Propositor de documentos: suas peças produzidas automaticamente
O propositor de documentos é uma das funcionalidades do SAJ ADV , que apresenta modelos de documentos pré prontos, onde você apenas insere as informações específicas daquele documento. Essa funcionalidade permite que seu trabalho tenha mais celeridade e, consequentemente, você tenha mais tempo
- Funcionalidades SAJ ADV
- Aline de Souza Pereira
- 02 de julho de 2020
- Atualizado em: 09 de fevereiro de 2022
- Tempo de Leitura: 10 minuto(s)
Como o SAJ ADV pode tornar mais prática sua produção na advocacia?
Você está com problemas de produtividade no escritório de advocacia onde é sócio e ainda não sabe como resolver o problema? Já pensou que um sistema como o SAJ ADV pode contribuir para solucioná-lo? Hoje vou te contar então um pouco mais sobre como um software jurídico pode contribuir para aumentar a produtividade do seu escritório, tornando a gestão na advocacia mais fácil com a versão mobile do sistema, e a produção de peças processuais mais prática com o propositor de documentos.
Como aumentar a produtividade do escritório de advocacia?
Recentemente, li um texto sobre marketing que fazia uma comparação entre a produtividade dos profissionais brasileiros e os profissionais de outros países. No texto, o autor, que é brasileiro, afirmava que, comparando com alguns países como os Estados Unidos, nós somos menos produtivos. É claro que o autor baseava-se em dados e a afirmativa tinha uma argumentação plausível. No entanto, fiquei me perguntando se o fato de sermos menos produtivos não teria relação com a falta de investimentos das empresas em ferramentas que contribuam com a otimização do trabalho e a organização.
Pensando na realidade dos escritórios de advocacia, será que as atividades não tem sido trabalhosas demais e pouco otimizadas?
Esse é um questionamento que todo gestor de escritório de advocacia deve fazer quando olha para os resultados dos colaboradores do escritório. Não só esse, mas diversos outros fatores podem estar causando a falta de produtividade, por exemplo, a falta de incentivos financeiros e reconhecimentos, a falta de clareza de onde a empresa quer chegar e de seus valores, a falta de organização e até a falta de conhecimento.
Temos vários artigos aqui no blog do SAJ ADV sobre alguns desses temas. Veja alguns deles:
- 5 maneiras de aumentar a produtividade no escritório de advocacia
- Como aumentar a sua produtividade no Home Office
- Produtividade na advocacia: dicas para home office e escritório
Vamos focar aqui, então, na questão do sistema.
Quando este é identificado, o gestor pode trabalhar o controle financeiro e se preparar para iniciar os investimentos em sistemas que automatizem as atividades do escritório de advocacia. Vamos focar aqui, então, no software jurídico, mais especificamente do SAJ ADV.
Como o SAJ ADV pode contribuir para aumentar a produtividade do escritório de advocacia?
Em primeiro lugar, é importante entender quais as funcionalidades existentes no SAJ ADV e como elas contribuem com a gestão das atividades e das áreas do escritório.
Bom, quando você loga no sistema, tem a visão do painel de controle, como na imagem abaixo:
Como você pôde observar, uma configuração que pode ser inclusa no sistema é a visualização pessoal e do escritório. Esse tipo de visualização permite ao gestor ter o controle de todas as atividades que estão ocorrendo na empresa.
Dessa forma, é possível fazer um controle de produtividade e analisar se alguns colaboradores tem mais funções e responsabilidades que outros. Assim, o gestor pode fazer uma redistribuição de atividades, aumentando a produtividade do escritório.
Além disso, com as funcionalidades de atendimento a clientes do SAJ ADV, como o compartilhamento de informações via e-mail e WhatsApp e a área do cliente, que permite que o cliente se auto atenda, facilitam a comunicação com o cliente, assim, as reuniões com ele são mais diretas e o advogado ou advogada passa menos tempo em função de pequenos atendimentos.
Isso tudo, sem contar o controle de processos e controle financeiro, que ao fazer diretamente no sistema você diminui o uso das planilhas jurídicas e acaba tornando esse acompanhamento e as atividades relacionadas a essas atividades, mais ágeis e fáceis.
Por fim, não podemos esquecer das duas funcionalidades que temos novidades por aqui, que são o mobile e o propositor de documentos. Continue a leitura para descobrir como essas funcionalidades tornam seu dia a dia mais produtivo, e mais, todas as novidades dessas features.
Como o propositor de documentos do SAJ ADV contribui para a produção de peças processuais?
