Os vilões da rotina produtiva na advocacia
Os vilões da rotina produtiva são todos os hábitos que possuímos que impedem que entreguemos os melhores resultados e que nos desenvolvamos pessoal e profissionalmente
- Gestão na Advocacia
- Aline de Souza Pereira
- 21 de fevereiro de 2022
- Atualizado em: 06 de junho de 2022
- Tempo de Leitura: 7 minuto(s)
Por que ter uma rotina produtiva na advocacia é importante?
Não sei se você observou, mas nos últimos dois anos, a quantidade de conteúdos sobre rotina produtiva aumentou nas redes sociais. Eu confesso que sou uma grande consumidora desse tipo de conteúdo, e estou sempre buscando melhorar esse aspecto no meu dia a dia.
Por já conhecer bastante esse assunto, compreendo que, nem tudo o que funciona para uma pessoa, funciona para mim. Sei também que existem muitos conteúdos que apresentam a produtividade de uma forma que não é saudável. Por isso, alerto: este artigo não será um desses.
No entanto, conhecer possíveis causas que estão atrapalhando a produtividade na advocacia é importante, bem como, identificar maneiras de melhorar esses aspectos entre os colaboradores.
Até porque, ter uma rotina produtiva significa ter mais qualidade de vida. Quer ver?
Continue a leitura onde te explico melhor!
O que é uma rotina jurídica produtiva?
Com tanta gente falando sobre o que é uma rotina produtiva fica a dúvida: mas o que afinal, é essa rotina produtiva? Nada mais é do que conseguir fazer todas as suas atividades do dia com tempo de sobra e de maneira saudável.
Mas, a verdade é que vai além disso. Como falei, a rotina produtiva garante maior qualidade de vida. Isso porque, quando você tem disciplina para finalizar todas as suas atividades do seu dia a dia no seu horário de trabalho, sobra tempo para suas atividades pessoais.
Vale lembra que, os momentos de diversão e ócio são essenciais para manter a produtividade.
Além disso, quando você trabalha melhor, em menos tempo, mais tempo você terá para estudos e desenvolvimento pessoal.
Logo, uma rotina produtividade é uma rotina organizada, que sobra tempo e que te desenvolve.
8 vilões da rotina produtiva na advocacia
Existem algumas ações, no entanto, que atrapalham as empresas e indivíduos de manter a rotina produtiva. Veja quais são os vilões da produtividade no seu dia a dia.
1 – Sobrecarga
Muito trabalho. Poucas pessoas. Sem ferramentas de automação. Esse é um prato cheio para a sobrecarga de trabalho. Esta, pode causar estresse e desmotivação na equipe. Ninguém com mais tarefas do que consegue fazer vai ser um funcionário produtivo.
2 – Falta de organização
A desorganização faz com que ninguém saiba exatamente qual sua função, as metas, os objetivos do escritório de advocacia, etc. Vale lembrar também que, não só as atividades, mas um ambiente desorganizado pode desmotivar e fazer com que os colaboradores não tenham foco em suas tarefas.
3 – Microgerenciamento
Controlar cada atividade de um colaborador pode fazer com que ele se sinta incapaz. Logo, ele ficará desmotivado e não será um funcionário produtivo. Vai parecer ainda que ele tem a responsabilidade, mas às vezes, o vilão é o gestor que não dá autonomia para a equipe.
4 – Falta de processos internos
Processos que não estão bem definidos ou que não existem podem dificultar a organização e realização das atividades do escritório de advocacia. Veja, imagine que um advogado do seu time precisa realizar uma tarefa. Ele a realiza e finaliza. Mas, o resultado não é o esperado para aquela atividade. De quem é a responsabilidade? Se o escritório tem um processo estabelecido e o advogado não cumpriu, certamente o erro foi dele. Mas se não foi o caso, não há como responsabilizar alguém, concorda?
5 – Falta de pessoas
Falta de pessoas, falta de capacitação, e falta de oportunidades são problemas que permeiam diversos escritórios de advocacia. É claro que, a falta de capacitação vai ser um vilão da rotina produtiva, mas é um problema relativamente fácil de resolver. Já quando o problema é a falta de pessoas em si, acaba que se unem dois vilões: a falta de pessoas e a sobrecarga de trabalho.
