Como Schéroon aprendeu a confiar sua rotina a um software jurídico

No primeiro contato que teve com um software jurídico, a advogada Schéroon Medeiros utilizava-o em conjunto com outras duas plataformas de leitura de intimações. O sistema era o oficial; as demais checavam os atos judiciais que a primeira não conseguia capturar. 

Foi assim por oito anos. Ela desconfiava do funcionamento integral do software e essa insegurança aumentava sempre que algumas situações negativas aconteciam: intimações que não apareciam, movimentações processuais que não eram atualizadas, alertas que deveriam acontecer, mas não aconteciam. Para ela, no entanto, essa era uma situação comum.

Então, em agosto de 2018, em um evento de inovação jurídica, ela foi apresentada ao SAJ ADV. Gostou do que viu. E, pela primeira vez, pensou em substituir o sistema que a acompanhava há quase uma década para experimentar algo novo. Queria arriscar outra ferramenta para confrontar com as plataformas de checagem de intimações que já usava.

E foi assim que teve uma surpresa. Quanto mais utilizava o novo software jurídico, mais confiança ela ia ganhando. Continuava com o pé atrás, mas algumas situações a faziam repensar esse receio natural.

Certo dia, porém, o SAJ ADV identificou a movimentação processual da demanda de uma pequena lavanderia situada no interior do Paraná. A microempresa compartilhava da mesma razão social de um cliente seu. Foi ali, então, que ela se deu conta: se o novo software jurídico tinha a sensibilidade de identificar questões processuais de uma empresa tão pequena e tão distante dela, então ele tinha mesmo um diferencial.

software jurídico

Confiança com o novo software jurídico

E foi assim que a leitura e a captura de intimações, que sempre foi a funcionalidade que ela mais temia, se tornou, então, a mais fidedigna. E tudo aconteceu num processo natural, com o passar do tempo.



Não demorou muito e as plataformas de checagem – que, um dia, serviram para confirmar as intimações e as movimentações processuais sempre que o software jurídico falhava – deixaram de fazer sentido. Em menos de três meses, tais ferramentas foram canceladas.

Eu investi tanto tempo em um software jurídico para o escritório justamente para otimizar a minha rotina. Mas pensa no tempo e no dinheiro que eu acaba gastando para confirmar tudo que essa ferramenta estava fazendo. Eu estava perdendo cada vez mais. Em produtividade e também em eficiência.

Sócia-fundadora da Medeiros Santos Advogados Associados, de Florianópolis, Schéroon não tem dúvidas em afirmar: o SAJ ADV acrescentou confiabilidade à rotina dela. Com cerca de 2,5 mil processos ativos hoje e à frente de uma holding composta por 14 empresas (entre elas, a segunda maior empresa de crédito consignado do país), ela precisava de uma ferramenta que fosse capaz de facilitar o dia a dia; e não o contrário. Afinal, de um único cliente são diversos CNPJs diferentes, dos mais diversos setores, para fazer a captura das intimações, sem contar os demais.

Oito anos se passaram até ela encontrar o que estava buscando.

Hoje, graças ao software jurídico, consigo me antecipar e adotar medidas para apresentar uma defesa muito mais robusta. Isso porque tenho muito mais tempo do que os 15 dias normalmente estipulado para a defesa, por exemplo.

A descoberta dos relatórios

Além disso, Schéroon descobriu também outra funcionalidade bastante utilizada: a elaboração de relatórios jurídicos. A possibilidade de produzir tais documentos personalizados, conforme a demanda que ela necessita, levou-a a ter uma noção maior da própria rotina. E também a apresentar resultados mais próximos e efetivos da realidade dos clientes.

Ela passou a conhecer a quantidade de processos que estão parados e há quanto tempo isso acontece, por exemplo. Com isso em mãos, Schéroon consegue intensificar a interação com os tribunais para fazer com que tais ações se desenrolem, de fato.

Primeira referência já era positiva

Apesar de ter sido apresentada ao SAJ ADV por acaso, não foi por acaso que ela fechou negócio. Como o software jurídico é oriundo da mesma empresa que desenvolve o SAJ, a primeira impressão foi positiva. Isso porque o e-SAJ, primeiro sistema utilizado pelo Judiciário em Santa Catarina, foi também a primeira ferramenta eletrônica que Schéroon teve contato na vida profissional – ainda como estudante.