Como falamos anteriormente, muitos escritórios procuram maneiras de otimizar seu tempo. Para isso, é necessário analisar quais as atividades do escritório podem ser automatizadas e melhor organizadas.
Quanto a organização, existem diversas maneiras de fazê-la, seja agrupando informações de processos em arquivos, planilhas, ou softwares jurídicos, como SAJ ADV.
Além disso, quanto a automatização, você também tem opções para fazer com que alguns processos sejam mais céleres. Uma das atividades do escritório que podem ser automatizadas é a produção de peças processuais.
Você pode fazer isso da seguinte maneira: separar um tempo das suas atividades para produzir “esqueletos”. Isto é, você pode criar modelos para as peças de acordo com o tipo de cada uma delas.
Por exemplo, você pode criar um modelo de contrato de antecipação de valores. Assim, quando você precisar elaborar um documento desse, você já possui um modelo para ter como base. Com esse modelo, basta você adequar as informações daquele determinado contrato e cliente.
Outra maneira, para escritórios que estão pensando em investir em algo que automatize, não só essa atividade, mas outras do escritório, é o software jurídico, como falamos acima. Alguns softwares possuem a funcionalidade do propositor de documentos.
Essa funcionalidade faz com que você não precise gastar o seu tempo com a elaboração dos esqueletos, pois nela já existem esses modelos de peças jurídicas, então basta escolhê-los.
Com isso, você ganha mais tempo para fazer a gestão do seu escritório de advocacia.
O propositor de documentos do SAJ ADV
Para elaborar um documento jurídico você precisa de tempo e atenção, para que erros não sejam cometidos. Além dessa questão, as peças processuais que cada cliente necessita são diferentes. Sem contar que em alguns casos, um mesmo cliente pode precisar de mais de um documento. Para facilitar a elaboração desses documentos, o software jurídico SAJ ADV, possui a funcionalidade do propositor de documentos.
Ademais, a rotina para os profissionais de advocacia, muitas vezes exige que o profissional fique mais tempo no escritório, para dar conta de todas as funções. Para os gestores dos escritórios, a demanda se torna maior ainda.
Ou seja, a demanda de trabalho torna a rotina dos advogados e advogadas mais corrida e cansativa. Automatizar o escritório com softwares jurídicos, que possuam funcionalidades, como o propositor de documentos, se torna então, uma excelente opção para melhorar, não só a gestão do escritório, como a qualidade de vida dos colaboradores.
Produção de peças jurídicas
Com o SAJ ADV, seu escritório consegue utilizar a funcionalidade do propositor de documentos. Mas o que exatamente é essa funcionalidade?
Bom, dentro da funcionalidade, os advogadas e as advogadas do seu escritório conseguem acessar diversos modelos de documentos jurídicos pré prontos. Ou seja, algumas das peças processuais já contarão com as informações comuns àquele documento, assim, você só inclui as informações específicas daquele processo ou cliente.
Além disso, o propositor de documentos do SAJ ADV permite a personalização das peças. Isto é, você consegue colocar o cabeçalho do seu escritório e outras configurações padrão do seu escritório, como o tipo de fonte, tamanho das fontes, etc.
Um outro ponto positivo dessa funcionalidade para quem utiliza o Office 365 é a integração com esse sistema. Assim, é possível editar os documentos pelo Office 365. Também, você tem a opção de baixar o documento em .docx ou .pdf, como você preferir.
Atualmente o propositor de documentos do SAJ ADV conta com mais de 80 modelos de peças e armazenamento na nuvem. O que garante a segurança das informações dos seus processos e a otimização, já que mais de um advogado pode utilizar a funcionalidade simultaneamente.
Como elaborar uma peça processual no sistema?
A funcionalidade funciona das seguintes maneiras:
Você pode ir diretamente na aba de “Documentos”, no painel de controle e entrar no propositor. Lá você encontrar o botão “novo modelo” e assim pode criar um modelo seu do zero. Nesse momento, você pode criar o modelo com blocos, basta criar nas opções “bloco” e em seguida “criar bloco”, como na imagem:
Você também pode optar por criar a partir da opção “modelos de documentos”. Lá você encontra os modelos já prontos. Dessa forma, é só escolher o desejado e criar o modelo a partir daí.
Outra maneira é fazer a partir de uma tarefa. Quando o sistema captura uma intimação, a Inteligência Artificial sugere uma tarefa a ser realizada pelo advogada ou pela advogada responsável. Essas podem estar vinculadas a um tipo de modelo. Então, ao criar uma tarefa, o sistema irá sugerir um modelo de documento para esta e ao aceitar, você pode criar sua peça.