6 – Resistência à inovação
É comum encontrar por aí escritórios de advocacia resistentes às inovações tecnológicas da advocacia. Ocorre que, ser resistente não levará a nada, afinal, é para a inovação tecnológica que o mercado está caminhando. Cada dia mais escritórios do país implementam softwares jurídicos na rotina da advocacia, bem como, outras inovações. Não fazer o mesmo só te deixará para trás.
7 – Problemas de comunicação
Problemas de comunicação são um terror no dia a dia de qualquer empresa. Um simples erro de comunicação, em alguns casos, pode fazer uma empresa perder milhões. Nos escritórios de advocacia, problemas de comunicação podem culminar, por exemplo, em perda de prazos, tarefas errôneas, entre outros.
8 – Excesso de reuniões
Diversos escritórios também são dominados pelo excesso de reuniões. A implementação do Home Office fez com que esse número aumentasse. No entanto, estas podem, na realidade, estar atrapalhando o andamento das atividades. Portanto, é importante sempre pensar bem antes de marcar uma reunião. Lembre-se, às vezes a reunião pode ser um e-mail.
Como ter uma rotina organizada?
É importante, quando falamos de rotina jurídica entender que, existem ações que os gestores de escritório de advocacia ou departamento jurídico podem fazer para aumentar a produtividade dos colaboradores e também as ações individuais. Neste tópico, vou falar sobre as ações individuais e no seguinte sobre ações coletivas!
1 – Planejamento
O primeiro passo para ter uma rotina produtiva é planeja-lá. É importante que você anote tudo o que tem para fazer na semana. Pode ser por meio de uma agenda, pode ser em alguma ferramenta online, planner, agenda do software jurídico, etc. Essa informação precisa estar visível e se possível que você tenha como marcar a atividade como concluída.
2 – Tenha metas e prazos
Saiba quais as suas metas da semana e quando precisa concluí-las. É importante ter essa prazo para que você saiba como organizar seu planejamento de acordo com as prioridades. Você pode, por exemplo, fazer uma lista de atividades a fazer, separá-las por data de entrega e ainda, colocar uma ordem de prioridade. Esta pode ser, por exemplo, fazer as atividades mais demoradas primeiro ou vice-versa.
3 – Durma bem
Ninguém é produtivo cansado. Não adianta querer trabalhar até de madrugada se no dia seguinte você precisa – ou pretende – acordar às 05h no dia seguinte. Portanto, é importante ter boas noites de sono, e dormir o tempo que o seu corpo necessita. Mas lembre-se, nenhum corpo precisa de apenas 5h de sono.
4 – Pratique atividades físicas
É comprovado cientificamente que a prática de exercícios físicos é positivo para quem deseja ter uma rotina mais produtiva. Isso porque, fazer exercícios físicos nos deixa mais animados e motivados. Desse modo, temos mais disposição para fazer as atividades que nos aguardam no dia.
5- Saiba dizer não
Um dos maiores problemas de saúde enfrentados por advogados e advogadas é a chamada Síndrome de Burnout. Essa doença que afeta a categoria se deve ao fato de a maioria dos profissionais do Direito estarem sobrecarregados. As sugestões dadas até o momento já ajudam a evitar esse problema.
Mas algo a ser trabalhado pelos profissionais no dia a dia também é saber dizer não. Afinal, dizendo não, você evita se sobrecarregar de trabalho. Sei que não é tão simples quanto parece, mas é importante desenvolver essa capacidade, a fim de cuidar da sua saúde física e mental.
6 – Cuidado com as redes sociais
Quem nunca falou: vou olhar as redes sociais por 5 minutos e quando viu tinha passado 2 horas? Isso acontece porque, a velocidade com que as informações nos são apresentadas nesses meios fazem nosso cérebro acreditar que não faz muito tempo que estamos ali.
