Como um software jurídico ajuda a gerenciar uma carteira de clientes maior?

Tempo de leitura: 6 minutos

No blog do SAJ ADV já abordamos diferentes temas sobre relacionamento no escritório de advocacia: fidelização, como reter clientes na advocacia, como aumentar a carteira de clientes e, até, publicamos um eBook com dicas para melhorar o relacionamento. No post de hoje, vamos mostrar como um software jurídico pode organizar a rotina dos escritórios que cresceram e precisam lidar com um número maior de processos, atendimentos e movimentações financeiras.

Confira, em 5 tópicos, como um software jurídico pode ajudar no gerenciamento da carteira de clientes

1. Gestão  dos atendimentos

Um software jurídico vai organizar as novas demandas do escritório de advocacia mesmo que o número de processos tenha dobrado ou triplicado. O SAJ ADV, por exemplo, permite o cadastro de pessoas físicas e jurídicas conectando os advogados aos atendimentos realizados. Nele, é possível armazenar os arquivos relacionados ao atendimento, como cópias de documentos, cadastrar os envolvidos no processo que possivelmente será aberto, criar as próximas tarefas decorrentes do atendimento, apontar o total de horas trabalhadas e criar andamentos e processos à partir do novo atendimento.  

2. Controle financeiro

Quando a carteira de clientes aumenta é comum que apareça um volume maior de contas a pagar e a receber em um escritório de advocacia. Um software jurídico como o SAJ ADV permite o controle dessas despesas, dos honorários e também faz a gestão do fluxo de caixa. A solução também controla os reembolsos e as inadimplências de clientes.

3. Distribuição de responsabilidades

Uma carteira de clientes maior, muitas vezes, também representa o aumento na equipe técnica que atua no escritório de advocacia. Um software jurídico como o SAJ ADV permite que todos os usuários criem  tarefas e vinculem atividades para os colaboradores do escritório de forma automática. O gestor do escritório pode, facilmente, criar grupos de trabalho, classificar os perfis e permissões dos usuários e definir os tipos de tarefas e os prazos padrão que serão utilizados pela equipe. Essa organização possibilita que cada usuário acompanhe apenas os atendimentos do seu grupo de trabalho, permitindo que um grande número de atividades sejam executadas em menor tempo.      

4. Facilita a busca por informações

Uma carteira de clientes maior gera mais processos, mais honorários, mais custos e todas essas atividades exigem uma organização eficaz nas rotinas do escritório. Um software jurídico como o SAJ ADV ajuda os usuários a buscarem todas as informações cadastradas no sistema de forma muito rápida, já que conta com a ferramenta de busca global. Esse mecanismo garante que todas as informações cadastradas possam  ser pesquisadas, como se o escritório tivesse uma espécie de Google particular.



5. Área do cliente

O SAJ ADV permite que o gestor do escritório de advocacia libere um acesso ao cliente para que ele possa consultar os processos que estão tramitando junto ao escritório. Nesse espaço é possível acessar desde o histórico dos andamentos, passando pela visualização e downloads de documentos e, até, possibilita que o cliente envie documentos para os advogados por meio do software jurídico. A área do cliente agiliza o atendimento, já que é uma forma de manter a transparência na comunicação, reduzindo por exemplo, o tempo de ligações telefônicas ou trocas de e-mail.

software jurídico

Além disso, é possível modificar a capacidade de armazenamento e também aumentar o número de usuários com apenas um clique. Assim, se o seu escritório cresce e amplia a carteira de clientes ou o número de colaboradores, é possível alterar os serviços oferecidos a qualquer momento. Os planos contemplam tanto os advogados individuais com até 500 processos, quanto os médios e grandes escritórios com o número de processos ilimitados.

Agora que você já sabe como um software jurídico pode organizar a rotina de um escritório de advocacia que aumentou a carteira de clientes, clique aqui e faça um teste gratuito do SAJ ADV por um período de 15 dias.

Bônus: inteligência artificial chega aos softwares para advogados e ajuda na otimização de processos e manutenção de carteira de clientes

Inteligência Artificial nas soluções para Advogados

Atualmente os softwares jurídicos priorizam a gestão de processos, organização de atividades e financeiro. No geral, carecem de soluções que possibilitem aos advogados economizarem tempo na execução de atividades cotidianas e repetitivas que podem ser automatizadas.

Em um futuro não tão distante, adotando Inteligência Artificial, as atividades repetitivas serão automatizadas, liberando tempo aos advogados. Com o tempo economizado, poderão dedicar-se ao contato com clientes, elaboração de novas estratégias e atividades intelectuais. Tudo o que não pode ser automatizado, dependendo da capacidade humana de construção de argumentos.

Grandes nomes da inteligência artificial concordam: os advogados são o próximo alvo da inteligência artificial na execução de atividades repetitivas. Pensando em melhorar a vida dos Advogados, o SAJ ADV, software jurídico desenvolvido pela Softplan, deu o primeiro passo em direção ao uso de Inteligência Artificial na advocacia. O objetivo é facilitar o dia a dia e otimizar o tempo de trabalho utilizando conceitos relacionados a Machine Learning e Deep Learning.

A primeira atividade a ser automatiza com Inteligência Artificial é a leitura de intimações e distribuição de prazos. Em média um advogado investe cerca de 3 minutos lendo uma intimação e decidindo qual ação tomar.  Uma tarefa repetitiva e morosa para quem recebe muitas intimações. Em um escritório que recebe aproximadamente 20 por dia, advogados poderão economizar até uma hora diária de trabalho.

Sugestão de Tarefas para Intimações no SAJ ADV – Software Jurídico

Como funciona?

De acordo com o texto da intimação, previamente capturada dos diários oficiais, e histórico de tarefas criadas a partir das intimações, o SAJ ADV aprende quais atividades devem ser sugeridas. As sugestões com maiores probabilidades são exibidas logo abaixo do texto da intimação:

Ao clicar no nome da tarefa sugerida, o advogado será direcionado a tela de confirmação da criação da tarefa, economizando e otimizando o tempo de análise e lançamento de dados. Quanto mais tarefas o advogado criar, maior será a assertividade do sistema. Com o tempo o software jurídico passa a sugerir as atividades de acordo com as características de cada cliente, se adaptando a forma de trabalho de cada escritório.

O SAJ ADV também aprende com o feedback negativo, ou seja, o advogado pode informar as sugestões incorretas e ensinar o sistema a não sugerir tarefas erroneamente.

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