Propositor de documentos: suas peças produzidas automaticamente
O propositor de documentos é uma das funcionalidades do SAJ ADV , que apresenta modelos de documentos pré prontos, onde você apenas insere as informações específicas daquele documento. Essa funcionalidade permite que seu trabalho tenha mais celeridade e, consequentemente, você tenha mais tempo
- Funcionalidades SAJ ADV
- Aline de Souza Pereira
- 02 de julho de 2020
- ATUALIZADO EM: 02 de julho de 2020
- TEMPO DE LEITURA: 5 minuto(s)
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Para elaborar um documento jurídico você precisa de tempo e atenção, para que erros não sejam cometidos. Além dessa questão, as peças processuais que cada cliente necessita é diferente. Sem contar que em alguns casos, um mesmo cliente pode precisar de mais de um documento. Para facilitar a elaboração desses documentos, o SAJ ADV – software jurídico, possui a funcionalidade do propositor de documentos.
Ademais, a rotina para os profissionais de advocacia, muitas vezes exige que o profissional fique mais tempo no escritório, para que dê conta de todas as funções. E para os gestores dos escritório, a demanda se torna maior ainda.
Ou seja, a demanda de trabalho torna a rotina dos advogados e advogadas mais corrida e cansativa. Automatizar o escritório com softwares jurídicos, que possuam funcionalidades, como o propositor de documentos, se torna então, uma excelente opção para melhorar, não só a gestão do escritório, como a qualidade de vida dos colaboradores.
Produção de peças jurídicas
Como falamos anteriormente, muitos escritórios procuram maneiras de otimizar seu tempo. Para isso, é necessário analisar quais as atividades do escritório podem ser automatizadas e melhor organizadas.
Quanto a organização, existem diversas maneiras de fazê-la, seja agrupando informações de processos em arquivos, planilhas, ou softwares jurídicos, como SAJ ADV.
Além disso, quanto a automatização, você também tem opções para fazer com que alguns processos sejam mais céleres. Uma das atividades do escritório que podem ser automatizadas é a produção de peças processuais.
Você pode fazer isso da seguinte maneira: separar um tempo das suas atividades para produzir “esqueletos”. Isto é, você pode criar modelos para as peças de acordo com o tipo de cada uma delas.
Por exemplo, você pode criar um modelo de contrato de antecipação de valores. Assim, quando você precisar elaborar um documento desse, você já possui um modelo para ter como base. Com esse modelo, basta você adequar as informações daquele determinado contrato e cliente.
Uma outra maneira, para escritórios que estão pensando em investir em algo que automatize, não só essa atividade, mas outras do escritório, é o software jurídico, como falamos acima. Alguns softwares possuem a funcionalidade do propositor de documentos.
Essa funcionalidade faz com que você não precise gastar o seu tempo com a elaboração do esqueletos, pois nela já existem esse modelos de peças jurídicas, então basta escolhê-los.
Com isso, você ganha mais tempo para fazer a gestão do seu escritório de advocacia.
Armazenamento na nuvem e home office
Com um software jurídico, além de toda automatização já falada,você consegue fazer a gestão do escritório de qualquer lugar. Logo, você consegue fazer um revezamento de home office, ou em casos como o da pandemia da Covid-19, todos os colaboradores podem trabalhar de suas casas.
Isso porque, com esse tipo de armazenamento você não perde nenhuma informação necessária.
No caso do propositor de documentos, inclusive, mais de um advogado pode mexer no mesmo documento, sem alterá-lo. Isso facilita, não só a gestão, mas como todo o trabalho do escritório de qualquer ambiente. O que é positivo, não só para o escritório, como também para os funcionários.
O propositor de documentos do SAJ ADV
Com o SAJ ADV, seu escritório consegue utilizar a funcionalidade do propositor de documentos. Mas o que exatamente é essa funcionalidade?
Bom, dentro da funcionalidade, os advogadas e as advogadas do seu escritório conseguem acessar diversos modelos de documentos jurídicos pré prontos. Ou seja, algumas das peças processuais já contarão com as informações comuns àquele documento, assim, você só inclui as informações específicas daquele processo ou cliente.
Além disso, o propositor de documentos do SAJ ADV permite a personalização das peças. Isto é, você consegue colocar o cabeçalho do seu escritório e outras configurações padrão do seu escritório, como o tipo de fonte, tamanho das fontes, etc.
