Como ter uma rotina na advocacia com um software jurídico?
A rotina na advocacia é bastante exaustiva e exige muita organização para evitar sobrecarga de trabalho. Por isso, é essencial criar uma rotina com hacks para gerenciamento de tempo e sistemas de automação das atividades
- Gestão na Advocacia
- Aline de Souza Pereira
- 04 de junho de 2021
- Atualizado em: 26 de julho de 2021
- Tempo de Leitura: 7 minuto(s)
Como é a rotina jurídica?
A internet está cheia de conteúdos sobre produtividade e rotina. Não sei você, mas esse é um conteúdo que eu adoro consumir. Sempre estou em busca de maneiras de otimizar e entender como melhorar a organização das tarefas no meu dia a dia. Apesar de a minha rotina diferir da rotina na advocacia, acredito que todas as áreas podem ter maneiras similares para otimizar a execução das atividades e aumentar a produtividade.
Além disso, conto com a ajuda de profissionais do Direito para a escrita deste artigo e assim, me permito escrever sobre rotina na advocacia.
Sabemos que a rotina dos advogados e advogadas é sempre corrida e extremamente cansativa. Isso porque, diferente do que muita gente acredita, esses profissionais começam a trabalhar bem cedo e finalizam suas atividades bastante tarde.
Isso considerando o período no escritório. É fato que, muitas vezes os advogados e advogadas trabalham mesmo após deixarem o escritório, até mesmo aos fins de semana. Não é incomum os clientes acreditarem que, por possuírem o contato do advogado em seus celulares, podem acioná-lo a qualquer momento. Dessa forma, acaba que suas jornadas são muito maiores e cansativas do que deveriam.
Em resumo, o dia a dia de um escritório de advocacia e dos advogados e advogadas é muito corrido, e principalmente, muito cheio de atividades. Além disso, sem uma rotina organizada, acaba-se não só procrastinando mais, mas também, não priorizando atividades importantes.
Isso resulta em falta de tempo para os programas em família, para os amigos, e até para o momento de relaxar. É por essa razão que se faz essencial uma rotina organizada e facilitada.
Vamos falar então sobre como melhorar a rotina e aumentar a produtividade no escritório de advocacia por meio delas.
Como melhorar a rotina na advocacia e aumentar a produtividade?
Como falei então, existem diversos conteúdos sobre maneiras de aumentar a produtividade e organizar a rotina no nosso dia a dia. Vamos falar de alguns que podem contribuir na sua rotina na advocacia.
Antes, quero destacar um ponto importante. Existem, nesses conteúdos, diversas “fórmulas” para melhorar a rotina. O que, na minha opinião, se esquece, são as particularidades de cada um. Assim, eu indico que você seja flexível com a rotina que deseja ter, isto é, mantenha uma rotina, mas faça do jeito que for melhor para você.
O milagre da manhã – clube 5 Am
No ano passado li um dos livros mais comentados em ambientes de “coaching” e empreendedorismo: O milagre da manhã, de Hal Erold. Os ensinamentos desse livro podem fazer parte da sua rotina na advocacia e ajudar você a melhorar suas atividades.
Se você já leu, sabe sobre o que estou falando. Mas vamos relembrar, para que quem não leu compreenda corretamente. No livro Hal Erold aborda alguns passos para ter dias mais produtivos. São eles:
- Silêncio: realizar atividades em silêncio, como a meditação, fazer uma oração, respiração, etc.
- Afirmações: Fazer afirmações positivas sobre você. Segundo o autor, você pode lê-las ou até fazê-las olhando para o espelho;
- Visualização: Visualizar o que você pretende alcançar;
- Exercícios: Sair para correr, fazer ioga;
- Leitura: Ler ao menos uma página de um livro de desenvolvimento pessoal;
- Escrita: Escrever um diário com reflexões, ideias, pelo que você é grato ou o que você está sentindo.
