Planilha de gestão de documentos jurídicos em escritórios de advocacia

Gestão de documentos ou gestão documental é um processo gerencial que visa a organização de documentos de modo a permitir a consulta, localização, armazenamento e acessibilidade em um só lugar.

Organize e controle todos os arquivos, físicos e digitais, do escritório num lugar só

“Cadê o documento que estava aqui?” Quantas vezes você se fez ou ouviu essa pergunta? “Estava em cima da minha mesa!”, “estava naquela pasta, mas não está mais”. É assim que documentos importantes simplesmente somem. Mesmo salvos em computadores, a situação não se modificou. Afinal, eles continuam tendo um lugar. Se não é a pasta que você não encontra, pode ser o nome que está diferente daquele que seria o mais natural. Enfim, é difícil abrir de uma boa gestão de documentos dentro da advocacia.

Até porque os escritórios perdem muito tempo com a ausência dela. Com efeito, a gestão de documentos vai além da segurança. É claro que a preocupação acaba por ficar menor quando a gente sabe que existe um lugar para documentar o que é feito com uma peça processual importante ou um documento fundamental para o processo do seu cliente.

Mas gestão de documentos também é ganhar tempo. E assim, aumentar a qualidade do seu trabalho.

Se a gente pensar que a tendência, dentro do escritório de advocacia, é a de que o volume de documentos com que a banca lida aumenta com o passar do tempo, temos que a organização de processos é um passo inevitável.

Embora no conceito tudo seja claro, na prática o que é fazer a gestão de documentos? É o que contaremos a você neste post. Além disso, vamos deixar para você uma planilha jurídica para resolver de vez seus problemas de gestão de documentos.

planilha de gestão de documentos

1. Organize documentos físicos e digitais

Com o processo digital e a digitalização decorrente disso, muitos advogados pensaram que a organização aconteceria como que por passe de mágica. Não vamos dizer que alguns problemas se solucionaram automaticamente, como a necessidade de arquivos físicos, por exemplo.



Algumas outras tarefas da gestão de documentos, no entanto, ainda dependem do profissional. Nos referimos a itens como organização de contratos de honorários e serviços advocatícios, documentos anexados a processos etc.

Sejam físicos ou digitais, é preciso organizá-los ao armazená-los. Isso significa estabelecer alguns critérios de catalogação. Pense em grupos e subgrupos de documentos, reservando um lugar para todos os tipos de documento possíveis dentro do escritório.

Elenque, se possível, por prioridade. O que mais se usa deve estar mais visível, por exemplo. Documentos similares podem estar agrupados. Enfim, coloque esse fluxo no papel e veja se a sua lógica faz sentido.

Mas, atenção! Não complique as coisas. Quanto mais difícil for organizar os arquivos, maior a probabilidade de os critérios não serem seguidos. A organização deve abarcar toda a complexidade dos vários documentos de maneira simples. Em última instância, chame um especialista.

2. Não acumule documentos

Procurar documentos em pastas, físicas ou digitais, repletas, sem ter uma organização eficiente, é muito parecido a encontrar uma agulha no palheiro, certo? E o excesso de documentos, sobretudo desnecessários, atrapalha ainda mais.

Então, mesmo que você tenha os seus documentos digitalizados – o que já é ótimo! – isso não quer dizer que eles não se acumulem. O problema só mudou de endereço, por assim dizer.

Por isso, a segunda dica em gestão de documentos é muito simples: faça limpezas periódicas. Elimine cópias extras, documentos desnecessários ou, para processos inativos, faça um backup em outro lugar.

Boa parte do trabalho não é eliminar – já que temos que guardar muita coisa – mas sim tirar da frente o que não será usado – pelo menos mais do que raramente.

3. Tenha uma fluxo de gestão de documentos

A gestão de documentos também precisa, fora do local propriamente dito, de um fluxo definido. Do contrário, o modelo não será replicado. Se cada colaborador organiza ou nomeia os documentos de um jeito, ninguém vai encontrá-los. Outro ponto é que a acessibilidade precisa ser garantida.

Imagine, então, se o nome do documento já estivesse acompanhado de sua localização ou tivesse um hiperlink para o documento. Com um clique, seria possível acessá-lo. 

Embora pareça simples, criar um banco ou catálogo de documentos é significativo a longo prazo. Implica, por exemplo, mais tempo para focar em outras questões ou necessidades do escritório de advocacia.

Dessa maneira, além de ser mais fácil encontrar o documento, pode-se ter uma visão do que foi feito com ele. O histórico permite ainda que se saiba quem foi o responsável pelo que dentro do escritório de advocacia e em relação àquele documento. E evita, assim, eventuais falhas de comunicação entre as equipes.

4. Baixe a planilha de gestão de documentos do SAJ ADV

Assim, pensando em levar a praticidade dessas técnicas de gerenciamento para o seu escritório de advocacia, criamos uma planilha de gestão de documentos.

Nela, você indicará os tipos de documento, os responsáveis por eles, o local em que se encontram – digital ou fisicamente.

Além do tempo ganho, esta planilha é útil para aqueles que desejam controle das alterações. Com uma aba de edições, é possível registrar:

  • quem alterou por último o documento;
  • quando foi alterado pela última vez;
  • qual a última alteração
  • quantas vezes foi alterado;
  • onde se encontrava originalmente;
  • onde se encontra atualmente;
  • quem criou o documento; e
  • quem foi o último a alterar o documento.

Acessar agora gratuitamente a planilha de gestão de documentos para advogados, lançada pelo SAJ ADV – software jurídico, e desfrute dos benefícios dessa organização.

5. Faça uma gestão de documentos estratégica

E se o lugar em que você armazena seus documentos também for o lugar onde você gerencia todo o escritório de advocacia? Com um software jurídico como o SAJ ADV é isso que você tem.

A grande vantagem é que você anexa facilmente seus documentos a processos e tarefas. A edição, por exemplo, pode ser feita dentro do próprio sistema. E depois, você pode baixar e imprimir seus documentos com facilidade.

Aliás, com o propositor de documentos, você cria informações variáveis, que serão preenchidas automaticamente quando você gerar a peça, a partir dos registros salvos no sistema.

Por fim, com o sistema, a gestão de documentos fica associada à gestão do escritório de advocacia de modo geral. Profissionais organizados conseguem enxergar os problemas do seu negócio com mais facilidade, ganham em tempo e produtividade, mas também veem com mais rapidez os frutos dos seus esforços.

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