Um outro ponto positivo dessa funcionalidade para quem utiliza o Office 365 é a integração com esse sistema. Assim, é possível editar os documentos pelo Office 365. Também, você tem a opção de baixar o documento em .docx ou .pdf, como você preferir.
Atualmente o propositor de documentos do SAJ ADV conta com 73 modelos de peças e armazenamento na nuvem. O que garante a segurança das informações dos seus processos e a otimização, já que mais de um advogado pode utilizar a funcionalidade simultaneamente.
Contrato de honorários no propositor de documentos
Além de entregar esqueletos de documentos pré- prontos, o propositor de documentos permite a elaboração de contratos de honorários advocatícios.
Assim você consegue controlar melhor seus honorários, de maneira rápida e eficaz. É o que diz nossa cliente, Talita Santos:
“O propositor de documentos é mais uma ferramenta sensacional. Eu já tenho um modelo de contrato honorários, só coloco lá, e ele já preenche tudo.
Evitando erros com o propositor de documentos
É importante destacar também, que o propositor de documentos, por ser uma ferramenta automatizada dentro do software, evita que os seus modelos de documentos tenham erros ortográficos ou de outra espécie.
Por conta disso, é claro que você confere se está tudo correto, mas com o software jurídico, você pode agilizar essa correção, visto que provavelmente a quantia de erros ortográficos será menor. Isso é comprovado por Danielle Hanum, cliente do SAJ ADV :
“Dentro das petições, o sistema puxa, automaticamente, alguns dados do processo, como nome das partes, órgão, comarca, data, entre outros, o que evita falhas humanas e facilita a produção, de modo a gerar mais tempo para outros detalhes da ação.
Por mais que a gente trabalhe em cima de cada detalhe do cliente, há coisas para que a gente pode construir um esqueleto e trabalhar esse esqueleto, trabalhar as minúcias desse esqueleto. Então, com o editor de documentos, nós já deixamos algumas coisas padronizadas para que possam ser adaptadas. A gente ganha muito tempo […]. Desde nome das partes, de comarca, órgão […], você deixa estabelecido que o sistema busque isso […] e você não precisa digitar, porque às vezes você erra um número, e isto facilita muito. “
Para saber mais sobre o que Danielle fala sobre o SAJ ADV, acesse o artigo Software jurídico completo para escritórios.
Como utilizar o propositor de documentos
Para utilizar o propositor de documentos, basta acessar a aba de documentos no seu sistema e selecionar a opção. Ao abrir a página do propositor, você encontra diversos modelos de documentos e é só escolher o que desejar.
É importante lembrar que, apesar do propositor de documentos ter modelos pré prontos, você tem a liberdade de editar os documentos para alguns padrões do seu escritório, como inserir cabeçalho e escolher a fonte padrão que você utiliza. Também é possível destacar partes do textos utilizando as configurações básicas como negrito, itálico, sublinhado, etc…
Além da possibilidade de inserir variáveis de processo, inserir anexos ao documento que você estiver editando e importar documentos que você já tenha produzido. Por fim, você pode ainda vincular tarefas aos documentos, o que facilita o processo de ponta a ponta.
Benefícios do propositor de documentos
Em resumo, o propositor de documentos pode trazer inúmeros benefícios para o seu escritório. Se você já utiliza um software que possua essa funcionalidade, você já está um passo a frente de seu mercado.
Isso porque, com um software jurídico você consegue organizar e otimizar o tempo do seu escritório. Nele você consegue encontrar todas as informações agrupadas de maneira fácil, ou seja, você não perde tanto tempo procurando por uma informação do seu escritório, pois provavelmente a informação estará dentro do software.
No caso do propositor de documentos, você consegue atender as demandas dos seu clientes mais rapidamente, o que torna seu cliente ainda mais fiel. Caso o seu escritório tenha poucos funcionários, divida as funções iniciais com eles, para que assim todos se familiarizem com o software.
Por fim, com um software que possui um propositor de documentos, vimos que o tempo elaborando modelos de peças jurídicas é reduzido drasticamente. Assim, você consegue se dedicar aos atendimentos a clientes e outras atividades pessoais, que antes da automatização do seu escritório, você não tinha tempo de fazer.
Isso significa que, a carga de trabalho será reduzida, e você terá, sem dúvidas, mais qualidade de vida. Assim, investir em um software que tenha funcionalidades que automatizam as tarefas do escritório podem ser a opção ideal para quem deseja ter mais celeridade em suas atividades diárias.
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