Organização pessoal gera produtividade em escritórios de advocacia
Organização pessoal é a atividade de análise e priorização das demandas no trabalho e pessoais. Na advocacia, manter a organização pessoal é essencial para evitar a sobrecarga de trabalho, a perda de prazos e a improdutividade
- Gestão na Advocacia
- Equipe SAJ ADV
- 11 de março de 2016
- Atualizado em: 05 de agosto de 2021
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Como organizar a rotina de um escritório de advocacia?
Produzir mais, em menos tempo, obtendo mais resultados e aprimorando a organização pessoal e da própria empresa é o grande desafio de profissionais de qualquer área de atuação. Em 2015, uma iniciativa da Confederação Nacional da Indústria teve como foco a identificação do melhor caminho para aumentar a produtividade por meio da imersão em 18 empresas. Dentre os pontos observados, destacam-se o desperdício e a organização. No primeiro caso, o desperdício nem sempre é notado e pode se esconder em métodos ultrapassados que, por exemplo, consomem mais tempo do que deveriam.
O segundo item, a organização, é bem mais evidente. Em uma das empresas, no qual se estabeleceu três linhas de montagem para colocar ordem nas atividades, a capacidade de produção dobrou. Por mais que o contexto seja diferente, é plenamente possível fazer um paralelo com a importância da organização pessoal e a produtividade num escritório de advocacia.
Quais sinais indicam que o escritório de advocacia tem problemas de organização?
Seu escritório de advocacia está cheio de demandas, muitos clientes, muitas causas e muito trabalho em geral. Porém, você percebe que algumas pessoas de sua equipe são mais produtivas que outras, e que isso interfere na produção em geral. Isso ocorre justamente porque muitas dessas pessoas pecam na organização pessoal. Quando todo o seu time está em dia com esse valor, seu escritório pode crescer e aumentar o número de clientes.
E como exigir de sua equipe a organização pessoal? Bom, o correto não é exigir, mas demonstrar que a organização auxilia, primeiramente, o próprio profissional, e, como consequência, toda a empresa. Afinal, conduzir melhor as demandas, realizar o gerenciamento de tempo e dividir melhor as tarefas são ações que deixam as pessoas mais confortáveis, mais descansadas, mais produtivas e até mais felizes. Organizar treinamentos sobre o assunto é uma ótima saída. Lembre-se também que os colaboradores são espelhos do líder, assim, se o líder não organizado, dificilmente a equipe também o será.
O que a falta de organização pessoal pode causar?
Uma pesquisa da Global Corporate Challenge, especializada em programas corporativos de bem-estar e saúde, reuniu dados sobre estresse e produtividade de aproximadamente 160 mil colaboradores de empresa diferentes em 185 países. Dentre os participantes com alto nível de estresse, 63% declarou-se produtivo. Entre os que não se consideram estressados, houve um aumento para 87%. Já outro estudo, dessa vez da International Stress Management Association no Brasil, mostrou que 71% dos entrevistados do perfil considerado mais crítico apontaram falta de tempo ou excesso de tarefas como incômodos recorrentes.
Assim sendo, veja quais práticas você pode adotar para melhorar a organização no escritório de advocacia. Se você é o líder no seu escritório, lembre-se que o líder é o espelho dos demais. Dessa forma, mantendo sua organização pessoal, você consegue ajudar os colaboradores do escritório a também se manterem organizados.
5 boas práticas de organização pessoal para adotar na rotina do escritório
Elencamos 5 práticas de organização pessoal que se adequadamente adotadas no dia a dia podem auxiliar no ganho de produtividade dentro dos escritórios de advocacia e, ainda, contribuir com o bem-estar pessoal do profissional. Confira:
1 – Mantenha-se produtivo
Pode até parecer óbvio, mas nem sempre o profissional consegue adotar a mesma postura produtiva diariamente. É comum que muitos atribuam a dificuldade aos eventos pessoais ou excesso de compromissos. Contudo, é preciso concentrar-se em adquirir sempre os mesmos hábitos que tornam cada profissional mais produtivo e contribuem para a organização pessoal. Seja pela categorização de tarefas, pelo agendamento automatizado e lembretes diários ou, até mesmo, práticas de meditação. O importante é deixar a mente em estado produtivo quando necessário e de acordo com a vontade do profissional, sem depender de condições externas.
No livro, o poder do hábito, o autor fala sobre como algumas funções, ao se tornarem hábitos, tornam-se também uma atividade não tão cansativa ao nosso cérebro, já que este tende a optar sempre pelo menor esforço. Ademais, alguns coaches famosos falam muito sobre a frase “faça o que tem que ser feito”. Isto significa que, embora você esteja em um dia mais preguiçoso ou desfocada, ainda assim, faça o que tem que ser feito.