Contrato de honorários no propositor de documentos
Além de entregar esqueletos de documentos pré- prontos, o propositor de documentos permite a elaboração de contratos de honorários advocatícios.
Assim você consegue controlar melhor seus honorários, de maneira rápida e eficaz. É o que diz nossa cliente, Talita Santos:
“O propositor de documentos é mais uma ferramenta sensacional. Eu já tenho um modelo de contrato honorários, só coloco lá, e ele já preenche tudo.
Evitando erros com o propositor de documentos
É importante destacar também, que o propositor de documentos, por ser uma ferramenta automatizada dentro do software, evita que os seus modelos de documentos tenham erros ortográficos ou de outra espécie.
Por conta disso, é claro que você confere se está tudo correto, mas com o software jurídico, você pode agilizar essa correção, visto que provavelmente a quantia de erros ortográficos será menor. Isso é comprovado por Danielle Hanum, cliente do SAJ ADV :
“Dentro das petições, o sistema puxa, automaticamente, alguns dados do processo, como nome das partes, órgão, comarca, data, entre outros, o que evita falhas humanas e facilita a produção, de modo a gerar mais tempo para outros detalhes da ação.
Por mais que a gente trabalhe em cima de cada detalhe do cliente, há coisas para que a gente pode construir um esqueleto e trabalhar esse esqueleto, trabalhar as minúcias desse esqueleto. Então, com o editor de documentos, nós já deixamos algumas coisas padronizadas para que possam ser adaptadas. A gente ganha muito tempo […]. Desde nome das partes, de comarca, órgão […], você deixa estabelecido que o sistema busque isso […] e você não precisa digitar, porque às vezes você erra um número, e isto facilita muito. “
Para saber mais sobre o que Danielle fala sobre o SAJ ADV, acesse o artigo Software jurídico completo para escritórios.
Como utilizar o propositor de documentos
Para utilizar o propositor de documentos, basta acessar a aba de documentos no seu sistema e selecionar a opção. Ao abrir a página do propositor, você encontra diversos modelos de documentos e é só escolher o que desejar.
É importante lembrar que, apesar do propositor de documentos ter modelos pré prontos, você tem a liberdade de editar os documentos para alguns padrões do seu escritório, como inserir cabeçalho e escolher a fonte padrão que você utiliza. Também é possível destacar partes do textos utilizando as configurações básicas como negrito, itálico, sublinhado, etc…
Além da possibilidade de inserir variáveis de processo, inserir anexos ao documento que você estiver editando e importar documentos que você já tenha produzido. Por fim, você pode ainda vincular tarefas aos documentos, o que facilita o processo de ponta a ponta.
Benefícios do propositor de documentos
Em resumo, o propositor de documentos pode trazer inúmeros benefícios para o seu escritório. Se você já utiliza um software que possua essa funcionalidade, você já está um passo a frente de seu mercado.
Isso porque, com um software jurídico você consegue organizar e otimizar o tempo do seu escritório. Nele você consegue encontrar todas as informações agrupadas de maneira fácil, ou seja, você não perde tanto tempo procurando por uma informação do seu escritório, pois provavelmente a informação estará dentro do software.
No caso do propositor de documentos, você consegue atender as demandas dos seu clientes mais rapidamente, o que torna seu cliente ainda mais fiel. Caso o seu escritório tenha poucos funcionários, divida as funções iniciais com eles, para que assim todos se familiarizem com o software.
Por fim, com um software que possui um propositor de documentos, vimos que o tempo elaborando modelos de peças jurídicas é reduzido drasticamente. Assim, você consegue se dedicar aos atendimentos a clientes e outras atividades pessoais, que antes da automatização do seu escritório, você não tinha tempo de fazer.
Isso significa que, a carga de trabalho será reduzida, e você terá, sem dúvidas, mais qualidade de vida. Assim, investir em um software que tenha funcionalidades que automatizam as tarefas do escritório podem ser a opção ideal para quem deseja ter mais celeridade em suas atividades diárias.
Armazenamento na nuvem e home office
A quantidade de documentos e arquivos de um escritório de advocacia é grande, e por muito tempo, foi necessário utilizar salas para armazenar esses documentos. Com o avanço da tecnologia, agora é possível armazenar esses documentos em nuvem. Para contribuir nesse sentido, softwares jurídicos como o SAJ ADV também permitem que os escritórios armazenem seus documentos dessa maneira.
