Como provisionar valor de ações usando um software jurídico
Provisionar ações é identificar previamente o valor de uma ação da advocacia, incluindo o resultado do processo e as horas do advogado.
- Funcionalidades SAJ ADV
- Equipe SAJ ADV
- 10 de maio de 2017
- Atualizado em: 13 de abril de 2021
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Por que provisionar ações ?
Com o mercado jurídico cada vez mais competitivo, é fundamental ter um bom controle das ações acompanhadas pelo escritório de advocacia. Uma prática recomendada para todas as bancas, então, é prestar contas frequentemente aos clientes sobre o andamento dos processos. Isso é possível por meio de planilhas e relatórios manuais ou pela Área do Cliente, no caso dos usuários do SAJ ADV. Esse estreitamento de contato permite que o cliente também se organize caso os valores previstos no processo precisem sair do seu caixa. Por isso, provisionar valor de ações é um diferencial das bancas que adotam essa prática.
Desse modo, além de oportunizar uma melhor gestão aos clientes, provisionar valor de ações pode ser a base para muitos advogados que calculam seus honorários a partir de uma porcentagem do valor do processo.
Como provisionar valor de ações no SAJ ADV?
O SAJ ADV tem campos específicos que ajudam os profissionais a indicarem as possibilidades de perda e de ganho dos processos. A partir dessas informações, portanto, o cliente pode se organizar para reservar ou não o valor da ação em seu caixa. Por isso, é comum que ele solicite ao advogado relatórios frequentes sobre os valores atualizados e o andamento do processo.
Todas as informações que o advogado precisa para provisionar valor de ações ficarão disponíveis no módulo de Processos do SAJ ADV. Junto dos dados básicos do processo, onde se aponta o valor da ação, os usuários do sistema podem indicar a Probabilidade, o Provisionamento e o Risco de cada ação judicial.
Como informar a probabilidade de êxito ao cliente?
O SAJ ADV disponibiliza um campo para que você indique a probabilidade de ganhar ou perder a causa do processo. Para isso, você precisa apenas entrar na aba de processo no painel de controle e novamente clicar em processos. Ao acessar essa aba, o sistema apresentará a você a lista dos seus processos.
Então você deverá clicar no processo que deseja e em seguida clicar em “mais informações de processo”. Na parte superior direita, você verá várias opções de visualização e configuração, como na imagem:
Nelas você deverá clicar na opção de financeiro. Em seguida, o sistema irá apresentar uma nova tela, onde você deverá clicar em “informações do processo” e depois em “envolvidos”. Na sequência você irá clicar em “dados básicos” e irá descer com a barra de rolagem até o módulo de dados do processo, onde se encontra a opção de informar o provisionamento.
Ao fazer isso, se for do seu interesse deixar o cliente com acesso a essa informações, você poderá fazê-lo. Assim, seu cliente já consegue visualizar o provisionamento na área do cliente do SAJ ADV.
Quais opções de informação de valores o SAJ ADV permite?
Há três opções para selecionar no sistema: Contingência passiva, Passivo e Provisão. A Contingência passiva é um valor que você ainda não pode prever, ou seja, ele será definido por eventos que vão acontecer no futuro e que você não terá controle. Por isso, é recomendado que os valores nos processos com este tipo de provisionamento sejam revistos com frequência, por exemplo, nos processos trabalhistas e cíveis.
Em segundo lugar, você escolhe a opção Passivo em casos de fornecedores, salários, tributos. Ou seja, quando se trata de valores já comprometidos, a quitação é obrigatória. Se utiliza a terceira opção, a Provisão, para calcular o valor do processo, isto é, férias e 13º salário. Neste caso, o valor é incerto porque vai ser preciso incluir na conta os reajustes referentes ao tempo que passou.
Risco
Logo após indicar o tipo de Provisionamento, você deve apontar o Risco do seu processo:
- Possível – possibilidade de perda entre 25% e 50%;
- Provável – possibilidade de perda superior a 50%;
- Remoto – possibilidade de perda inferior a 25%;
Preencher os campos referentes ao provisionamento no SAJ ADV vai permitir que você tenha uma organização ainda maior do seu escritório e, por consequência, ofereça um serviço de ainda mais qualidade ao seu cliente.
Dessa maneira, ele poderá fazer uma gestão financeira muito mais assertiva e aumentará a confiança na equipe jurídica. Assim, é possível agilizar a busca das informações no sistema. Ademais, permite uma assertividade maior na provisão de valores e uma redução do impacto no resultado dos processos pela constante análise dos valores apontados.
Em resumo, provisionar valor de ações é uma das boas práticas que permitem que sua banca seja mais competitiva no mercado jurídico. Além disso, padronizar os contratos do escritório também é uma dica que permite uma melhor gestão da banca.
