Contratei um software jurídico, como começar a usá-lo?

O aumento da competitividade no mercado jurídico tem feito os advogados buscarem, cada vez mais, o aperfeiçoamento no conhecimento em gestão. Como o escritório precisa ser visto como uma empresa, o gestor deve pensar em estruturar bem a banca para estar preparado frente à concorrência. A tecnologia é um dos pontos fundamentais para manter o escritório atualizado. Os softwares jurídicos são a melhor solução para advogados em busca de bons resultados. Mas, depois de contratado o sistema, como organizar o software jurídico?

Soluções como o SAJ ADV, por exemplo, oferecem a funcionalidade de importação de dados. A partir de uma planilha no Excel, é possível inserir no sistema, de uma vez só, os cadastros de clientes. A importação de dados e processos também é feita com a ajuda de uma planilha.

organizar software jurídico

organizar software jurídico

Assim que você insere a planilha preenchida no sistema, as informações ficam armazenadas na nuvem. Você pode consultar os dados de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet. A importação de dados do SAJ ADV está em fase final de implantação. Se você ainda não tem acesso a essa funcionalidade, entre em contato.

Encontre um tempinho para organizar o software jurídico

Mesmo com a facilidade da importação de dados, é preciso reservar algum tempo para organizar o software jurídico. Ainda que o seu escritório não tenha muitos usuários ou que você trabalhe sozinho, é possível alimentar o sistema com as informações importantes para a rotina da banca.



Dica 1

Cadastre os processos conforme for trabalhando neles. A mesma sugestão vale para as pessoas. Você pode fazer os cadastros a cada atendimento ou quando for trabalhar em algum processo de um cliente que ainda não está no sistema.

Foi dessa forma que o escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), inseriu os dados de seus arquivos físicos no SAJ ADV. “Quando fizemos a migração de sistema, não tínhamos muitas pessoas no escritório para ajudar a alimentar o software. Então, inserimos as informações aos poucos. Mesmo assim, conseguimos eliminar nosso arquivo de pastas físicas em pouco tempo. Das 600 pastas, ficamos só com dois gaveteiros”, conta Érica Errico, sócia do escritório.

Dica 2

Cadastre os processos a partir das intimações que chegam no sistema. É possível fazer a captura de intimações a partir do número de inscrição da OAB do advogado. Depois de dois dias úteis, as intimações começam a chegar no SAJ ADV e você pode aproveitar para cadastrar os processos referentes a elas.

Dica 3

Você ainda pode fazer o cadastro de processos por meio da Central de Captura Processual. Foi desta maneira que a equipe do Jaime da Veiga Advocacia, de Itajaí (SC), inseriu as informações no SAJ ADV no momento da migração do sistema. O usuário precisa apenas informar o número do processo no software para que os dados sejam armazenados automaticamente. Como o escritório tem um grande números de processos, a equipe decidiu fazer uma força-tarefa.

“Reservamos um sábado para que todos trabalhassem juntos cadastrando processos no sistema. Inclusive, foi um bom momento para aproveitar e fazer uma limpeza nos arquivos antigos do escritório. Isso nos ajudou a deixar o sistema com dados bem atualizados”, conta a gerente administrativa-financeira do escritório, Solange Schaatt da Veiga.

No caso do escritório Jaime da Veiga, foi possível cadastrar 2.218 processos no primeiro mês com o SAJ ADV. Isso representa 74% do total de processos do escritório. Em bancas com um arquivo de processos menor, uma força-tarefa certamente fará com que a migração esteja completa em poucos dias.

Mesmo com o dia a dia atarefada do escritório de advocacia, é possível adequar as atividades para alimentar o software jurídico. Até porque um sistema rico em informações é capaz de automatizar a rotina do escritório e proporcionar tempo extra aos funcionários. Esse tempo a mais poderá ser destinado a atividades mais nobres, como clientes novos e melhores fundamentações de petições.

Quer saber mais novidades sobre o gestão de escritório de advocacia? Faça abaixo seu cadastro no SAJ ADV e receba nossos materiais exclusivos diretamente em seu email.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *