Como fazer relatórios incríveis com um software jurídico
- Gestão na Advocacia
- Equipe SAJ ADV
- 10 de fevereiro de 2017
- Atualizado em: 01 de novembro de 2019
- Tempo de Leitura: 5 minuto(s)
Entenda como o SAJ ADV oferece grandes relatórios para o escritório de advocacia
Uma das maneiras mais rápidas de ganhar maturidade na gestão da banca é por meio de um software jurídico. Principalmente se o sistema de gestão integrar as informações de todas as áreas do escritório. Pois, mesmo que a gestão não seja profissional, ele oferece para o escritório, de maneira intuitiva e prática, passos para o gerenciamento e organização de todas as tarefas ligadas à gestão de processos judiciais.
Ao mesmo tempo, pelo uso da inteligência artificial, um software automatiza várias dessas tarefas, permitindo que o escritório alcance, de fato, melhores resultados. Isso, sem sequer mencionar a economia de tempo, de espaço e de suprimentos, que garantem o retorno sobre o investimento em um software jurídico. Assim, o controle gerencial chega a todos os níveis. Para nossos clientes, isso significa 20 horas economizadas por mês.
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Se o software organiza para os advogados gestores o máximo de informações das áreas gerenciadas, então nada mais natural do que compilar tais dados em documentos acessíveis de forma rápida. Claro!
Por isso, além de automatização da gestão, há um detalhe: o software jurídico gera relatórios. Afinal, para gerenciar, é preciso avaliar. O objetivo, ao emitir relatórios, é ter uma visão ampliada das áreas estratégicas do negócio.
Então, neste artigo, vou falar como fazemos no SAJ ADV para que você emita relatórios incríveis com o software jurídico para clientes e para os demais membros da banca.
Como funciona a geração de relatórios no software jurídico SAJ ADV
Para tirar o melhor proveito do software jurídico e dos relatórios gerenciais, o escritório precisa levar para o sistema a totalidade de suas informações das áreas gerenciadas. Isso engloba dados dos clientes, dos colaboradores, processos, documentos, agenda e até finanças. A completude é essencial. Afinal, se não há dados centralizados, não é possível reuni-los em relatórios, concorda?
Mas então você dirá: são muitos dados. De fato, são mesmo. Por isso, outro diferencial importante que um software jurídico deve apresentar é a capacidade de gerenciar e de filtrar uma grande quantidade de informações.
Então, usando o sistema como um todo, a banca terá subsídios para criar vários tipos de relatórios personalizados. É possível obter relatórios com informações sobre a quantidade de processos por cliente, status do processo, quem são os responsáveis, últimas movimentações processuais, horas apontadas e informações financeiras. Por exemplo, para apresentar um report ao cliente sobre a prestação do serviço jurídico. Nesse caso, um ponto importante é reunir em um documento toda a movimentação processual de um determinado período ou do processo. Isso inclui tarefas realizadas, profissionais empenhados, despesas, entre outras questões que podem ser exemplificadas.
Além de ser uma ferramenta de relacionamento com os clientes do escritório, por facilitar a prestação de contas, os relatórios gerencial ajudam internamente, na gestão de tarefas do escritório. Afinal, fornecem indicações importantes sobre produtividade e eficiência, gastos e processos para o gestor a definir ações.
Então, vamos ver no detalhe que relatórios você pode fazer no SAJ ADV.
1. Processos
O módulo de Processos do SAJ ADV permite gerar diferentes relatórios a partir do preenchimento de dados básicos, como assunto do processo, situação e unidade organizacional. Mas é possível inserir no sistema informações mais relevantes, como o nome dos profissionais responsáveis, os grupos de trabalho, marcadores, pastas físicas e do cliente e dados do processo (judicial ou extrajudicial). É possível ainda incluir informações complementares que podem contribuir para a geração do relatório no futuro.
