[Case] O software jurídico no perfil inovador da advocacia – Rodrigo Totino

O SAJ ADV é um software jurídico para gestão integrada especialmente desenvolvido para escritórios de advocacia. Conta com diferenciais que tornam mais prática a administração do seu escritório, assim você ganha tempo para investir no que realmente importa para você.

De São Paulo a Rondônia, o papel do software jurídico na gestão empreendedora do advogado Rodrigo Totino

Rodrigo Totino, advogado e professor, nem sempre sonhou com a advocacia ou que encabeçaria a gestão de um escritório de Rondônia. Nascido no interior do estado de São Paulo, em Barra Bonita, uma cidade de 35 mil habitantes próxima a Jaú e Bauru, o jovem de 16 anos que queria ir para a área da saúde, acabou por se mudar para Ribeirão Preto para cursar Direito. De lá, foi para Rondônia junto à sua esposa, com quem tem uma filha. E hoje gerencia um escritório de advocacia em que a primeira coisa que faz, no dia, é abrir o software jurídico para verificar as tarefas.

Ele nos conta, então, qual o papel do SAJ ADV na visão empreendedora da advocacia que construiu ao longo de sua carreira.

Do Direito para a vida: a visão do empreendedorismo jurídico e as oportunidades anteriores à advocacia

Advocacia, gestão, software jurídico… Esta não era primeira opção de Rodrigo Totino, mas se tornou uma escolha de vida. Muito embora não pensasse em seguir na advocacia, a paixão pelas ciências humanas era latente.

Sua mãe era da área da saúde, e seu pai atuava no agronegócio. Não possuía, assim, referências da área jurídica em sua família. Contudo, o Direito o rondava. Em todos os testes vocacionais que fazia, esta era sempre a sua segunda opção. E ao passar no curso, decidiu seguir em frente e experimentar a área.

Hoje, a advocacia tornou-se sua vida. Entre exercícios físicos, meditações, aulas, processos e paternidade, parece que os anos de sua carreira passaram rápido. No entanto, há muito em sua história com o Direito e a tecnologia.

Seu primeiro estágio foi na Justiça Federal, por indicação de uma amiga. O estágio voluntário na Vara de Execuções Ficais abriu as portas para um estágio remunerado. Mas depois de 2 anos de faculdade e experiência no estágio, ficou claro que o seu desejo de seguir a carreira pública não era o que, de fato, ele queria. Ele desejava algo diferente, que o motivasse mais que o serviço público – algo que somente foi encontrar em um escritório de advocacia.



No 3º ano da faculdade, então, iniciou sua trajetória, embora como estagiário de Direito. No escritório Brasil Salomão, Rodrigo Totino descobriu o prazer pela correria da advocacia. Quando surgiu a oportunidade, iniciou uma especialização em Direito Tributário. E ao final da faculdade, terminou o TCC, fez uma especialização, tirou sua OAB e foi efetivado no escritório.

Gestão na advocacia: a liderança no meio jurídico

Rodrigo Totino permaneceu até 2013 no escritório. Antes dessa relação se encerrar, contudo, um acontecimento mudou sua forma de atuar na advocacia. Aos 22 anos, Rodrigo foi convidado a atuar in company, e, assim, atuava junto à empresa de um dos clientes do escritório. A empresa, que não possuía um setor jurídico estruturado, foi seu primeiro contato com a gestão, algo que depois levaria para o seu próprio escritório.

Durante dois anos e meio, Rodrigo Totino atuou juntamente aos gestores da empresa cliente. Desse modo, teve contato com a relação entre liderança e gestão jurídica. Mais do que isso, Rodrigo descobriu ali uma paixão pela área empresarial. Contudo, a ideia inicial de estruturar um setor jurídico interno deu lugar a um comodismo. E, desse modo, também ao desejo de inovar.

Quando sua esposa, então, recebeu a proposta de abrir um escola bilíngue em Rondônia, Rodrigo enxergou novamente uma chance de revolucionar sua própria vida. Em 2013, aceitou a proposta de ir com ela e atuar no escritório do padrinho de sua esposa, o advogado Ivan Machiavelli.

