Como reduzir a inadimplência na advocacia utilizando um software jurídico

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Não importa o tamanho do escritório de advocacia, os serviços oferecidos ou a área de atuação jurídica, uma coisa é certa: caso a inadimplência dos clientes se torne uma constante, estamos diante de um grave problema financeiro. Se essa situação não for resolvida, os danos podem se tornar irreversíveis. Para evitar isso, é preciso contar com as ferramentas adequadas, como o uso de um software jurídico. Afinal, se pela ótica financeira já acendemos um sinal de alerta, ao se pensar na relação advogado-cliente que é baseada na confiança, a inadimplência pode comprometer não só a saúde financeira do escritório, como também os vínculos profissionais.

No artigo que tratou sobre a inadimplência na advocacia, elencamos boas práticas de prevenção. Entre elas, algumas devem ser realizadas antes mesmo do contrato de prestação de serviços, como por exemplo a análise do perfil financeiro do cliente. Já, durante a contratação, deve-se estar atento ao orçamento apresentado, disponibilizando com clareza todas as informações. Contudo, essa é apenas uma parte do que deve ser feito para evitar ou reduzir a inadimplência de clientes. Veremos também outros métodos que podem ser explorados com sucesso a partir da utilização de recursos específicos de um software jurídico.

Software jurídico: gestão financeira para evitar inadimplência

Em primeiro lugar, é preciso sempre pensar se a gestão financeira está sendo feita corretamente no escritório. Acompanhar e conhecer as receitas e despesas permite ao advogado antever determinadas situações, como os impactos ocasionados por determinado percentual de inadimplência de clientes. Um software jurídico permite gerenciar as mais diversas informações. Dessa forma, é possível centralizar a organização em uma única ferramenta, desde o cadastro do cliente até a emissão de relatórios de ativos, inativos e até os que estão inadimplentes naquele momento.

Mas, na prática, como funciona o controle de inadimplência do software jurídico? Antes de mais nada, os dados obtidos pelo software jurídico, a partir do registro de atendimentos anteriores, permitirão que o advogado reforce a sua avaliação das informações financeiras da pessoa ou empresa. Ou seja, consegue-se visualizar se o cliente tem o hábito de atrasar pagamentos ou se é uma ocasião isolada. Com isso, é mais viável estabelecer um plano estratégico de cobrança para casos particulares. Neste artigo, damos algumas dicas de como cobrar pelos serviços jurídicos que podem ser utilizadas neste contexto. Em muitos casos, um cliente alertado num primeiro atraso, acaba por quitar sua dívida com maior rapidez. O cadastro correto do endereço do cliente no software jurídico também evita que faturas se percam pelo correio ou, até mesmo, por e-mail, por conta de informações desencontradas ou de um cadastro desorganizado.

Celeridade com Software Jurídico

Um software jurídico também é extremamente eficaz para detectar os casos de inadimplência com maior celeridade, antes que se tornem um problema ainda maior. A partir de determinados relatórios, é possível ter um panorama completo não só da gestão financeira, mas também de cada cliente. No software jurídico SAJ ADV, destacam-se três modelos para essa situação: Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE), em que constam informações sobre despesas, como as administrativas e processuais, até o recebimento dos honorários; o  relatório de Contas a pagar e a receber por pessoa que fornece informações específicas do cliente, como qual a forma de pagamento acertada, tipos de contas e centro de custo; e Contas a pagar e receber por dia, onde obtêm-se as contas que estão com o vencimento agendado para a data pesquisada.

Com estes relatórios, o advogado consegue controlar desde a previsão financeira, a partir do DRE, até o tratamento de contas por pessoa. Para isso, aconselha-se criar uma rotina periódica de acompanhamento de relatórios com os sócios do escritório. Com isso, ganha-se em transparência e um controle mais rígido do fluxo de caixa, permitindo ações instantâneas e personalizadas por cliente.

Identificando padrão de comportamento com analise de dados

Outro ponto positivo em relação aos relatórios é, justamente, a geração de dados. Com o registro de inadimplência a longo prazo fornecido pelo software jurídico, ganha-se um material rico para avaliação de fatores em comum, em que consegue-se distinguir quais são os meses, por exemplo, de maior inadimplência e que precisam de um olhar atento na cobrança dos honorários. A partir disso, pode-se também pensar em formatos diferenciados de pagamento para tais meses. Uma outra possibilidade é a análise do perfil dos clientes, na qual é possível encontrar um padrão entre os inadimplentes. Dessa forma, semelhante aos períodos sazonais, pode-se criar estratégias diferenciadas de pagamento e cobrança para clientes que possuem tais características.

A comunicação como aliada da gestão financeira

O acompanhamento do cliente nas movimentações realizadas pelo escritório de advocacia durante a ação judicial é essencial para a compreensão da amplitude do trabalho que está sendo realizado. Somando isso a um contrato que contemple os serviços prestados, teremos uma relação de confiança e que, mais dificilmente, será abalada pela inadimplência. Nesse caso, a transparência é a palavra-chave, pois o cliente possui o conhecimento do que será feito e acompanha de forma dinâmica a realização dos serviços na prática. Da mesma forma, é fundamental aplicar o mesmo cuidado na cobrança e no envio das faturas, respeitando prazos para ambos os lados. Esse tipo de comunicação pode ser facilmente alcançada com o software jurídico.

Dentro do software jurídico, a área do cliente é uma excelente ferramenta para garantir a satisfação e, por sua vez, consolidar a confiança na relação advogado-cliente. Por exemplo, no SAJ ADV, o escritório de advocacia pode fornecer um acesso específico para que o cliente acesse determinadas áreas do software jurídico. Assim, ele pode consultar as atividades e andamentos processuais em tempo real. Uma ação que não só tende a reduzir os casos de inadimplência como também gera fidelização.

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