A importância da organização pessoal na advocacia

Tempo de leitura: 8 minutos

Organização pessoal na advocacia: técnicas e dicas para melhorar o fluxo de trabalho.

A organização pessoal na advocacia é um dos principais fatores que podem definir o sucesso de um advogado. Ele lida com diversos clientes e ações judiciais diariamente, precisa saber gerenciar suas tarefas e tempo de trabalho para não perder prazos processuais e não confundir os casos. Além de facilitar a rotina jurídica, a gestão de atividades em escritórios jurídicos contribui para aprimorar a produtividade.

Neste material serão apresentados os principais métodos utilizados para organização pessoal: ZTD, GTD, Pomodoro e Kanban. Evidentemente, a tecnologia pode ser uma importante aliada. Ela auxilia desde o momento de listar as tarefas até a consulta delas, uma vez que com uma ferramenta de pesquisa em um software, encontrar o que você precisa ficará muito mais rápido.

Aprender a se organizar é um dos primeiros passos para alcançar o sucesso na advocacia. Gestão de tempo e de tarefas é fundamental, mas é preciso ter em mente que cada profissional tem um perfil e lida com suas demandas de forma diferente. De início, o mais importante é definir qual método de organização pessoal combina mais com a sua rotina, depois é só ter disciplina para segui-lo, automatizar o que for possível e delegar as tarefas que não necessariamente precisam ser cumpridas por você.

1. Qual método escolher?

Existem vários métodos de organização pessoal consolidados. Listamos abaixo alguns dos mais conhecidos, mas se você não se identificar com uma técnica específica, não se preocupe — sempre é possível misturá-las e criar a sua própria maneira de gerenciar as atividades.

1.1 GTD (Getting Things Done)

O método foi criado por David Allen e está descrito no livro A arte de fazer acontecer. Seu objetivo principal é esvaziar a mente do estresse causado pelo acúmulo de informações, permitindo executar as tarefas do dia a dia de forma eficaz e com o mínimo de tensão. Para fazer um GTD simples, são necessários um bloco de anotações e caneta (você pode substituir pelo bloco de notas do celular), uma agenda, fichas (para registrar as listas de ações, listas de projetos, tarefas delegadas e ideias incubadas) e pastas simples.



A ideia é organizar e atualizar constantemente as listas de tarefas nos blocos de anotações e depois organizá-las em fichas. A agenda será usada apenas para compromissos e deve ser revisada semanalmente no escritório de advocacia.

1.2 ZTD (Zen To Done)

Criado por Leo Babauta, é um método derivado do GTD. O autor propõe algumas diferenças em relação às técnicas de David Allen e promete deixar mais simples o controle das tarefas. No ZTD, o foco está em cumprir as tarefas, mais do que na maneira de coletá-las e organizá-las. Muitas pessoas reclamam que ao realizar o GTD sobram muitas demandas na ficha “próximas ações” e que perdem muito tempo definindo qual delas executar.

O ZTD propõe a definição de MITs (Most Important Tasks) diárias, sendo possível selecionar, de preferência no dia anterior, quais tarefas executar e focar apenas nelas, deixando de lado a lista grande de ações futuras. Para escritórios de advocacia, que contam com muitas áreas de atuação, pode ser uma saída interessante

1.3 Pomodoro

Desenvolvida no final dos anos 1980 por Francisco Cirillo, parte do princípio que pausas frequentes tendem a aumentar a agilidade mental. Para utilizar essa técnica, basta dividir o seu tempo em períodos de 25 minutos, os chamados “pomodoros”, e trabalhar ininterruptamente durante esse espaço de tempo.

Os passos são os seguintes:

  1. criar uma lista de tarefas;
  2. escolher a atividade a ser executada;
  3. ajustar o alarme para 25 minutos;
  4. trabalhar na tarefa até que o alarme toque;
  5. registrar com um “x” na lista o que for realizado;
  6. fazer uma pausa curta (3 a 5 minutos);
  7. a cada quatro “pomodoros” fazer uma pausa mais longa para descanso (15 a 30 minutos).