No mesmo ano, surgiu outra oportunidade que marcaria a carreira de Rodrigo Totino. Seu hoje sócio, Ivan, foi chamado a resolver uma questão jurídica de uma faculdade, mas não pode comparecer em decorrência de uma viagem. Em seu lugar, enviou Rodrigo. Coincidentemente, o cadeira de Direito Tributário, sua área de especialização, estava vaga. E foi, dessa maneira, que Rodrigo Totino iniciou sua jornada no magistério.

O final de 2013, portanto, não foi apenas uma reviravolta no advogado de Barra Bonita que chegava a Rondônia. Foi apenas um primeiro passo para outras sementes que o conduziriam ao SAJ ADV – software jurídico e à gestão na advocacia.

software jurídico

Advocacia e empreendedorismo jurídico

O cenário jurídico em Rondônia era bastante diferente daquele com que Rodrigo Totino estava acostumado em São Paulo. Os processos ainda eram físicos, não havia planejamento estratégico, a organização ainda era feita em fichas de papel e não em um software jurídico. Mas havia um sinal de que o mercado jurídico era promissor ali.

Houve um choque de cultura, como o advogado comenta. Rodrigo propunha uma forma de advocacia bastante diferente daquele que seus colegas experimentavam. No entanto, sua ideia foi abraçada por outros 2 advogados, entre eles Ivan, que decidiram seguir em frente com a modernização da advocacia e uma visão de empreendedorismo jurídico. Desse modo, surgiu, no final de 2017, o projeto da MBT (Machiavelli, Bonfá & Totino Advogados Associados)

Na nova sede do seu escritório, Rodrigo adaptou algumas ferramentas mais inovadoras de gestão. Também com essa visão da advocacia, passou a incentivar seus alunos, muitos dos quais ingressaram em sua equipe. Atualmente, o quadro de seu escritório conta com 14 pessoas – 8 advogados e 6 estagiários.

O escritório, hoje, tem maior foco em empresas. E possui, desse modo, uma área cível, uma área tributária e uma área trabalhista, além de um setor estruturado de recuperação de crédito bancário, gerenciadas através do SAJ ADV – software jurídico.

A construção de uma gestão automatizada na advocacia

Quando começou em Rondônia, não havia sistema de gestão no escritório de advocacia. Se a pessoa responsável pela organização tivesse algum problema, ninguém saberia onde encontrar os documentos e pastas

A partir do momento que você começa a ter muitas demandas, […] você precisa pelo menos de uma planilha de excel para se organizar. Sem organização, eu já vi perda de prazo, perda de audiência… Isso é uma coisa que não era incomum ver acontecendo.

Por essa razão, Rodrigo começou a experimentar alguns softwares de gestão, primeiro para si, e depois para introduzir no escritório de modo geral. E antes do SAJ ADV – software jurídico, Rodrigo Totino utilizou outros dois sistemas para advogados, mas estava um pouco descontente com as funcionalidade daquele que havia contratado quando foi à edição de 2017 da Lawtech Conference. O advogado já conhecia a Softplan, e a credibilidade da empresa, tanto no setor no jurídico quanto no setor da construção civil, motivaram-no a implementar o SAJ ADV.

O processo de transição nunca é um momento fácil. Afinal, é uma mudança importante na rotina. Mas a implementação do SAJ ADV foi tranquila. A maior dificuldade estava na renumeração das pastas de um escritório que hoje conta com mais de 2000 processos, tarefa para a qual se dedicaram dois de seus colaboradores.

Assim, este foi o primeiro passo na advocacia empreendedora que se propunha a construir.

Gestão de equipes e controle integrado das agendas

A interface do SAJ ADV e a funcionalidade de sua agenda foram os grandes atrativos do software jurídico para um advogado que queria empreender na advocacia e construir um novo formato de trabalho.

Junto a toda a inovação que projetava, veio a tarefa de unir sua equipe nesse processo de mudanças. Adepto da transparência e da integração entre equipes, um de seus grandes desafios é justamente a retenção de pessoas. Por essa razão, acabou deixando a parte técnica mais de lado para focar na gestão de pessoas.

