Software para Advogados – Saiba quais são os pré-requisitos

Quais são os pré-requisitos indispensáveis de um software para advogados?

Se você quer deixar de lado as planilhas de Excel e busca uma forma de controlar adequadamente o escritório de advocacia, chegou a hora de pensar em um software para advogados que seja adequado ao seu cotidiano.

Muitos advogados têm dificuldades para escolher entre um software jurídico ou um sistema de administração do escritório. Afinal, é uma decisão importante dentro da atividade. Isto porque implicará não apenas em um reorganização. Implicará também em uma adaptação da equipe jurídica. Antes de investir, portanto, é preciso uma análise criteriosa. É preciso verificar, sobretudo, as funcionalidades que atendam às necessidades da banca.

Antes de elencar requisitos, contudo, é preciso responder a algumas questões:

  1. por que preciso de um software para advogados?
  2. preciso para controlar processos?
  3. preciso para administrar a empresa?
  4. preciso para organizar tarefas e o tempo da equipe?
  5. e mais: o software é web e permite acesso online, com suporte a múltiplos escritórios e filiais?
  6. preciso ampliar minha infraestrutura de servidores ou me preocupar com configurações e backups?  
  7. ao entender a real necessidade, será mais fácil saber quais funcionalidades são essenciais para o seu escritório.
software para advogados

Desse modo, será possível identificar qual o melhor software jurídico para o seu escritório. Na dúvida entre as soluções, então, listamos algumas aplicações fundamentais para integrar e automatizar as atividades:

1. Gestão de procedimentos

Um dos pontos primordiais da advocacia, certamente, é a gestão de processos e de procedimentos. Afinal, um processo é o principal objeto da atividade da maior parte dos advogados. E uma gestão inadequada pode impactar, por exemplo, em grandes prejuízos.

No entanto, lidar com essa gestão em concomitância à prática jurídica propriamente dita pode ser difícil em uma rotina tão cheia de tarefas. Ainda, existem os prazos processuais a assombrar as agendas já preenchidas. Desse modo, os profissionais acabam por buscar, cada vez mais, ferramentas que otimizem seu tempo.



A tecnologia, então, surge como uma alternativa. E possui, dessa maneira, um papel fundamental. Um software jurídico, por exemplo, é capaz de automatizar as atividades do escritório e ajudar na gestão de processos.

Um software para advogados, portanto, deve dispôr de sistemas de controle de processos e organização de procedimentos, de preferência de forma integrada. Com essa função, as informações do escritório passam a ser controladas de forma global.

É importante observar se é possível registrar:

  1. informações dos processos;
  2. pedidos;
  3. intimações; e
  4. acompanhamento de prazos, entre outras tarefas comuns ao dia a dia no escritório.

No SAJ ADV, por exemplo, a gestão é integrada. Por operar na nuvem, o acesso aos dados pode ser feito de qualquer lugar, seja no desktop ou celular, o que agiliza o andamento das ações.

2. Controle financeiro

O controle do fluxo de caixa é essencial em qualquer negócio. E não poderia ser diferente na advocacia. Assim, é preciso pensar em uma gestão financeira cotidiana que não tome ainda mais tempo da corrida rotina do profissional. Utilizando a ferramenta adequada, contudo, isto se torna mais fácil. E os riscos de que alguma despesa ou receita se percam no controle tornam-se menores.

Por essa razão, é imprescindível que o controle financeiro em um software para advogados. Muitos sistemas financeiros se limitam apenas a levantar custos e despesas ou listar as finanças. Atenção: um software jurídico que possibilite o controle de receitas e despesas do escritório, gerenciamento de movimentações financeiras e até a inadimplência de clientes, é o ideal.

Procure, dessa forma, uma solução jurídica que gere relatórios e permita também o controle de horas trabalhadas e honorários. O SAJ ADV, por exemplo, permite que o usuário seleciono a melhor forma de pagamento ao lançar um despesa. Além, disso, torna a administração do fluxo de caixa mais simples e eficiente, não osbtante permita a geração de relatório para controle periódico.

3. Agenda e controle de prazos

Não perder prazos é fundamental. Esse é um dos desafios de gestão enfrentados pelos advogados. Para controlar datas e tarefas, o software para advogados deve oferecer um módulo que incorpore a agenda de reuniões, audiências e prazos.

Claro, há diversas ferramentas no mercado que disponibilizam agendas jurídicas. Pode-se utilizar mesmo a agenda do Google ou do Outlook, por exemplo. Contudo, isto não retira a necessidade de uma agenda integrada aos andamentos e prazos processuais. Inclusive, é interessante que a agenda do software jurídica seja integrada com esses mecanismos, Como é a do SAJ ADV.

Com uma agenda dentro do software jurídico, é possível adaptar todos os compromissos referentes ao escritório de modo adequado às atividdes da equipe. Ainda, permite o compartilhamento entre os diferentes membros, de modo a integrar a equipe e facilitar a visualização das tarefas e compromissos de cada um. Dessa maneira, inclusive a comunicação interna é facilitada.

Não obstante, uma agenda integrante do software pode permitir a atribuição de tarefas e a vinculação de prazos. Assim, a organização do escritório será mais prática. E os riscos de perder prazos processuais serão menores.

4. Cadastro de clientes

O relacionamento com o cliente é muito importante. E um software jurídico pode auxiliar tanto na conquista de novos clientes quanto na fidelização daqueles já existentes. Em primeiro lugar, a ferramente permite reconhecer o perfil de cliente ideal do escritório, com base nas informações do clientes pré-existentes. Do mesmo modo, permite identificar áreas do Direito que estejam em alta. Dessa maneira, será mais fácil definir a estratégias de marketing e de atuação.

Em segundo lugar, um software para advogados permite maior transparência com a base de clientes. A partir dele, é mais fácil apresentar as informações aos clientes sobre os andamentos do processo. Além disso, é possível notificar o próprio cliente acerca de uma movimentação importante. Por fim, muitos softwares, como o SAJ ADV, apresentam uma área do cliente.

Ter um cadastro completo, portant, facilita o contato e garante que as informações chegarão em tempo, tanto para ele quanto para o escritório. Como já falamos no post “Passos para criar um controle de processos judiciais“, muitas vezes o cliente muda de telefone ou e-mail e não encontrá-lo pode resultar na perda de um prazo importante.

O software para advogados escolhido deve armazenar os dados de forma simples e intuitiva, para o fácil acesso. Com o SAJ ADV, por exemplo, o acesso às informações é fácil e rápido e com a integração de dados, uma informação não precisa ser digitada duas vezes. O gerenciamento de todo o ciclo de relacionamento com o cliente, desde o atendimento, eventual processo, receitas e despesas, horas trabalhadas e documentos pode ser consultado no sistema ou extraído através de relatórios.

5. Teste antes de adquirir um software para advogados

À primeira vista, a escolha do software para advogados pode parecer uma decisão que requer conhecimento técnico, mas isso não é verdade. Existem soluções que são intuitivas e não precisam de treinamento para serem utilizadas, como é o caso do SAJ ADV. Tudo o que o usuário precisa para utilizar a ferramenta é assistir a uma vídeo-aula e as dúvidas podem ser sanadas no campo de ajuda.

Para automatizar os procedimentos faça uma boa avaliação dos softwares para advogados disponíveis e modernize a gestão do escritório de advocacia. Teste o software jurídico. Faça uma implementação em conjunto com a equipe. E verifique se ele se adequa às necessidades do escritório.

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