Planilhas jurídicas essenciais para a gestão na advocacia

Tempo de leitura: 14 minutos

(Last Updated On: 30 de novembro de 2018)

Planilhas jurídicas que podem fazer a diferença na gestão de um escritório de advocacia

Se há uma coisa que as faculdades de Direito ainda não ensinam, mas são importantes, é como fazer a gestão de um escritório. Em muitos casos, o bacharel sai da faculdade e entra no mundo profissional sem saber como organizar suas atividades e processos. E acaba engolido por um mundo de prazos, tarefas administrativas e processuais, distribuição de responsabilidades, entre tantas informações. Para facilitar a sua organização, então, elencam-se, aqui, as planilhas jurídicas essenciais para a gestão de escritório de advocacia.

As planilhas jurídicas, em geral, atentam-se a relações entre tarefas, clientes e processos. Contudo, não se deve imaginar que todas são idênticas. Cada uma possui uma especificidade. E devidamente preenchidas, contribuem para a organização e otimização da produtividade do escritório.

Portanto, confira os benefícios e a importância de planilhas jurídicas indispensáveis à gestão!

1. Planilha para controle de prazos

Os prazos processuais: são eles os grande temores de qualquer advogado. Considerando um processo único, talvez pareça não ser tão difícil controlar os prazos. Contudo, sabe-se que advogados lidam com um número variado de processos. Para completar, cada procedimento pode ter um prazo distinto, de modo a dificultar a organização.

Todavia, há formas de fazer uma gestão dos prazos processuais. E, desse modo, garantir que os possíveis choques de datas sejam antecipados e controlados na organização das tarefas da equipe. Esta, assim, pode se organizar para antecipar peças ou buscar documentos, por exemplo, conforme a sua disponibilidade de tempo.



Desse modo, evitam-se eventuais perdas de prazo e, inclusive, prejuízos financeiros com a perda de clientes, a imagem negativa do escritório e até ações de indenização.

Para resolver esse problema, existem planilhas de controle de prazo processual.

Planilha de controle do prazo do SAJ ADV

Entre as planilhas jurídicas disponibilizadas pelo SAJ ADV está a planilha de controle de prazos. Essencial para a prática jurídica, ela, com certeza, não poderia faltar.

Nela, o usuário pode inserir os prazos, considerando:

  • o tipo de atividade a que se refere;
  • data de início da contagem;
  • responsável pelo objeto do prazo;
  • processo a que se refere, quando houver;
  • local em que estiver (físico ou virtual);
  • status e encaminhamentos; e
  • outras observações.

Especificamente focada nos prazos processuais e administrativos acaba sendo mais específica que a planilha de controle de tarefas, como se verá a seguir. Cada uma, contudo, possui sua importância no processo de gestão do escritório.

Planejamento do recesso forense

A proximidade do recesso forense sempre desperta a atenção dos advogados, pois implica em mudanças de planejamento, sobretudo em relação aos prazos. Enquanto algumas questões podem ser postergadas para o final do recesso, muitas delas precisam ser adiantadas. Do contrário, há risco de que esse intervalo atrapalhe a produção em conformidade com os prazos existentes.

O recesso forense suspende os prazos processuais. No entanto, isto não significa que os prazos deixam de existir. E deixar para finalizar tudo o que é necessário depois pode gerar grandes transtornos.

Pensando em um advogado preocupado com a organização de seu escritório, o SAJ ADV organizou uma planilha de planejamento do recesso forense.

Voltada especialmente aos meses de novembro e dezembro, a planilha apresenta uma agenda customizada e tabelas para cadastro das atividades e dos prazos. O profissional, então, pode inserir:

  • quais atividades precisam ser realizadas até o recesso, categorizadas por tipo para fácil identificação e priorização;
  • a quem é atribuída a responsabilidade;
  • o processo e/ou cliente a que a atividade se refere;
  • quantos dias para o recesso ainda há, de modo que o advogado possa controlar o período restante para cumprimento da atividade;
  • e a prioridade da atividade, entre baixa, média e alta.

Dessa forma, o profissional pode controlar as atividades com a proximidade do recesso forense, mas também dar prioridade àquelas que são mais importantes e/ou urgentes. E, consequentemente, ter um recesso mais tranquilo.

2. Planilha de controle de atividades

Com vislumbrado, os prazos processuais sempre causam temor. Apesar disso, pode-se minimizar os riscos de perda com o controle realizado através de planilhas jurídicas. Há, contudo, uma questão bastante importante, inclusive para o manejo dos prazos: a gestão de tarefas e atividades.

Qualquer boa gestão demanda organização. E não poderia ser diferente com um escritório de advocacia. Se não há uma pessoa responsável por uma atividade essencial, como controlar quem a fará?

É preciso, então, dividir as tarefas conforme as capacidades e especialidades dos integrantes da equipe. Isso evita que haja confusão tanto em assunção de tarefas idênticas quanto em assunção de responsabilidades específicas.