Estava, portanto, acostumada com a interface do sistema. Mas, acima de tudo, sabia que a empresa que estava por trás dos dois sistemas era reconhecida no meio. E segura, portanto.

Tudo que eu sei sobre processo eletrônico vem do SAJ. Eu estagiava no Fórum de Florianópolis quando o sistema estava sendo implantado. Participei dessa introdução. De todos os sistemas de automação do Judiciário, é o que mais tenho familiaridade.

E ela não decepcionou. 

Com o uso do novo software jurídico, Schéroon foi criando uma relação cada vez mais próxima com a equipe que pensa (e desenvolve) as melhorias do produto. Se antes, o único contato que ela tinha com a empresa era um telefone 0800 e poucos retornos para suas reclamações e dúvidas, a realidade agora se mostrava bem diferente. Pela primeira vez, as portas da empresa pareciam estar abertas para ela.

E realmente estavam.

Sugestões passaram a ser ouvidas. E aplicadas

Desde que adquiriu o novo software jurídico, Schéroon passou a participar ativamente do seu processo de desenvolvimento de melhorias contínuas. 

Apesar de não entender nada sobre inteligência artificial, ela entende de Direito. E, para o SAJ ADV, essa expertise é essencial para o avanço do sistema.

Nos primeiros dias de 2019, por exemplo, quando pegou o celular, deparou-se com uma mensagem da equipe de desenvolvimento do sistema. Comunicavam que a primeira melhoria do no ano novo dizia respeito a uma sugestão que partira dela: a criação automática de uma nova tarefa (no caso, o cadastro de um novo endereço) que envolve as correspondências AR devolvidas.

Assim, junto com pelo menos uma centena de advogados no país, ela integra o grupo que costuma fazer os testes de validação de cada nova funcionalidade que é lançada no software. Afinal, nada vai para o ar sem antes passar por muitos meses de experimentos e avaliações. Tudo para garantir o funcionamento correto e seguro de cada melhoria disponibilizada ao usuário.

A cada retorno que recebo sobre reclamações, dúvidas e sugestões, a empresa demonstra o quanto está preocupada com a melhoria contínua do produto. Eu não tenho o olhar técnico, mas tenho a prática e posso ajudar a detectar necessidades. E o SAJ ADV mostra estar muito interessado nisso.

Relação com a equipe mudou

Com o tempo, o SAJ ADV não só facilitou a rotina jurídica e administrativa de Schéroon, como também alterou toda a relação que ela mantém com a equipe. Advogada há 20 anos, ela está à frente de um grupo de 21 pessoas, mas o boom no crescimento do escritório se deu só dos últimos anos. 

Hoje, não basta controlar os prazos. Isso é o básico. É preciso ter iniciativa para resolver o anseio do cliente e entregar a ele a prestação de serviços de forma satisfatória e rápida. Hoje, se o advogado ficar inerte, esperando somente a ação do Judiciário, vai causar prejuízo à parte.

A rotina ficou, especialmente, mais ágil. Os despachos passaram a ser feitos no momento em que eram necessários – inclusive nos fins de semana. Assim, não eram mais esquecidos. Não era preciso, portanto, esperar até estar de frente com o computador. Os processos, a agenda, as tarefas, tudo passou a estar na mão dela, por meio do celular.

A qualquer momento posso pegar meu telefone e criar uma tarefa, por exemplo. Faço isso com dois ou três cliques. Você consegue ter noção de quanto tempo se otimiza aí?

A delegação de tarefas

Com o uso do novo software jurídico, a delegação de tarefas jurídicas também passou a ser feita de forma imediata.

Isso, segundo Schéroon, proporciona um controle mais efetivo das atividades dos colaboradores. É possível ter ideia, por exemplo, do que estão executando, de que forma estão fazendo e quanto tempo levam. Mede-se, portanto, o aproveitamento de cada um. Toda essa visão macro do negócio permite que Schéroon faça também uma gestão mais eficaz das próprias tarefas diárias.

Todos os dias, quando abrem sua tela inicial, cada um encontra um painel com os compromissos do dia, se tem tarefa atrasada, quais são as prioridades. Essa visão do todo gera economia de tempo. E isso só vai ser percebido quando ele puder focar em atividades de lazer, em uma pós-graduação, por exemplo. Coisas simples que costumam ser suprimidas por causa dos prazos.

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