Mas qual a vantagem de armazenar um documento na nuvem? É seguro manter esse tipo de armazenamento? E qual a vantagem de utilizar um software jurídico para isso? Para esclarecer essas e outras questões sobre o assunto elaboramos este artigo. Então, continue a leitura para entender como e, porque utilizar o armazenamento em nuvem.
O que é o armazenamento em nuvem?
Basicamente o armazenamento em nuvem é uma maneira de salvar documentos na internet ou outra rede, por meio de um armazenamento externo de um terceiro. Existem diversos sistemas de armazenamento em nuvem, como o da Microsoft, da Google e o sistema da Amazon, no qual está hospedado o SAJ ADV
Com o armazenamento em nuvem os envolvidos no atendimento consultivo ou contencioso podem acessar e editar um arquivo simultaneamente. Geralmente os documentos são armazenados pelo Google Drive, Dropbox e OneDrive, principais serviços de armazenamento na nuvem do mercado.
Benefícios de armazenar documentos em nuvem
Mas, por que o seu escritório deveria adotar o armazenamento em nuvem? Primeiramente porque, com os documentos armazenados na nuvem, você não precisa de uma sala para guardar os documentos físicos, ou seja, com o armazenamento em nuvem você economiza espaço.
Ainda nesse sentido, se você aluga um espaço para armazenar seus documentos, com um sistema em nuvem você economiza. Afinal, você pode redirecionar o dinheiro gasto com o aluguel para algo que te traga mais retorno.
Além disso, existem softwares jurídicos, como o SAJ ADV que possuem o armazenamento em nuvem, assim, apesar do valor investido, você consegue armazenar os documentos e ainda gerir todo o seu escritório.
No entanto, se o seu escritório não é alugado, você pode alocar a sala de arquivos para outra atividade, de repente um ambiente de lazer para os colaboradores, ou até um espaço para novos colaboradores.
Outra vantagem, além da segurança, o advogado tem a facilidade de poder acessar documentos importantes no tribunal, em uma audiência, por exemplo, basta ter acesso à internet. Isso porque, com um software jurídico, além de toda automatização já falada, você consegue fazer a gestão do escritório de qualquer lugar. Logo, você consegue fazer um revezamento de home office, ou em casos como o da pandemia da Covid-19, todos os colaboradores podem trabalhar de suas casas.
Com esse tipo de armazenamento você não perde nenhuma informação necessária.
No caso do propositor de documentos, inclusive, mais de um advogado pode mexer no mesmo documento, sem alterá-lo. Isso facilita, não só a gestão, mas como todo o trabalho do escritório de qualquer ambiente. O que é positivo, não só para o escritório, como também para os funcionários.
Segurança do armazenamento em nuvem
Muitos advogados se sentem inseguros em confiar os documentos em um sistema na nuvem. Isso porque, existe a ideia de que na internet é fácil o acesso as mais diversas informações. No entanto, existem maneiras de garantir a segurança das informações.
Inclusive, recentemente o presidente Jair Bolsonaro sancionou a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), no Brasil. Com essa lei, as empresas precisam ser mais transparentes quanto a obtenção de dados e garantir a segurança deles. Isto é, os dados inseridos nos sistemas devem estar sempre protegidos. No SAJ ADV, por exemplo, já estamos nos adequando a essa lei, para não prejudicar nenhum de nossos clientes e visitantes.
Ademais, a segurança do armazenamento de dados em nuvem também se dá quando falamos do número de pessoas com autorização para acessar certos dados, e principalmente, a quantidade de pessoas que podem editar tais dados.
Por exemplo, as planilhas são excelentes para fazer a gestão do escritório de advocacia. No entanto, o risco de alguém alterar uma informação e esta não ficar salva em lugar nenhum é muito grande. Já com o armazenamento em nuvem isto não acontece, afina, é nesse sistema é fácil recuperar os dados.
Vantagens de utilizar o SAJ ADV no seu escritório
Como sabemos, se o trabalho é feito com mais agilidade, os advogados tem mais tempo para se dedicar a novos atendimentos, aumentando assim a lucratividade do escritório.
Não podemos esquecer também da qualidade de vida, com menos tempo no trabalho, o colaborador tem mais tempo para sua vida pessoal.
Com os documentos acessíveis e organizados o escritório de advocacia ganha em agilidade e aumenta sua produtividade. Além disso, reduz custos com equipamentos de armazenamento, como estantes e arquivos de ferro e espaço físico, sem contar que ainda colabora para a sustentabilidade ambiental com a redução de consumo de papel.