Com essas informações disponíveis no sistema, o advogado pode customizar a compilação de informações e determinar quais delas serão analisadas e em qual período. Entre os relatórios possíveis neste módulo está a análise de processos por cliente, em que o advogado consegue obter todas as causas de um cliente específico. É possível selecionar um relatório contendo a lista dos processos que estão sem movimentação em um determinado período, inclusive os responsáveis, o grupo de trabalho, a instância onde o processo corre, entre outros envolvidos.
Há também a possibilidade de solicitar ao sistema as informações sobre os bens e garantias atreladas ao processo, que podem ser bens móveis, imóveis, carta fiança, penhor mercantil, depósito judicial e depósito sucursal.
2. Financeiro
O módulo Financeiro do SAJ ADV gera relatórios para verificar o fluxo de caixa, identificar os clientes de maior potencial para o escritório e aqueles que estão inadimplentes.
Além disso, oferece o Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE). Este apresenta informações sobre despesas administrativas e processuais, receitas de reembolsos e honorários, entre outros dados referentes à gestão financeira do escritório e contratos. Também é possível extrair um balanço do fluxo de caixa por ano de exercício, apresentando informações mensais vinculadas à conta bancária do escritório.
Outra funcionalidade é o acesso rápido aos relatórios de contas a pagar e receber. Além da visão geral dos valores, é possível avaliar as contas de uma pessoa específica cadastrada no software jurídico (cliente, colaborador e advogado) ou as contas de uma determinada data.
3. Atendimentos
Neste módulo, os gestores podem obter listas com todos os atendimentos de um determinado cliente ou período. O sistema permite ainda criar filtros por status dos atendimentos, como os que estão pendentes ou em andamento.
Ainda aqui, é possível acessar relatórios de demais envolvidos com o escritório, como fornecedores, outros advogados etc.
4. Atividades
Os relatórios disponíveis no módulo de Atividades do software jurídico SAJ ADV permitem a visualização de todas as tarefas vinculadas a um cliente específico. Neste caso, advogado e cliente têm acesso de forma rápida e precisa à quantidade de atividades vinculadas a um atendimento ou a um processo.
O relatório de tarefas pode ser usado pelo advogado para demonstrar o histórico de serviços executados para um cliente em um determinado período, além de revelar o status das tarefas (em execução, pendente, concluídas com sucesso ou sem sucesso, canceladas), os responsáveis e grupos de trabalho envolvidos.
É possível apresentar essas informações ao cliente durante uma reunião presencial ou mesmo encaminhar por e-mail, já que o relatório pode ser disponibilizado em formato PDF.
O ideal, no entanto, é liberar o acesso do cliente ao software jurídico por meio da área do cliente. Assim, ele tem mais liberdade para acessar as informações que deseja, no momento que quiser. Além disso, consegue ainda realizar o acompanhamento de seu processo sem precisar aguardar por uma reunião presencial ou contato via e-mail.
Além desta, outra opção disponível neste módulo é o relatório de apontamento de horas. Efetuar o controle de horas trabalhadas por meio de um software jurídico é essencial para fazer o acompanhamento do tempo empregado pelos profissionais do escritório em cada uma das atividades realizadas pela banca. Registrar e gerenciar as atividades executadas em projetos pode auxiliar os gestores na hora de determinar os honorários advocatícios. A emissão de relatórios completos pela ferramenta oportuniza a otimização da gestão de escritório de advocacia. Pelo fato de reunir em uma única plataforma essas informações, torna-se possível disponibilizá-las em um planilha com o período, tempo gasto e o tipo de apontamento.
Um sistema para advogados que automatiza muito além dos relatórios
Mesmo usando a tecnologia de um software jurídico para automatizar as atividades da equipe, a fim de tornar a gestão do escritório mais eficaz, todos devem se responsabilizar pelo bom uso do sistema. Assim como por levar para a ferramenta todas as informações necessárias para isso. Quanto maior for a adesão da banca, maior a possibilidade de produzir relatórios você terá. E não só isso, mas também de se beneficiar de todas as outras funcionalidades do sistema.
Para isso, veja o que você precisa para escolher o melhor software jurídico.
Então, que tal fazer um teste gratuito do SAJ ADV para conhecer na prática os benefícios dos relatórios emitidos pelo sistema?