O autor recomenda realizar essas atividades assim que você acordar, e que para isso, você precisa acordar 1h antes do seu horário habitual. No entanto, sabemos que a rotina na advocacia muitas vezes exige normalmente que você acorde muito cedo e algumas vezes, durma tarde. Por isso, e por saber que as pessoas possuem rotinas diferentes, o autor diz que a realização desta atividade pode ocorrer em qualquer horário, desde que você cumpra os passos.
Com essas atividades, Hal Erold afirma que você terá maior disposição para realizar as atividades do seu dia a dia, e ainda, estará cuidado de si mesmo. Veja, isso não é nenhuma novidade científica. Já fazem anos que sabemos o quão a meditação, a oração, a reflexão, o exercício físico e a leitura fazem bem para nossa vida. Agora apenas estamos falando mais sobre isso.
Rotina é hábito
Outro livro que aborda a temática de organização, rotina e produtividade é o livro o poder do hábito, de Charles Duhigg. Este é um livro que estou lendo agora e nos mostra uma coisa que também é bastante simples. Para criar a rotina que desejamos, precisamos torná-la um hábito.
O livro traz importantes aspectos sobre como um hábito se forma em nossa mente, e como, por conta dele, podemos melhorar as coisas que nos incomodam e que, mesmo assim, continuamos fazendo.
Em “O poder do hábito”, o autor mostra casos de pessoas que são ex fumantes, por exemplo, e como elas mudaram seus hábitos. Um caso que me chamou atenção foi de uma ex alcoólatra que se tornou uma corredora implacável.
Ele mostra, com dados científicos, como podemos mudar nossos hábitos. Assim, para criar uma rotina na advocacia que seja eficaz e produtiva é necessário, por exemplo, remodelar suas deixas e ganhos.
Método do advogado Rodrigo Padilha
Similar a esses temos o conteúdo do advogado Rodrigo Padilha. Assim como em Milagre da Manhã, Rodrigo defende a criação de hábitos matinais e noturnos, como uma preparação para acordar e também para dormir. Rodrigo aconselha você elaborar metas, da vida e do dia, as datas, as ações a completar, além de anotar os rituais e notas para o dia.
Com esse método, você tem clareza das atividades a realizar e de seus resultados. Desse modo, todas as atividades da sua rotina na advocacia são realizadas mais rapidamente e com mais qualidade.
Existem outras técnicas também que são aconselháveis para manter a produtividade, como o método pomodoro, por exemplo, onde você executa uma atividade por um período e descansa por outro período. Fazendo assim, pequenas pausas durante sua jornada de trabalho, e conseguindo manter-se mais focado(a) nas atividades.
Como organizar sua rotina na advocacia?
Agora que você já viu maneiras de começar o seu dia, ou seja, uma rotina que te ajuda a se manter produtivo e motivado, vamos falar das particularidades da rotina na advocacia. Em primeiro lugar, quero abordar sua rotina pessoal. No próximo tópico falaremos sobre a rotina do seu escritório de advocacia.
Antes de mais nada, é importante que você faça a organização da sua rotina. Para isso, você deve analisar todas as suas atividades diárias, fazer uma média de tempo em cada uma delas e distribui-las durante sua semana. Se possível, deixe espaços na sua agenda, assim, se surgir algum imprevisto, você tem tempo para resolver. Se não surgir, você pode adiantar alguma atividade ou até utilizar o tempo para investir na sua capacitação profissional. Não se esqueça de criar metas na semana, para incluir na sua programação e de destacar as prioridades.
1 – Mantenha seu ambiente limpo e organizado
Sabemos que, um ambiente desorganizado além de atrapalhar sua concentração – especialmente se você é das pessoas que se incomodam com sujeira e desorganização – faz você perder muito tempo em busca de documentos ou dos materiais que irá utilizar.
