possíveis melhorias. No caso da advocacia, é possível sempre melhorar os processos internos para aumentar a produtividade de toda a equipe. E se for o caso, mudar o software jurídico.
Como identificar o momento de mudar o software jurídico
Quando a rotina no escritório não flui tão bem, é um sinal importante. Outra dica fundamental é manter a equipe em sinergia. Todos precisam conversar sobre o software jurídico, trocar feedbacks. A equipe da Jaime da Veiga Advocacia e Assessoria Empresarial fez a migração de seu sistema para o SAJ ADV em novembro. Foi por meio das impressões dos funcionários com o uso do software que veio a decisão da mudança.
“Notávamos que muitas atividades com o sistema antigo não eram intuitivas. Isso fazia com que as pessoas, inclusive, optassem por não usar o software jurídico”, explica a gerente administrativa-financeira do escritório, Solange Schaatt da Veiga.
Para Jaime da Veiga Júnior, um dos sócios do escritório, ver os funcionários optarem pelas planilhas do Excel e pelo calendário do Outlook foi um ponto determinante. O sistema é justamente a ferramenta que garante produtividade e transparência para as atividades do escritório. Por isso, não poderia passar essa impressão ruim aos funcionários. “Vivemos em um momento de atualização constante. E se a nossa experiência aqui dentro do escritório aponta que precisamos nos aprimorar, é uma decisão que deve ser tomada”, argumenta.
Como preparar o escritório para um novo software jurídico
Um bom planejamento é o segredo para que o escritório se mantenha em ordem durante a mudança. No Jaime da Veiga Advocacia, Solange organizou tudo para a migração do sistema. “Comecei três meses antes e separei três softwares para fazer o período de testes. No fim da avaliação, escolhemos o SAJ ADV pela facilidade de trabalhar. É um sistema intuitivo”, conta.
Laudelino João da Veiga Netto, sócio de Jaime no escritório, ainda se preocupou em tomar medidas efetivas para que a implantação do novo sistema fosse bem sucedida. A ideia foi reforçar para toda a equipe a importância de ter um software jurídico no escritório.
“A decisão da mudança foi para melhorar o trabalho de todos. Mas, para que tenhamos sucesso, é preciso que todos abracem o projeto. Isso significa ter dedicação em aprender a usar o sistema e responsabilidade em alimentá-lo”, destaca Laudelino.
Primeiros passos com o software jurídico
Os primeiros dias depois da migração do software jurídico devem ser usados para cadastrar os processos. Essa é a principal etapa em que todos precisam se concentrar. As funcionalidades “Captura de intimações” e “Central de captura processual” ajudam muito nesta fase.
Por meio das intimações e das capturas processuais recebidas no SAJ ADV, é possível cadastrar os processos no sistema conforme as demandas são recebidas e/ou atualizadas no software jurídico.
Você pode inserir os processos no software conforme for trabalhando neles ou pode seguir o exemplo do Jaime da Veiga Advocacia. Assim que o SAJ ADV foi implantado no escritório, Solange organizou uma força-tarefa.
“Reservamos um sábado para que todos trabalhassem juntos cadastrando processos no sistema. Inclusive, foi um bom momento para aproveitar e fazer uma limpeza nos arquivos antigos do escritório. Isso nos ajudou a deixar o sistema com dados bem atualizados”, sugere a gerente administrativa-financeira do escritório.
Com a gestão de Solange na migração do software jurídico, o Jaime da Veiga Advocacia conseguiu cadastrar 74% de seus processos no primeiro mês. São 2.218 processos cadastrados por toda a equipe sem afetar a produtividade no escritório.
Dica para agilizar o cadastro dos dados no software jurídico
Se o seu escritório não tem muitos funcionários para ajudar numa força-tarefa, o SAJ ADV está testando uma nova funcionalidade que facilita a migração de dados. São planilhas – uma para pessoas e outra para processos – que importam os dados para o sistema.
Você pode baixar os modelos de documento do Excel. Em cada coluna, há espaço para preencher as informações. Os dados obrigatórios estão indicados com a cor vermelha. As informações solicitadas na planilha são as mesmas que o sistema precisa para cadastrar pessoas e processos.
Assim que você faz o upload do arquivo preenchido no SAJ ADV, o sistema atualiza automaticamente com os dados que você inseriu na planilha. Dependendo do número de informações no seu arquivo, o sistema pode precisar de um tempo maior para atualizar. Mas, não se preocupe porque isso é normal.
Depois da atualização, uma mensagem avisará você de que a operação foi realizada com sucesso. Apenas preste atenção para não inserir mais de uma vez o mesmo dado. Neste caso, o sistema terá a informação repetida.
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