Ainda, é preciso controlar as atividades dentro do negócio. Afinal, é preciso estar atento ao que está fluindo bem dentro do escritório. E também ao que precisa de certa atenção.  Se uma determinada tarefa não está sendo cumprida, talvez se deva questionar o porquê e buscar uma alternativa para sua resolução. Do mesmo modo, imagine se uma atividade importante é esquecida e deixada sem nenhum responsável.

O preenchimento de planilhas jurídicas pode contribuir para esse controle. Ainda que se despenda um tempo preenchendo os dados, valerá o tempo salvo na realização das atividades propriamente ditas. Isto porque, o advogado não precisará despender um tempo – algo precioso numa profissão que lida com prazos – que poderia empregar em suas produções a cada início de tarefa.

Seguir um planejamento ajuda a otimizar a prática jurídica!

Planilha de controle de atividades do SAJ ADV

O SAJ ADV disponibiliza algumas planilhas jurídicas para os advogados. Entre elas, há uma planilha para o controle de atividades. Seguindo os passos fornecidos no documento, o usuário pode inserir:

  • tipos de atividade;
  • responsáveis;
  • status da tarefa; e
  • categoria.

planilhas jurídicas controle de tarefas

Através disso, portanto, pode controlar quais tipos de atividade estão sendo feitos e por quem, a finalização dessas atividades, e categorizá-las. Há, por exemplo, diferença entre as atividades relacionadas a processos e atividades relacionadas à gestão do escritório. Ainda, pode-se fazer referência ao processo que demanda determinada atividade.

Isto possibilita, também, que, ao fim de um prazo estabelecido, possa-se gerar um relatório de controle, garantindo a efetividade do trabalho.

3. Planilha de controle de horas

Uma vez que as tarefas foram distribuídas, pode-se verificar o quanto o escritório está sendo produtivo em sua rotina. As tarefas estão sendo cumpridas? Se não, quais podem ser as motivações? Se sim, é possível otimizar a atividade e aumentar a produtividade?

Questões como essas sempre passam pelas mentes de grandes gestores. Isto porque todos desejam ver o negócio crescendo. E ainda que a planilha de gestão de atividades possa fornecer indícios de como melhorar a organização da equipe e do tempo, existem planilhas jurídicas mais específicas para essa questão.

Como se observará a seguir,  pode-se extrair, por meio dessa planilha, dados fundamentais para a gestão de um escritório de advocacia.

Planilha de timesheet do SAJ ADV

Em face disso, além de disponibilizar uma planilha para controle de atividades, o SAJ ADV também disponibiliza uma planilha de timesheet. Ou seja, de controle de horas.

Através dela, o gestor pode verificar algumas informações importantes, tais qual:

  • quanto tempo demanda, em geral, cada atividade;
  • quanto tempo cada profissional despende do seu dia em determinada atividade;
  • como a rotina do escritório pode ser organizada em questão de tempo;
  • quantas horas cada integrante da equipe está trabalhando;
  • quanto tempo cada cliente demanda da equipe, entre outras informações.

A planilha conta, ainda, com gráficos, além de sua divisão por meses. Bastante completa, portanto, permite que o gestor faça controle do tempo no escritório de forma prática e fácil.

planilhas jurídicas controle de horas

4. Planilha para controle financeiro

Como todo negócio, um escritório precisa de planejamento financeiro. Afinal, nem tudo é gratuito. Há custos com aluguel, eletricidade, equipe, manutenção de equipamentos, entre tantos outros. E é preciso garantir que o dinheiro necessário chegue ao escritório.

A maior fonte de renda dos profissionais de Direito são provenientes dos honorários advocatícios. Sejam eles honorários sucumbenciais ou convencionais, são a principal forma de remuneração do advogado. Isto porque, como qualquer profissional, seu trabalho deve ser recompensado.

Ocorre que nem sempre a cobrança de honorários é uma tarefa fácil. O risco de inadimplemento é um dos grandes perigos da atividade. Contudo, existem algumas medidas que podem contribuir para diminuir os riscos. Entre, eles um bom controle financeiro.

Uma boa gestão financeira do escritório permite controlar a verba que entra e que sai mensalmente, de modo que o advogado possa balizar seus gastos. Além de ajudar no controle do fluxo, permite que o profissional se antecipe a possíveis inadimplementos.

Se há um controle de cada cliente e processo dentro do escritório e do quanto deve entrar de rendimento, o advogado pode verificar também quando esses valores entrarão e confirmar se entraram na data prevista. Ainda, se ainda não houve adimplemento, mas ainda há tempo antes da data determinada, pode, por exemplo, enviar lembretes aos seus clientes.

Não se pode esquecer que a advocacia lida com seres humanos, e esquecimentos podem acontecer. Do mesmo modo, pode ser que haja algum problema com o cliente. E um diálogo antecipado pode, assim, auxiliar no estabelecimento de um acordo

Para isso, há planilhas jurídicas que podem facilitar a experiência do advogado.