2 – Fazer uma coisa por vez
Eu sei que isso é difícil, afinal, estamos em um momento geracional onde, o tempo todo recebemos notificações que nos tiram a concentração. Por conta delas, muitas vezes, os advogados e advogadas, antes concentrados em produção de uma peça, por exemplo, deixam a atividade em que estavam focados de lado para atender a solicitação de um superior ou um cliente.
Para evitar isso, separe o tempo que você irá precisar para realizar a atividade e nesse período, desative todas as notificações e aplicativos que podem te distrair de alguma maneira.
3 – Enumere suas tarefas
Defina a importância de cada atividade e as enumere com o que será realizado primeiro. Também coloque o tempo que cada uma delas levará, com horário para início e final. Assim, você consegue manter o foco naquela atividade durante aquele período, e principalmente, finaliza a atividade sem grandes problemas, evitando a necessidade de realizar horas extra.
4 – Evite a procrastinação
Já falei sobre isso no tópico 2, mas essa é uma verdade. Evite, durante a realização de alguma atividade, ficar olhando outros assuntos, aplicativos e sites. Isso só torna o seu trabalho mais demorado, pois, geralmente, não vemos nossas redes apenas por 5 minutos.
5 – Descanse a mente
Separe cerca de 5 a 10 minutos da sua rotina na advocacia para pequenas pausas durante o seu dia. Na hora de almoço, evite utilizá-la para fazer atividades do trabalho. Aproveite para assistir um episódio de uma série ou ler um capítulo de um livro. Aproveite também para tomar um sol. Agora que estamos em Home Office, fica ainda mais difícil esses momentos. Não sei você, mas tem dias que eu me esqueço que nós precisamos tomar sol. É importante e saudável. Além disso, tire uns minutos a tarde para comer algo, trabalhar com fome pode ser um grande ponto de distração no seu dia.
6 – Utilize tecnologia no seu escritório de advocacia
Grandes facilitadores da rotina na advocacia são as tecnologias jurídicas que existem atualmente. Com um software jurídico, por exemplo, você pode fazer o controle de todas as suas atividades, por meio do calendário do sistema. Além disso, com um sistema como esse, você consegue otimizar atividades como a produção de peças processuais e o atendimento a seu cliente. Assim, não é necessário dedicar tantas horas para essas atividades e você consegue investir mais tempo em atividades intelectuais.
Como organizar a rotina de um escritório de advocacia?
Agora que você já conhece as maneiras de facilitar sua rotina na advocacia, vou te mostrar como organizar essa rotina para todos os colaboradores do seu escritório. Vou inserir aqui, então uma sugestão de passo a passo que você, gestor ou gestora pode inserir no escritório de advocacia. Vamos lá!
Ao chegar ao escritório, a primeira coisa que todos devem fazer é verificar quais os compromissos do dia. Em seguida, os processos de seus clientes, os andamentos e as intimações recebidas. Se o escritório possui um software jurídico, essa atividade é ainda mais fácil, pois basta abrir o sistema para fazer essa verificação.
Feito isto, veja seus horários livres e quais atividades precisam ser realizadas e já as inclua no dia, conforme o tempo que você tiver. Por exemplo, você demora 1 hora para produzir uma peça X, e você tem 2h30 entre uma audiência e outra. Bom, da para utilizar esse tempo para produção da peça e ainda sobrará para estudar o caso da audiência.
Separe também os momentos do seu dia em que você irá utilizar para atendimentos a clientes, produção de outras peças processuais e elaboração de teses. Assim, é possível ter, de maneira mais assertiva, quais as atividades do dia, sem nenhuma confusão.
Para isso, você pode usar o próprio sistema para inserir suas atividades, ou ainda, utilizar outras ferramentas, como o Google agenda.
Se você é gestor ou gestora, separe o tempo para as atividades administrativas que são sua responsabilidade e busque focar ao máximo nelas, para que seu escritório continue crescendo.
Por fim, lembre-se de que, com uma rotina organizada e um sistema que otimiza suas atividades, você tem mais tempo para sua vida pessoal, sua família e seus amigos.