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Produzir mais, em menos tempo, obtendo mais resultados e aprimorando a organização pessoal e da própria empresa é o grande desafio de profissionais de qualquer área de atuação. Em 2015, uma iniciativa da Confederação Nacional da Indústria teve como foco a identificação do melhor caminho para aumentar a produtividade por meio da imersão em 18 empresas. Dentre os pontos observados, destacam-se o desperdício e a organização. No primeiro caso, o desperdício nem sempre é notado e pode se esconder em métodos ultrapassados que, por exemplo, consomem mais tempo do que deveriam.
O segundo item, a organização, é bem mais evidente. Em uma das empresas, no qual estabeleceu-se três linhas de montagem para colocar ordem nas atividades, a capacidade de produção dobrou. Por mais que o contexto seja diferente, é plenamente possível fazer um paralelo com a importância da organização pessoal e a produtividade num escritório de advocacia. Saiba mais.
Mais organização pessoal, menos desperdício
Quanto maior é o nível de organização pessoal do profissional, consequentemente, menores serão os recursos e o tempo desperdiçados. Ou seja, em vez de anotar os compromissos em um agenda de bolso, é possível adotar um sistema automatizado que registre os compromissos e envie lembretes quando necessário. O que significa menos papel e menor preocupação com algum item que pode ser esquecido ou perdido, além de minimizar os riscos de perder um horário ou evento agendado. Como na iniciativa da CNI, é possível dobrar (ou até triplicar) a produtividade com atitudes simples, mas que envolvem uma análise e releitura dos métodos atuais do escritório e do próprio advogado.
Falta de organização pessoal gera estresse, ou seja, diminui a produtividade
Uma pesquisa da Global Corporate Challenge, especializada em programas corporativos de bem-estar e saúde, reuniu dados sobre estresse e produtividade de aproximadamente 160 mil colaboradores de empresa diferentes em 185 países. Dentre os participantes com alto nível de estresse, 63% declarou-se produtivo. Entre os que não se consideram estressados, houve um aumento para 87%. Já outro estudo, dessa vez da International Stress Management Association no Brasil, mostrou que 71% dos entrevistados do perfil considerado mais crítico apontaram falta de tempo ou excesso de tarefas como incômodos recorrentes. Outra prova de que a organização pessoal pode contribuir e muito para evitar o desperdício de tempo, é que se selecionar e classificar as tarefas de acordo com a sua prioridade otimiza o tempo e reduz o estresse.
5 boas práticas de organização pessoal para adotar na rotina do escritório
Elencamos 5 práticas de organização pessoal que se adequadamente adotadas no dia a dia podem auxiliar no ganho de produtividade dentro dos escritórios de advocacia e, ainda, contribuir com o bem-estar pessoal do profissional. Confira:
Mantenha-se produtivo
Pode até parecer óbvio, mas nem sempre o profissional consegue adotar a mesma postura produtiva diariamente. É comum que muitos atribuam a dificuldade aos eventos pessoais ou excesso de compromissos. Contudo, é preciso concentrar-se em adquirir sempre os mesmos hábitos que tornam cada profissional mais produtivo e contribuem para a organização pessoal. Seja pela categorização de tarefas, pelo agendamento automatizado e lembretes diários ou, até mesmo, práticas de meditação. O importante é deixar a mente em estado produtivo quando necessário e de acordo com a vontade do profissional, sem depender de condições externas.
Organização interna e externa
A organização pessoal não diz respeito apenas aos compromissos com clientes ou eventos externos. É fundamental que o advogado seja também organizado com as atividades que assume internamente, no próprio escritório. Por isso, não é recomendável a prática de adiar constantemente reuniões ou atividade internas agendadas em prol das externas. Cada uma tem a sua devida importância e não deve ser relegada.
Concentrar informação
Quando existem muitos pontos de contato, maior é o trabalho de administração da informação. Sendo assim, manter um único e-mail profissional ou contar com o auxílio de uma ferramenta que concentre toda a informação é uma ótima solução para melhorar a organização pessoal. Dessa forma, fica muito mais fácil saber quais informações estão entrando e quais são realmente relevantes.
Categorizar as atividades e compromissos
A categorização é uma dica fundamental para a organização pessoal. Afinal, apenas sabendo o que é prioridade é que será possível determinar quais são os principais eventos do dia e quais seriam os subeventos. É aconselhável ainda classificar os prazos processuais para otimizar a organização do escritório de advocacia, o professor Marcelo Abelha Rodrigues, por exemplo, classifica os prazos em três tipos: quanto à origem da fixação – legais, judiciais e convencionais; quanto à natureza – dilatórios e peremptórios; e quanto aos destinatários – próprios e impróprios. Mas no dia a dia dos escritórios de advocacia é possível classificá-los como embargos de declaração, apelação, recurso especial, recurso extraordinário, etc.
Planejamento semanal e diário
É bastante usual o planejamento diário de atividades nos escritórios de advocacia. O profissional vai adequando seu dia a dia de acordo com os compromissos já marcados. Contudo, uma ótima forma de contribuir com a organização pessoal é, no começo da semana, vislumbrar como será a agenda de segunda até sexta-feira. Assim, será possível controlar o tempo necessário para cada compromisso e saber quais serão os dias mais comprometidos e quais compromissos precisarão de uma maior disponibilidade. É importante ainda reservar um tempo, diariamente, para verificar as intimações.
Antecipação de prazos judiciais
Alguns escritórios de advocacia adotam práticas de D-1 e D-2 em sua rotina, ou seja, se organizam internamente para antecipar o cumprimento de prazos dos processos judiciais em um (D-1) ou dois dias (D-2). Na prática funciona da seguinte forma: uma apelação civil tem um prazo de 15 dias, mas os escritórios que adotam a antecipação, se organizam para efetuar a tarefa em 13 dias (D-2), dessa forma ainda restam dois dias do prazo fatal para se organizar, caso ocorra algum imprevisto. A antecipação dos prazos contribui para a organização pessoal, pois proporciona uma margem de segurança para os advogados.
Para outras dicas sobre organização pessoal e produtividade, o nosso e-book “Organização pessoal na advocacia” traz diversos métodos comprovadamente de sucesso para adotar na rotina profissional. Qualquer dúvida sobre o tema, basta contatar os nossos especialistas nos comentários abaixo.
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