A verdade é que, se você começar a acompanhar quanto tempo você passa nas redes, o resultado é assustador. E digo por experiência! Já há algum tempo faço esse controle, por isso, hoje consegui diminuir muito o tempo que passo nas redes. Mas no início eu me assustei.
O lado positivo é que o próprio celular tem ferramentas que podem te ajudar nesse controle. Por exemplo, você pode bloquear o celular a noite, a partir de determinado horário. Assim, você consegue se dedicar a outras atividades, como a leitura, escrever um diário, meditar, etc.
7 – Evite multitarefar
Confesso que também já fiz isso. O resultado geralmente não é bom! Busque se concentrar em uma atividade até a finalização desta para uma rotina produtiva de verdade. Você pode utilizar alguns hacks, como pomodoro, se funcionar para você.
8 – Crie rotinas
Lembra que falei sobre a meditação? Alguns teóricos dizem que é importante criar rotinas noturnas e matinais, a fim de se desenvolver pessoalmente, antes de desenvolver o seu lado profissional. Um livro que destaca isso é “O milagre da manhã”, do Hal Herold.
Mas claro, não precisa seguir a rotina dita em nenhum livro. Basta criar uma que funcione para você. Para isso, será necessário fazer alguns testes. Mas tenho certeza que quando você encontrar a rotina ideal, vai se perceber muito mais produtivo.
Apenas se lembre de não olhar as redes sociais na primeira hora do dia. Garanto que isso te trará muito mais foco.
Como fazer uma gestão na advocacia para aumentar a produtividade?
Escritórios de advocacia que estão crescendo possuem dificuldades para organizar a rotina. Isso porque, conforme o número de clientes aumenta, as atividades também aumentam, e os gestores passam a não saber exatamente como retirar is vilões da produtividade dos hábitos dos colaboradores.
Ademais, muitas vezes, os gestores estão acostumados a fazer microgerenciamento, e acabam por não delegar tarefas. Com o crescimento, ficam sobrecarregados. Portanto, é importante também que o escritório possua uma rotina estabelecida. Vejamos algumas maneiras de fazer isso.
1 – Mantenha meios de contato profissionais
Quem nunca sofreu com clientes mandando mensagens no horário de descanso e lazer? Um primeiro passo para manter uma rotina produtiva no escritório de advocacia é manter contato com os clientes apenas no horário comercial.
Mas como fazer isso em todo o escritório? Você pode disponibilizar celulares para seu time, com WhatsApp Business ou apenas o número. Mas é importante deixar claro para a equipe que eles devem disponibilizar apenas os números e e-mails profissionais para os clientes.
2 – Faça reuniões diárias e rápidas
Visando manter uma rotina produtiva, algumas empresas fazem reuniões rápidas para saber como será o dia e a semana dos colaboradores. Algumas, inclusive, utilizam uma técnica de fazer a reunião em pé, assim, quando as pessoas começarem a se sentir cansados, é um sinal de que a reunião precisa acabar.
3 – Delegue tarefas
Alguns gestores costumam se encher de tantas atividades que ficam sobrecarregados. É importante que você se lembre que você tem uma equipe que pode se responsabilizar por parte dessas tarefas, para que você possa se concentrar na sua função: a gestão.
Além disso, delegando tarefas e dando autonomia para seus colaboradores fará com que eles sintam que você confia neles e se sintam mais capazes. Assim, ficarão mais satisfeitos e consequentemente, mais motivados.
4 – Contrate sistemas para organização
Contratar ferramentas que ajudem seus colaboradores a se organizar melhor é essencial em qualquer empresa. Existem, no mercado diversas ferramentas à disposição, inclusive, algumas gratuitas como o notion, o airtable, o asana e o trello. No entanto, em caso de escritórios de advocacia que estão crescendo, contratar um software jurídico pode ser uma opção mais vantajosa.
Veja, ainda que você não pague pela ferramenta de organização, será necessário, em algum momento, pagar um sistema para fazer acompanhamento processual, ou para mais espaço em nuvens para armazenamento de dados, ou então, sistemas para fazer protocolos. Em alguns sistemas, você já encontra tudo isso centralizado.