Por que a “multitarefa” está acabando com a produtividade na advocacia?

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Será que fazer uma reunião, duas audiências, registrar o andamento de seus processos e ainda terminar o dia redigindo um contrato é mesmo a melhor forma de cumprir as tarefas do seu dia a dia? Estudos demonstram que ser multitarefa pode comprometer a produtividade na advocacia. E, como para todo advogado tempo é dinheiro, é bom não desperdiçar esse recurso tão valioso dentro e fora dos escritórios de advocacia.

Para saber mais sobre os impactos negativos da multitarefa e como organizar seu dia a dia de forma mais produtiva, não deixe de conferir!

produtividade na advocacia

O que é ser multitarefa?

A multitarefa pode assumir diferentes formas na vida profissional. Segundo um estudo da American Physicological Association existem três formas de multitarefa. A multitarefa clássica, onde o indivíduo tenta realizar mais de uma tarefa de forma simultânea. Também existe a troca rápida de tarefas, onde o indivíduo fica pulnado rapidamente de uma tarefa para outra. E por fim, existe a troca de tarefa ininterrupta, onde o indivíduo pula de uma tarefa para outra sem concluir nenhuma.

Essa última forma, no entanto, é uma das que mais impacta negativamente a agenda dos profissionais. Isso porque, muitos profissionais não se dão conta de que estão a todo tempo mudando de tarefas e acabam se distraindo com maior frequência. Esse tipo de atividade é bastante comum quando, o advogado começa a redigir uma peça e, de repente, está checando as redes sociais ou respondendo um e-mail que acabou de pular na sua tela.

Para muitos, o fato de responder um e-mail ou até dar uma checada nas redes não é algo prejudicial. O que ninguém se dá conta é que cada vez que o seu cérebro muda de atividade, ele demora depois cerca de 25 minutos para retomar o mesmo nível de concentração de quando ela foi deixada. Por isso sim, embora pareçam inofensivas, essas atividades consomem tempo, disposição e foco, comprometendo a produtividade na advocacia.

O custo do multitarefa

Para o profissional a multitarefa traz uma série de impactos negativos. Além da queda de produtividade na advocacia propriamente, quem é multitarefa tem maior propensão à realização de erros e se sente constantemente frustrado e estressado. Além disso, ser multitarefa prejudica a capacidade que o profissional tem de gravar em sua memória informações relevantes. Isso, naturalmente, pode prejudicar a execução de tarefas do dia a dia.

Quem é multitarefa costuma lidar com uma alta desorganização no seu dia a dia, deixando de cumprir prazos, criando uma comunicação falha com o cliente e deixando aberto processos por pura negligência.

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Porém, não é apenas para o profissional que a multitarefa causa impactos negativos. Para os escritórios, seus efeitos refletem diretamente no orçamento. Afinal, o multitarefa perde muito tempo para executar suas atividades e, tempo, como todo advogado sabe, custa caro.

Produtividade na advocacia: agendamento eficiente e organização

Não é fácil se libertar de uma rotina multitarefa, especialmente na advocacia. Além das diferentes atividades que envolvem o dia a dia do advogado, lidar com o mundo digital requer uma certa dose de determinação, já que não é nada simples programar um tempo ininterrupto para se concentrar em uma tarefa por vez. Porém, esse tipo de atitude é necessário se você realmente quiser finalizar o dia com aquela sensação de dever cumprido.

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Uma boa dica para ter mais produtividade na advocacia e evitar tentar resolver muitas coisas ao mesmo tempo é separar blocos na agenda para executar uma única tarefa. Durante esses blocos de tempo, telefone, celular e notificações ficam desligadas até que você finalize o que se propôs a fazer. Em seguida, tire algum tempo para atender ligações, trocar mensagens e responder e-mails.

Atenção à dinâmica da sua rotina

Para que esse sistema funcione, também é importante adequar essa atitude à dinâmica do seu dia a dia. Se na sua rotina os períodos da manhã costumam ser mais tranquilos, por exemplo, reserve esse tempo para ficar totalmente concentrado nas tarefas que precisam ser executadas, deixando o resto do dia mais focado no atendimento de clientes ou outras questões relativas à administração do escritório.

O segredo da produtividade na advocacia é colocar todas as atividades na agenda e criar blocos de tempo, onde o advogado se mantém focado no que deve ser feito. Neste sentido, o uso de um software jurídico pode ser uma ótima maneira de visualizar todas as tarefas que devem ser executadas pelo profissional, permitindo que ele decida com mais clareza sobre os períodos em que pode e deve se concentrar na execução das atividades, além de claro, auxiliar o advogado a delegar tarefas quando for preciso.

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