Como estabelecer uma rotina na advocacia aumenta a sua produtividade
A rotina na advocacia engloba atividade de atendimento, produção de peças e gestão do escritório. Mas técnicas de gestão de tempo podem ajudar a torná-la mais produtiva.
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- 10 de dezembro de 2020
- Atualizado em: 10 de dezembro de 2020
- Tempo de Leitura: 6 minuto(s)
Dicas para ter uma rotina na advocacia e otimizar a sua gestão de tempo
A rotina na advocacia é, muitas vezes, bastante corrida. Afinal de contas, os profissionais precisam lidar com um grande número de processos ao mesmo tempo, além de realizar outras atividades, como orientação, atendimento e assistência aos clientes.
Com o avanço da tecnologia, algumas tarefas puderam ser automatizadas. E isto gerou uma verdadeira revolução na área do Direito.
Além de reduzir a carga do trabalho burocrático e repetitivo, os advogados podem focar mais em serviços especializados, o que contribui para aumentar a qualidade de seus afazeres.
No entanto, ainda assim a gestão do tempo é bastante complicada. É preciso ter uma boa organização para dar conta de tudo. E, em conjunto a isso, também aproveitar os momentos de descanso e lazer com a família.
Até porque todo profissional precisa disso. Seja para cuidar dos filhos, da casa, levar os animais ao pet shop de cachorro banho e tosa, entre outras atividades, a gestão e organização do tempo é fundamental.
Por isso, o artigo de hoje vai trazer algumas dicas de como estabelecer uma rotina que pode ajudar a otimizar o tempo dos advogados e quais os benefícios para o seu escritório de advocacia. Acompanhe a leitura!
1. Deixe um horário fixo para atividades menos produtivas
Além do atendimento e da assistência aos processos, os advogados precisam realizar algumas tarefas repetitivas e que, em muitos casos, não podem ser automatizadas na rotina na advocacia. Um exemplo clássico é enviar respostas de e-mails aos clientes.
Embora sejam tarefas essenciais, elas nem sempre são muito produtivas e não é difícil acabar se enrolando nelas, perdendo muito tempo do dia.
Para que isso não ocorra, o ideal é separar um horário fixo somente para essas atividades. Dessa forma, elas não irão se prolongar e não vão acumular.
A recomendação é realizá-las assim que chegar ao seu escritório de advocacia. Por exemplo, separe uma hora da manhã, entre às 8h e 9h, somente para responder os e-mails e cuidar da emissão de notas fiscais.
Após esse horário, dedique-se aos demais afazeres. Com isso, é possível aproveitar muito mais a rotina e a produtividade.
2. Mantenha a agenda e a lista de tarefas organizadas
Para ter a melhor gestão do tempo, duas ferramentas são imprescindíveis à rotina na advocacia: uma agenda e a lista de tarefas.
Hoje em dia, é possível encontrar aplicativos e programas de computador que simulam esses acessórios online, dispensando os objetos físicos e, ainda, enviando lembretes diretamente nos celulares.
A agenda ajuda na atribuição de horários para cada tarefa planejada. Dessa forma, fica mais fácil identificar as atividades do dia e o que se deve priorizar naquele momento.
Por exemplo, ao marcar uma reunião na sala de palestra na quarta, às 13h, o advogado pode anotar na agenda e, assim, não programar nenhuma outra atividade.
Já com a lista de tarefas, é possível agrupar os projetos e separá-los por ordem de prioridade. Dessa maneira, o advogado pode elencar seus afazeres conforme o prazo, dando emergência para àqueles mais próximos.
A dica é priorizar as tarefas que causam maior impacto na concretização dos objetivos e que não podem esperar muito tempo. Assim, não há a preocupação de ter deixado algo inadiável passar ou ficar pela metade.
Caso ocorra alguma situação inesperada, por exemplo, o seu escritório agendou uma laminação bopp brilho que não estava programada, obrigando-o a sair da sua sala, faça o remanejamento das atividades, mas sempre lembrando de elencá-las por prioridade.
3. Evite as distrações na rotina na advocacia
Muitas vezes, não conseguimos aproveitar o tempo da melhor forma, pois somos enganados pelas pequenas distrações, que consomem a nossa atenção e prejudicam a produtividade do dia. E isto é um dos grandes males não só da rotina na advocacia, mas de qualquer rotina.
Por esse motivo, vale a pena se desligar das coisas que podem comprometer a execução das atividades, como as redes sociais, televisão, entre outros.
Para os advogados que trabalham em casa, essa dica é fundamental. Até porque é preciso ter cuidado com as distrações que envolvem os afazeres domésticos, como a necessidade de trocar um cabeamento furukawa da sala, limpar os cômodos, etc.