Planilha de fluxo de caixa para advogados

A planilha de controle financeiro do SAJ ADV permite que o profissional cadastre os seus clientes, com dados importantes para a gestão. Mas também permite, no mesmo documento, que o advogado insira dados sobre seus fornecedores. Dessa forma, pode gerenciar os gastos mensais de seu negócio.

Organizada por abas diferenciadas, a planilha é de fácil entendimento e utilização. Não se deseja dificultar ainda mais a gestão do escritório. Assim, também inclui uma planilha para inserção dos valores previstos e dos valores arrecadados. O gestor, portanto, terá à sua disposição todos os dados necessários para controle financeiro a curto e longo prazo.

Tabela de honorários da OAB

Gerenciar o quanto está vindo e a origem de cada gasto ou rendimento é essencial. No entanto, também é preciso avaliar se os valores são coerentes. Um custo determinado está de acordo com o que ele gera? Faz sentido dentro de um planejamento financeiro? Os valores retornados do negócio são suficientes? Estão dentro do mínimo requerido?

A valoração do negócio, portanto, importa bastante para efetividade de um escritório. Ocorre que, para alguns profissionais, pode ser difícil estabelecer um valor para seus serviços compatível aos gastos do escritório.

Pensando nos rendimentos dos advogados, as OABs estaduais elaboraram tabelas de precificação. Assim, os profissionais podem se balizar por esses valores ao estabelecerem seus preços. Considerados valores mínimos, não obrigam os advogados, mas fixam um teto. Claro, é importante considerar, também, os valores médios cobrados na localidade do escritório de advocacia.

As planilhas jurídicas essenciais ao advogado não são apenas relativas a clientes e processos. Há também outras espécies de planilhas jurídicas que podem auxiliar a condução do negócio. É, por exemplo, o caso da planilha de honorários da OAB organizada pelo SAJ ADV.

Muitos advogados trabalham em mais de um estado, principalmente com o advento do processo digital. Consequentemente, precisam trabalhar com mais de uma tabela de honorários, pois o mínimo estabelecido pode ser diferente de acordo com a OAB. Mas encontrar as diferentes tabelas a cada vez que for necessário não apenas é trabalhoso como custa um tempo considerável.

Pensando nisso, o SAJ ADV organizou uma planilha com as diferentes tabelas de honorários da OAB. Assim, o advogado pode ter, em um único documento, acesso a todos os valores de que pode vir a precisar.

5. Planilhas jurídicas para migração de dados

De fato, existem muitas possibilidades de planilhas jurídicas para facilitar a atividade do advogado e a gestão de um escritório de advocacia. Contudo, depois de tantas planilhas e dados, é preciso fazer algumas questões importantes:

  • de quais e quantas planilhas ao todo meu escritório precisa?
  • a organização de todos esses documentos flui bem de acordo com a demanda?
  • quanto tempo é gasto no preenchimento e na manutenção de todas essas planilhas?

Planilhas jurídicas podem ser essenciais à gestão do escritório. Para isso, contudo, exigem bastante empenho e dedicação do gestor e da equipe. Do contrário, os dados podem não ser preenchidos adequadamente. E ainda há risco de que as planilhas não dialoguem entre si.

A depender da complexidade do escritório, talvez seja o momento de buscar outras alternativas, como a implantação de um software jurídico. Entre as vantagens de um software para advogados em comparação com as planilhas jurídicas, pode-se citar, entre outras:

  • Integração dos dados – o software permite que alguns dados sejam inseridos apenas uma vez, sendo disponibilizados para controles diversos. Enquanto isso, as planilhas jurídicas requerem, por exemplo, cadastro de clientes a cada planilha, sem que haja referência direta aos dados do mesmo cliente em outro documento.
  • Automatização dos prazos – alguns softwares jurídicos permitem que o usuário cadastre prazos específicos para tarefas específicas. Desse modo, evita que o usuário tenha que lembrar, sempre, qual é o prazo de cada tarefa.
  • Sugestão de tarefas – alguns softwares, como o SAJ ADV, utilizam sistemas de inteligência artificial, que sugerem tarefas após determinados procedimentos, conforme as atividades anteriores do usuário na plataforma. Desse modo, é mais fácil o controle das tarefas e, consequentemente, dos prazos.
  • Geração de relatórios – a elaboração de relatórios é facilitada com um software, sobretudo em função da integração dos dados e da relação de um histórico.

Migrar dados com segurança por meio de planilhas

Se o escritório já adota planilhas jurídicas, não é preciso ter medo de tentar um software jurídico pelo risco de perda de dados. Plataformas como a do SAJ ADV, por exemplo, permitem que o usuário lance algumas planilhas na base, de modo a transferir os dados.

Desse modo, evita-se que informações importantes sejam perdidas em uma transferência manual. Isto contribui, consequentemente, para a retenção de clientes.

Caso a curiosidade acerca dos benefícios seja grande, mas ainda persista o receio, é possível fazer um trial do software jurídico por tempo limitado, mantendo as planilhas jurídicas. Apesar dos benefícios, a melhor escolha é aquela que melhor se adéqua à dinâmica do escritório de advocacia. Por isso vale a pena avaliar ambas as opções.

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