Como um software jurídico pode melhorar a gestão de seus atendimentos

Fazer o registro dos atendimentos de forma eficaz é essencial para manter a organização de um escritório de advocacia. Com a ajuda de uma funcionalidade onde seja possível registrar as peculiaridades de cada atendimento – o problema que o cliente trouxe e cada ação realizada pelo escritório, como reuniões, ligações e envio de documentos – é possível conhecer mais a fundo as necessidade dos clientes e oferecer um atendimento mais ágil e eficiente. Com isso, os advogados podem atendê-los de forma personalizada, estabelecendo vínculos que ajudam em sua fidelização. Um software jurídico pode ajudar nessa tarefa, acompanhando os atendimentos de forma prática e intuitiva.

Muitos escritórios de advocacia deixam de entregar um atendimento excelente por não darem atenção a essa etapa. Com a ajuda de um software jurídico, o registro do atendimento pode ser realizado durante a entrevista com os clientes, evitando a perda de informações e controles manuais em papéis. O sistema também vincula os atendimentos aos processos, garantindo o acompanhamento da evolução da prestação do serviço jurídico.

Para consolidar a excelência do atendimento é necessário estabelecer uma cultura interna que tenha como objetivo atender os clientes eficientemente. Isso requer um sistema que permita gerenciar todas as etapas de modo ordenado. Com um software jurídico é possível fazer esse monitoramento desde a data do primeiro encontro, quando os clientes apresentam suas motivações. Além disso, é possível acompanhar os grupos de trabalho responsáveis por cada caso e a situação do atendimento.

Ciclo de vida do cliente pode ser acompanhado com um software jurídico

Escritórios de advocacia precisam ter uma estratégia de relacionamento com os clientes. Isso ajuda a fortalecer os laços com eles desde o começo, estabelecendo as bases de uma relação de confiança mútua. Isso é fundamental para compreender os desafios e dificuldades de cada cliente. Uma boa afinidade entre o advogado e o contratante permite que os objetivos sejam alcançados de forma mais eficiente.

O ciclo de vida dessa relação é o acompanhamento do tomador de serviço desde o momento em que ele demonstra o primeiro interesse em buscar ajuda jurídica até a hora do último pagamento. É um sistema que consiste na busca por clientes em potencial, acompanhamento do fluxo de trabalho, delegação de tarefas, gerenciamento de documentos e cobranças. Um software jurídico oferece ferramentas capazes de agilizar esse monitoramento.

Para facilitar esse acompanhamento, o módulo de Gestão do SAJ ADV oferece a funcionalidade de Atendimento. Ela permite cadastrar o problema inicial do cliente e gerenciar o contrato de forma dinâmica, cadastrando tarefas específicas para os usuários do sistema. Além disso, é possível anexar arquivos que poderão ser utilizados no processo que será aberto e cadastrar os envolvidos do futuro processo. Essa funcionalidade do software jurídico também permite o gerenciamento de casos consultivos e extrajudiciais, ajudando a administrar a gestão do escritório.



Facilidades oferecidas pelo software jurídico

Por meio da funcionalidade de Atendimento do software jurídico SAJ ADV é possível registrar e centralizar todas as informações necessárias para dar início ao processo junto ao Tribunal de Justiça, além de criar um histórico, registrando as ligações, reuniões e documentos relativos ao caso. Com isso é possível ter controle sobre qualquer atividade realizada ao longo do atendimento. Depois que o processo der entrada no TJ é possível fazer seu cadastro no sistema e vincular esse processo ao atendimento, armazenando um histórico completo do cliente, da abordagem inicial à conclusão do processo.

Entre outras facilidades oferecidas pelo software jurídico, estão a possibilidade de alterar ou atualizar dados básicos do atendimento, a criação de tarefas, a consulta e cadastro de lançamentos financeiros, comentários entre a equipe, consulta, inclusão ou vínculo de processos referentes ao atendimento.

software jurídico

O software jurídico também permite monitorar todos os envolvidos no atendimento, pesquisar tarefas realizadas, conferindo as datas de conclusão previstas e deadlines. O gerenciamento de arquivos e processos também é facilitado, permitindo o vínculo e a inclusão de novos documentos quando necessário. Também é possível realizar os apontamentos de horas referentes a atividades relacionadas ao atendimento, indicando se há necessidade de realizar faturamento, além de consultar lançamentos financeiros vinculados ao atendimento.

Além de ajudar na organização de tarefas cotidianas, acompanhar o atendimento por meio de um software jurídico é estratégico para que os advogados atendam o cliente da melhor forma possível, desde o contato inicial até o fim da causa. Ao conquistar sua confiança, o escritório de advocacia estabelece uma ligação com os clientes que pode perdurar por vários anos.

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Introdução – Customer Success, porque se focar no seu cliente?

Você provavelmente já deve ter escutado que captar novos clientes requer muito mais esforço e recursos do que fidelizar a sua atual cartela. Sendo mais preciso com os números, a conquista de um novo cliente chega a custar de cinco a sete vezes mais do que manter um atual. Pelo menos essa é a afirmação de Philip Kotler, um dos maiores consultores de marketing norte americano. Logo, não é à toa que tantas empresas investem cada dia mais na fidelização e retenção de seus clientes. E, com os escritórios de advocacia, isso não deveria ser diferente.

No entanto, escritórios de advocacia contam com uma realidade bastante particular. Afinal, muitos serviços jurídicos têm caráter pontual e a advocacia possui uma série de restrições previstas no Código de Ética, que impedem que o advogado realize determinadas medidas focadas em vendas, visando a fidelização.

Não por outra razão, a pergunta que muitos advogados e gestores de escritórios de advocacia se fazem atualmente é: qual a maneira mais eficiente de manter uma boa cartela de clientes ativa? Em um mercado cada dia mais competitivo, inúmeras bancas vêm buscando estratégias visando não apenas a atração, mas principalmente, a fidelização da sua cartela. Para estes escritórios, o advogado deixa de ser um mero prestador de serviços jurídicos e passa a ter também um papel de consultor, assessorando seu cliente de forma integral, com os mais diversos temas jurídicos.

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