Claro que essas tarefas são importantes, mas é preciso levar em conta a sua lista de prioridades. Sendo assim, o ideal é separar um tempo também para essas atividades domésticas, mas sem comprometer o seu tempo de trabalho.
4. Organize o ambiente de trabalho
Pode parecer besteira, mas manter o projeto de sala comercial organizado é uma das maneiras de aproveitar melhor o tempo e garantir a produtividade.
Isso vale tanto para os advogados que trabalham em escritórios quanto em casa.
Além de ajudar a melhor aproveitar o tempo, a organização do espaço também é muito vantajosa para a sua imagem. Afinal, os clientes passam a confiar mais nos advogados que mantêm o ambiente em ordem.
Nos escritórios, muitas vezes isso é a prioridade. Por isso, não é incomum vermos uma reforma comercial em escritórios de advocacia, tudo para organizar melhor o local e ter um excelente racionalização do ambiente.
A organização também ajuda no gerenciamento do tempo, pois ela evita que os advogados percam muito tempo procurando por documentos, ferramentas de trabalho, entre outros.
Claro que muitos arquivos já estão digitalizados, mas há sempre alguns impressos.
Ou seja, muito mais do que a beleza e a credibilidade, quando se faz uma reforma dos escritórios e restauração de fachada predial, por exemplo, a intenção também é facilitar o trabalho dos advogados e promover a gestão do tempo.
5. Invista em tecnologias e sistemas de automação
A tecnologia tem sido uma grande aliada dos escritórios de advocacia e profissionais liberais, já que ela permite a automação de inúmeras tarefas, além de ajudar no controle e organização das atividades prioritárias.
Fora isso, alguns softwares e aplicativos oferecem muitas facilidades no dia a dia, evitando deslocamentos e reduzindo o tempo na execução de certas atividades.
Por exemplo, hoje em dia os advogados podem marcar reuniões com seus clientes diretamente por videoconferência, tornando o atendimento muito mais rápido e fácil.
Entre alguns exemplos de tecnologias que podem ajudar os escritórios de advocacia, destacam-se:
- Aplicativos de escaneamento de documentos;
- Programas de videochamadas e ligações web;
- Softwares para certificação e assinatura digital;
- Software jurídico e pastas de armazenamento em nuvem.
Atualmente, há uma série de aplicativos para advogados e programas que melhoram a gestão do tempo.
Inclusive, como citado anteriormente, há agendas e listas de tarefas virtuais, que alertam os advogados sobre determinados compromissos.
Os escritórios podem se beneficiar dessas tecnologias também e usá-las para agendar outras tarefas, como marcar uma instalação de painel fotovoltaico 260w, em um horário que não prejudique nenhuma reunião ou atendimento.
Além disso, há softwares especializados em trabalhos jurídicos, que permitem o cadastro de processos, dados dos clientes e acompanhamento das atividades em tempo real.
A ferramenta também permite a centralização de todas as informações a respeitos dos processos do escritório. Dessa forma, não é necessário lidar com vários programas ao mesmo tempo, procurando dados em diferentes locais.
Ou seja, com um simples recurso de busca, é possível encontrar documentos, arquivos e outros itens só com alguns cliques.
6. Tenha um tempo para descansar e um hobby
O trabalho dos advogados pode ser muito cansativo, ainda mais quando se envolvem em um processo difícil, com muitos questionamentos e com inúmeras burocracias.
Por esse motivo, é fundamental que os profissionais tenham um tempo para descanso e um hobby, já que a produtividade excessiva compromete a organização do tempo e até mesmo a qualidade dos serviços prestados.
Alguns profissionais preferem trabalhar somente em horário comercial, o que ajuda a organizar melhor a rotina e os intervalos para descanso. Mas, nem sempre isso é possível no âmbito do Direito.
Nunca se sabe quando uma pessoa irá precisar de um advogado e, especialmente em causas criminais, é necessário fazer plantões e atendimentos em horários diferenciados.
Daí a importância de organizar a sua rotina, elencando prioridades e, sempre que possível, separando um tempo para aproveitar com a sua família.
Caso não seja possível ter um dia inteiro de descanso, a dica é fazer pequenos intervalos durante o trabalho, de até 15 minutos, bem como pausas para refeições. Isso ajuda a descansar um pouco a mente, sem comprometer o tempo e a produtividade.
7. Rotina na advocacia: gestão de tempo e aumento de produtividade
Não é fácil gerenciar o tempo da melhor maneira, ainda mais em profissões essenciais, como é o caso dos advogados.
No entanto, com a ajuda da tecnologia e uma organização planejada, é possível criar uma rotina na advocacia e dar conta de todas as tarefas, sem se comprometer.
Por isso, tanto um profissional autônomo quanto um escritório de advocacia devem adotar estratégias de gestão, pois além do melhor aproveitamento do tempo, ganha-se com produtividade e melhor qualidade dos serviços prestados.