1.4 Kanban

A palavra japonesa significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. O método desenvolvido no final da década de 1940 por Taiichi Ohno, na época vice-presidente da Toyota, surgiu para melhorar o desempenho da equipe de produção e reduzir o desperdício, eliminando atividades que não agregam valor ao time. Atualmente, serve também como gerenciador de tarefas, funcionando da seguinte maneira: as cores servem para identificar cada projeto e atividades relacionadas a ele. Os cartões coloridos vão passando por colunas que representam seu atual estágio, como “início”, “em andamento” e “finalizado”.

Uma das principais vantagens do Kanban é que ele proporciona uma visão ampla do que está sendo feito, quais tarefas estão em cada etapa e o que e quanto  está pronto. Ao adotar esse sistema, um escritório de advocacia terá em mãos um maior planejamento e conseguirá enxergar a capacidade de trabalho da equipe.

Organização pessoal na advocacia

2. Por que é importante delegar?

Mesmo realizando um controle de tarefas de forma mais precisa, quem quer aprimorar a administração de tempo precisa desapegar de algumas atividades e aprender a delegar. Lembre-se, nem tudo é prioridade e nem tudo precisa ser resolvido por você. É comum ver em um escritório de advocacia recém-inaugurado, por exemplo, os sócios realizarem atividades operacionais e rotineiras como o pagamento de contas e o agendamento de compromissos. Com o tempo, isso pode ser repassado a secretárias e estagiários.

Para não ter retrabalho, é importante acompanhar se a execução das tarefas delegadas foi bem feita — a responsabilidade maior continua a ser de quem delegou. Além de contribuir para a gestão de tempo na advocacia, distribuir atividades contribui para formar uma equipe que se sinta constantemente desafiada.

3. Use a tecnologia a seu favor

Qualquer um dos métodos listados no item 1 desse material pode ser eficaz se você tiver disciplina para segui-lo. O problema é que a maior parte das etapas é feita manualmente, o que demanda bastante tempo. Claro que isso poderá ser revertido em produtividade, mas alguns softwares ajudam a fazer a gestão de tarefas de maneira mais rápida. Trello, Google Calendar, Evernote, e OneNote são algumas ferramentas que têm essa função. Muitas de suas funcionalidades são baseadas nas tradicionais técnicas de organização pessoal citadas.

É importante destacar que a tecnologia na advocacia pode agilizar toda a rotina de um advogado, não apenas no momento de listar e priorizar as tarefas. O advogado que não dispõe de uma ferramenta específica para acompanhar intimações, por exemplo, precisa pesquisá-las nos diários de justiça disponíveis nos sites dos tribunais ou em recortes de jornais impressos. Esse serviço também pode ser terceirizado, com a contratação de uma empresa que faz essa busca e entrega a intimação para o advogado via e-mail ou portal, ou mesmo em papel, se o trabalho foi feito a partir de recortes e impressões.

Um software para advogados, como o SAJ ADV, integra todas essas etapas e facilita a gestão de tempo e tarefas nos escritórios de advocacia. O software jurídico possibilita, por exemplo, ler intimações e identificar o processo e a equipe responsável por ele, permitindo delegar e acompanhar atividades na mesma ferramenta.

Controle de prazos processuais

Não perder prazos é outro ponto fundamental na advocacia. Para controlar datas e tarefas, o SAJ ADV oferece um módulo que incorpora a agenda de reuniões, audiências e prazos. O advogado pode visualizar todas as suas atividades em uma única ferramenta, priorizando os prazos processuais e acompanhamento as atividades da sua equipe.

Ao proporcionar a troca de mensagens por meio de comentários, os colegas de trabalho são notificados em tempo real, facilitando a comunicação interna e o
compartilhamento de tarefas entre todos os colaboradores do escritório. Por operar em nuvem, o software ainda possibilita o acompanhamento de pendências de maneira prática e rápida, por meio do celular, tablet ou computador. Modernizar a gestão do seu escritório de advocacia garante mais produtividade e qualidade dos serviços prestados, além do envolvimento da equipe.

A partir desse material, esperamos que você tenha identificado a importância da gestão de tempo e de tarefas para o seu sucesso profissional, além de ter escolhido o método de organização que mais combina com seu perfil e rotina. Não se esqueça que a tecnologia pode ser uma aliada e propiciar ganhos em produtividade e qualidade dos serviços.

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