2 – Organização interna e externa
A organização pessoal não diz respeito apenas aos compromissos com clientes ou eventos externos. É fundamental que o advogado seja também organizado com as atividades que assume internamente, no próprio escritório. Por isso, não é recomendável a prática de adiar constantemente reuniões ou atividade internas agendadas em prol das externas. Cada uma tem a sua devida importância e não deve ser relegada.
3 – Concentrar informação
Quando existem muitos pontos de contato, maior é o trabalho de administração da informação. Sendo assim, manter um único e-mail profissional ou contar com o auxílio de uma ferramenta que concentre toda a informação é uma ótima solução para melhorar a organização pessoal. Dessa forma, fica muito mais fácil saber quais informações estão entrando e quais são realmente relevantes.
4 – Categorizar as atividades e compromissos
A categorização é uma dica fundamental para a organização pessoal. Afinal, apenas sabendo o que é prioridade é que será possível determinar quais são os principais eventos do dia e quais seriam os subeventos. É aconselhável ainda classificar os prazos processuais para otimizar a organização do escritório de advocacia, o professor Marcelo Abelha Rodrigues, por exemplo, classifica os prazos em três tipos: quanto à origem da fixação – legais, judiciais e convencionais; quanto à natureza – dilatórios e peremptórios; e quanto aos destinatários – próprios e impróprios. Mas no dia a dia dos escritórios de advocacia é possível classificá-los como embargos de declaração, apelação, recurso especial, recurso extraordinário, etc.
5 – Antecipação de prazos judiciais
Alguns escritórios de advocacia adotam práticas de D-1 e D-2 em sua rotina, ou seja, se organizam internamente para antecipar o cumprimento de prazos dos processos judiciais em um (D-1) ou dois dias (D-2). Na prática, funciona da seguinte forma: uma apelação civil tem um prazo de 15 dias, mas os escritórios que adotam a antecipação, se organizam para efetuar a tarefa em 13 dias (D-2), dessa forma ainda restam dois dias do prazo fatal para se organizar, caso ocorra algum imprevisto. A antecipação dos prazos contribui para a organização pessoal, pois proporciona uma margem de segurança para os advogados.
6 – Planejamento semanal e diário
É bastante usual o planejamento diário de atividades nos escritórios de advocacia. O profissional vai adequando seu dia a dia de acordo com os compromissos já marcados. Contudo, uma ótima forma de contribuir com a organização pessoal é, no começo da semana, vislumbrar como será a agenda de segunda até sexta-feira. Assim, será possível controlar o tempo necessário para cada compromisso e saber quais serão os dias mais comprometidos e quais compromissos precisarão de uma maior disponibilidade. É importante ainda reservar um tempo, diariamente, para verificar as intimações.
Aplicativos para organização pessoal em escritórios de advocacia
A tecnologia não poderia deixar de auxiliar na organização pessoal. E existem inúmeros aplicativos para isso, tanto pagos como gratuitos, como a própria agenda compartilhada do Google, o Trello, Basecamp, o Evernote, o Runrun.it e muitos outros. Como estamos falando de algo individual, é possível que cada um escolha o que melhor lhe servir – e muitas vezes utilize mais de um em simultâneo. Porém, uma forma de motivar a organização pessoal é a empresa adotar um aplicativo, ou mesmo um sistema mais elaborado e customizado, para organizar tanto tarefas coletivas como as pessoais. Outra sugestão é a utilização de um software jurídico desenvolvido para suprir as demandas específicas de um escritório de advocacia, como o SAJ ADV.
É também importante que todos os funcionários e sócios tenham funções definidas. Isso auxilia na hora de saber quem faz o quê, de que forma, em que tempo e como as demandas são gerenciadas. É útil também para a organização pessoal e para monitorar possíveis erros, sendo mais fácil identificá-los e consertá-los.
A escalabilidade de um negócio possui muitas variáveis, mas, definitivamente, a organização pessoal cumpre um importante papel para esse crescimento. Seguir uma linha de organização, com treinamentos e sistemas, certamente garantirá uma maior facilidade para que sua empresa conquiste essa premissa.
Motivos para manter a organização pessoal na advocacia
Quanto maior é o nível de organização pessoal do profissional, consequentemente, menores serão os recursos e o tempo desperdiçados. Ou seja, em vez de anotar os compromissos em um agenda de bolso, é possível adotar um sistema automatizado que registre os compromissos e envie lembretes quando necessário. O que significa menos papel e menor preocupação com algum item que pode ser esquecido ou perdido, além de minimizar os riscos de perder um horário ou evento agendado. Como na iniciativa da CNI, é possível dobrar (ou até triplicar) a produtividade com atitudes simples, mas que envolvem uma análise e releitura dos métodos atuais do escritório e do próprio advogado.
Se você gostou deste conteúdo, acredito que do conteúdo a seguir:
A importância da organização pessoal na advocacia