Quais são os pré-requisitos para ter um software jurídico em escritórios de advocacia?

No blog do SAJ ADV falamos dos vários benefícios que a contratação de um software jurídico pode trazer para a rotina dos advogados: como um software jurídico ajuda a gerenciar uma carteira de clientes maior, como melhorar a comunicação com o cliente e os cinco sinais de que seu escritório precisa contratar um sistema informatizado. Mas quais são os pré-requisitos desses softwares para que ajudem a tornar os escritórios de advocacia mais produtivos? No post de hoje, vamos tratar de três pontos que devem ser analisados na hora de investir em um software jurídico: a tecnologia, as funcionalidades e os testes.

Confira abaixo 3 pontos para analisar na hora de contratar um software jurídico

Tecnologia

No post Advogado, confira as diferenças entre a computação em nuvem e local mostramos os vários tipos de servidores existentes e destacamos que, um servidor local necessita da compra de computadores de última geração, pagar licença de banco de dados e se preocupar com back ups. Já um sistema informatizado pode ser contratado na modalidade SaaS (Software como serviço). O SAJ ADV, por exemplo, pode ser adquirido da mesma forma com que você  assina um pacote de TV a cabo, ou seja, as funcionalidades e a capacidade de armazenamento podem ser ajustadas a qualquer momento e de acordo com a necessidade do escritório de advocacia.

Funcionalidades

Este ponto está diretamente ligado com as atividades que são executadas diariamente no escritório. Responda as perguntas abaixo e verifique se o software jurídico pode contribuir para a redução dos gargalos do escritório:

  • Seu escritório trabalha com consultivo? Então, verifique se o software jurídico possui um mecanismo de registro de atendimentos consultivos.
  • A demanda do contencioso é grande? Avalie se o software registra as informações que você necessita: dados básicos do processo, lançamento de tarefas, andamentos, registro dos pedidos do processos e valores envolvidos.
  • Os advogados precisam ler intimações e distribuir prazos? Veja se o software jurídico permite receber as intimações judiciais de forma integrada e com a possibilidade de criar tarefas para a equipe, delegando e acompanhando sua execução.
  • E o cálculo de prazos? Como tem sido realizado? Identifique se o software permite a criação de templates de atividades com prazos padrões, como por exemplo a aplicação de prazos de acordo com o antigo CPC e o novo CPC.
  • O escritório tem dificuldade em manter uma comunicação eficaz com os clientes? Avalie se o software possibilita a troca e registro de informações com os clientes para o acompanhamento dos  processos e atendimentos .
  • A gestão financeira é trabalhosa e, às vezes, as contas não fecham? Confira se o software jurídico permite o controle das receitas e despesas por cliente, possibilitando a criação de lançamentos financeiros por atendimentos e processos. O escritório trabalha com apontamento de horas? Observe se o software jurídico tem  essa funcionalidade.
  • Os advogados necessitam gerar ou armazenar documentos eletrônicos? Verifique se o sistema possibilita a criação de modelos automáticos de petições e procurações. Além disso, analise se a solução permite a busca de arquivos vinculados aos processos e atendimentos.

Testes de softwares jurídicos

Na hora de realizar testes com o software jurídico é essencial selecionar pessoas chaves do seu escritório, como coordenadores, responsáveis pela leitura e distribuição de prazos, além dos advogados mais experientes da equipe. Se você atuar com um sócio, ambos devem participar da fase de testes.

Depois de selecionar quem vai analisar a usabilidade do software jurídico, é hora de iniciar o cadastro das informações e as configurações do sistema. Registre os processos das áreas atendidas pelo escritório: cível, trabalhista, tributário, etc. Você pode, por exemplo, iniciar o cadastro dos processos a partir das intimações recebidas durante o período da avaliação do produto, cadastrar e fazer a distribuição deste prazo.

software jurídico



O próximo passo é executar as demandas mais comuns do dia a dia do escritório. Conclua as atividades e  crie o histórico de um processo ou atendimento. Esse procedimento serve para você ter a noção de como as informações vão estar organizadas no futuro, quando necessitar delas novamente. Solicite para outra pessoa procurar o histórico do processo e se ela consegue entender os fatos e as atividades realizadas pelo escritório. Caso os dados estejam bem estruturados e as informações forem encontradas facilmente, o teste foi realizado com sucesso.

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