A produtividade no trabalho é um dos quesitos essenciais para o sucesso de um negócio. Perder tempo com retrabalhos, questões pessoais ou até mesmo ferramentas tecnológicas confusas pode fazer com que todo um escritório jurídico sofra as consequências. Equipes de advogados devem estar extremamente focadas e alinhadas para otimizar os negócios do escritório.
Técnicas para aumentar a produtividade no trabalho
Definição de funções
Todos dentro de uma equipe jurídica precisam saber exatamente qual é o seu papel no escritório. Assim, nenhum advogado perde tempo fazendo o trabalho de outro – muitas vezes, um mesmo trabalho é duplicado pelo fato de os profissionais não estarem a par de quais são exatamente as tarefas de cada um, o que afeta muito a produtividade no trabalho. Defina os responsáveis por leitura de intimações, revisão de peças e contratos, protocolo, cobrança de clientes, etc. Se o escritório for de grande porte, a gestão das tarefas pode ser dividida em equipes ou núcleos, definindo previamente os seus respectivos papéis.
Estabelecimento de metas
É preciso sempre estabelecer metas, idealmente de curto, médio e longo prazos. Ou seja, as equipes precisam ter metas semanais, mensais e anuais, por exemplo. Dependendo do escritório, pode-se quebrar as metas em trimestrais ou semestrais. O importante é tê-las e mensurá-las sempre, para manter a produtividade no trabalho. Metas para as atividades do dia a dia são fundamentais, como tempo para a criação ou análise de um contrato, tempo para ingresso de uma ação inicial, cumprimento de prazos com um dia de antecedência, taxa de fechamento de contratos vs consultas ao escritório ou prospecção, entre outras. Caso o escritório não possua embasamento para definir as metas, pode se basear em prazos e taxas atuais do escritório ou de escritórios parceiros. Em tempos de crise, é importante monitorar e acompanhar os procedimentos internos para melhorar a eficiência do seu escritório jurídico.
Implantação de sistemas facilitadores
Tecnologias que facilitam a organização de tarefas e o cumprimento de metas são bem-vindas para aumentar a produtividade no trabalho. Ferramentas intuitivas, fáceis de utilizar, que deem visibilidade às metas são importantíssimas para manter o foco. Além disso, elas devem permitir a comunicação entre a equipe e clientes, gerenciar e compartilhar documentos, automatizar relatórios (relatórios manuais são um grande gasto de tempo) entre outras funções. A utilização de um software jurídico, como o SAJ ADV, é ideal para a rotina de um escritório de advocacia.
Realização de reuniões regulares
É preciso realizar reuniões regulares, mas sem excessos, apenas de alinhamento. Definir um dia na semana, ou no mês, por exemplo, com hora para começar e para terminar e uma pauta previamente definida (sem quebrar o protocolo) é uma maneira interessante de gerenciar a produtividade no trabalho.
Fornecimento de feedbacks
As pessoas precisam saber como está sendo o seu trabalho para melhorá-lo de alguma forma. É preciso que as lideranças de um escritório de advocacia estejam sempre enviando feedbacks para seus advogados, melhorando a produtividade no trabalho. Além de enviar esse retorno aos colaboradores, é importante estar aberto para receber o feedback deles em relação às melhorias que podem ser adotadas no escritório.
E no seu escritório jurídico, quais são as técnicas adotadas para aprimorar a produtividade no trabalho? Compartilhe conosco nos comentários.
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