Como fazer a contagem de horas no SAJ ADV?
Uma das atualizações mais recentes do sistema foi o timesheet. Com a inclusão dessa funcionalidade, ficou muito mais fácil para que, advogados e advogadas, fizessem um provisionamento das ações mais assertivo.
Isso porque, além do resultado do processo, as horas do advogado também precisam estar na conta das ações a serem pagas pelo cliente.
Mas o que é o timesheet? Basicamente é um cronometro que existe no sistema que permite ao advogado contabilizar as horas trabalhadas em determinado processo.
Como controlar as finanças do seu escritório com software jurídico
Se ao provisionar você for bem assertivo, fazer o controle de receitas e despesas do seu escritório também ficará mais fácil. Isso porque, com o provisionamento é possível saber quanto entrará no escritório em determinado período de tempo.
Além disso, você consegue dentro SAJ ADV retirar relatórios que irão te indicar quais as mudanças que devem ser feitas, se um investimento está muito alto, se é realmente necessário, etc. Deve-se fazer essa gestão, é claro, no módulo financeiro do sistema. Logo, com uma boa gestão é mais fácil manter a saúde financeira do escritório.
Para fazer esses relatórios existem duas opções: fazer uma planilha no Excel ou simplesmente baixá-la diretamente no software.
Mas como saber se o software está sendo rentável?
Para isso basta realizar o cálculo de ROI. Ao contratar o sistema, é claro, o cálculo ainda não será muito preciso, no entanto, conforme você for usando, você perceberá que o sistema faz muito sentido.
Esse cálculo se realiza com base na fórmula:
Retorno = retorno do investimento – custo do investimento/ custo do investimento
Boas práticas para manter as boas maneiras na gestão financeira do escritório de advocacia
O primeiro passo é discriminar minuciosamente as receitas e as despesas nos lançamentos financeiros do escritório em um software jurídico. Dessa forma, o gestor poderá visualizar a contabilidade diária, semanal ou mensal do escritório, e poderá provisionar ações de maneira mais assertiva.
A importância dos indicadores financeiros
Na construção desses indicadores devem ser levados em consideração alguns fatores. Por exemplo, os custos fixos mensais da banca, as custas processuais, entre outros.
Além disso, é importante estar ciente não só dos custos, mas também das entradas que acontecem mensalmente. Assim, o pagamento de honorários também é mais justo.
Ademais, tendo bons indicadores, pode-se fazer uma análise mais concreta da situação em que o escritório se encontra.
Tire o melhor dos relatórios gerados por softwares jurídicos
Com apoio de ferramentas confiáveis, é possível analisar quanto tempo do profissional é empregado em cada atividade e os valores fixos mensais para a manutenção do escritório.
Com os relatórios do sistema você consegue ter insights até para a cobrança que os advogados farão do clientes. Assim, ocorrem menos erros e os advogados conseguem ter mais ânimo para seus salários. É por isso que provisionar é uma tarefa essencial da advocacia.
Como melhorar processos, atender melhor e aumentar a lucratividade da banca?
Caia na rotina!
Achou a frase estranha? Acredite – uma rotina organizada de trabalho pode melhorar muito seus resultados no escritório de advocacia. Com um software jurídico você consegue analisar as atividades de todos os colaboradores e distribuir melhor as funções.
Uma outra vantagem é que cada advogado consegue controlar sua agenda e seus horários, assim, ele consegue se organizar melhor. Sem contar que, com a automatização do software, o advogado gasta menos tempo em trabalhos mecânicos, aumentando assim a chance de vitória em processos, afinal, seus esforços tiveram foco nisso. Assim, provisionar também fica mais fácil em casos opostos.
Além disso, com maior visualização das atividades, o advogado consegue priorizar melhor as atividades, de novo, otimizando o tempo.
Comunicação é fundamental
A comunicação entre os colaboradores (e setores) também é indispensável para evitar sobrecargas e garantir maior produtividade do trabalho do advogado. Leia também:
- Como melhorar a comunicação na advocacia e o marketing jurídico
- Como usar e-mail marketing na comunicação do escritório de advocacia
- Comunicação não violenta: como fazer uso na advocacia
Tecnologias que facilitam
Com o suporte das tecnologias adequadas, a gestão fica mais fácil. O profissional tem visibilidade de todas as suas tarefas, compromissos e prazos.
No SAJ ADV, além da área do cliente, já comentada anteriormente, uma outra vantagem é que o advogado consegue compartilhar as informações de processos com seus clientes. Essa é uma outra maneira que torna o ato de provisionar ações mais fácil.
Com essas tecnologias, o advogado consegue explicar melhor ao cliente as nuances do processo e como ele se dará. Justificando assim valores a serem pagos.