A agilidade no agendamento de tarefas e na leitura das intimações, além da facilidade de gerenciar a agenda integrada da equipe foram fatores relevantes para o seu contentamento na relação com o SAJ ADV. Com o software jurídico, então, Rodrigo conseguia ter controle das agendas de cada advogado sem muito esforço e sem perder o clima que desejava construir no escritório.

Gestão de tarefas com um software jurídico inteligente

A primeira coisa que Rodrigo Totino faz, então, ao chegar a seu escritório é abrir o SAJ ADV para acompanhar a baixa de tarefas, leitura de intimações e agendamentos, além dos prazos processuais. Assim, consegue ter uma visão do cenário de seu escritório ou se alguém possui muitas tarefas atrasadas.

Questionado acerca dos melhores pontos do software jurídico para a sua rotina, Rodrigo, falou que a facilidade do fluxo de leitura de intimação, agendamento e cumprimento de tarefas, otimizadas com as últimas atualizações do sistema, facilitam bastante seu dia-a-dia.

Tarefas que antigamente você precisava pegar recorte olhar, agendar… Hoje a gente tem um fluxo de 30, 40 intimações/dia aqui no escritório. E a gente consegue fazer isso com uma velocidade muito rápida.

Além da facilidade e da agilidade na captura das intimações, para Rodrigo Totino, o software jurídico é também bastante seguro.

Rodrigo Totino - cliente SAJ ADV

SAJ ADV e o ganho em tempo, produtividade e lucratividade

Em pesquisa sobre o retorno do investimento do SAJ ADV, 93,9% dos respondentes afirmaram ter melhora na produtividade e 71% acreditam que também houve melhora na lucratividade. E a percepção de Rodrigo Totino sobre o software jurídico não é diferente.

Sobre os benefícios do SAJ ADV, ele responde desse modo:

[…] ganho de tempo, produtividade. Tudo envolve a organização […] E até a melhora do estresse. […] Quando você confia em um sistema, é como um cérebro externo ali. […] Com 3 segundos, eu consulto uma coisa ali e sei daquilo. A gente lida com tanta informação no dia-a-dia… Você sabe que a informação está lá e acabou.

Sem um software jurídico como SAJ ADV, talvez fossem necessários mais dois colaboradores para fazer o que fazem hoje, principalmente na parte de gestão. E indiretamente, o advogado percebe uma economia financeira. Ademais, mesmo em períodos de recesso, seu escritório obteve um resultado positivo.

Através do método GTD (get things done) também consegue se organizar melhor no tempo. Dessa maneira, consegue não apenas ser mais criativo, mas também dar mais atenção ao seus clientes. Afinal, o tempo que antes gastava na gestão manual do escritório, pode ser empregado em um café com cliente. E assim, ele consegue estabelecer a conexão que muitas vezes falta na relação entre clientes e advogados.

O futuro da tecnologia e a advocacia

Para Rodrigo Totino, os advogados e advogadas são solucionadores de problemas. A advocacia de embate, própria da cultura do litígio, ficou para trás. Por essa razão, trabalha, hoje, tanto com o contencioso quanto com o consultivo. E utiliza o SAJ ADV – software jurídico para ambos. No caso do consultivo, gosta bastante do cadastro de atendimentos do SAJ ADV, porque consegue diferenciar o que é processo judicial do que não é. E desse modo, pode mensurar a quantidade de atendimentos do consultivo e precificá-los melhor.

A tecnologia, segundo ele, veio para facilitar essas mudanças e auxiliar no processo de construção de um novo perfil da advocacia.

A tecnologia vai nos auxiliar cada vez mais para deixar de fazer aquilo que é repetitivo. […] a nossa ciência é a relação humana. E isso o robô não vai fazer. Com a máquina, cada vez mais, fazendo o que é repetitivo e sobrando tempo para a gente se dedicar ao nosso cliente, sentir a dor dele no dia-a-dia só vai nos auxiliar.

Para Rodrigo, a magia da advocacia é esse relacionamento com cliente. É tentar entendê-lo. E um software jurídico é o primeiro passo para o profissionalismo de uma advocacia que também leve isso em consideração. É, dessa forma, o primeiro passo para quem quer investir na gestão do seu escritório. E assim como outras ferramentas tecnológicas, o software fornece o tempo para que você exerça essa magia da advocacia de forma mais tranquila.

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