Software jurídico – Como melhor aproveitar o período teste do SAJ ADV

Tempo de leitura: 9 minutos

(Last Updated On: 27 de setembro de 2017)

O SAJ ADV é um software jurídico que integra vários procedimentos presentes no dia a dia do escritório de advocacia, como: o controle financeiro, o gerenciamento dos atendimentos e processos e a leitura de intimações. As funcionalidades desse sistema organizam a rotina de médios e grandes escritórios e também  do advogado individual. Além disso, como o SAJ ADV opera na nuvem e conta com uma interface responsiva, permite que os advogados chequem informações importantes a caminho de reuniões, audiências ou durante viagens de trabalho.

O tempo dedicado à gestão de escritório de advocacia pode ser otimizado com a utilização de um software jurídico. O SAJ ADV oferece um teste gratuito de 15 dias para que a banca possa conhecer as funcionalidades, verificar se elas atendem às suas expectativas e analisar se, de fato, o sistema se adéqua a rotina do escritório. É um momento de grande importância, mas que se torna relativamente simples de ser executado com algumas dicas básicas.

Pensando nisso, no post de hoje, selecionamos algumas orientações para que os gestores do escritório e sua equipe possam aproveitar ao máximo a experiência de utilizar um software jurídico. Confira abaixo!

Como organizar a rotina do escritório para aproveitar todos os benefícios do período de teste de um software jurídico

1º dia

Cadastre as OABs para receber as intimações. O sistema precisa de 48 horas para sincronizar os dados, então, faça esse cadastro já no primeiro dia de testes. Crie os usuários e incentive que toda a equipe do escritório teste o sistema para se familiarizarem com a ferramenta. Esse, inclusive, é um ponto extremamente importante para o sucesso do software jurídico no escritório. A fase inicial da implantação ocorre com a colaboração de diversas áreas e, sendo assim, é essencial que as mesmas participem ativamente do período de testes. Por isso, promova o envolvimento de todos os setores, desde os próprios advogados até os responsáveis pela gestão financeira e secretárias. Para que haja tal engajamento, sugerimos a criação de encontros curtos e periódicos, em que cada um possa colocar as suas percepções sobre o teste, o que foi possível avançar e como o escritório pode se beneficiar com a ferramenta.

Por mais que se trate de um sistema estratégico para o escritório, o período de teste não envolve nenhum planejamento complexo, pelo contrário. Seguindo as orientações apresentadas neste post e ampliando o acesso do teste aos demais colaboradores, será possível obter conclusões valiosas. Se surgir alguma dúvida sobre o cadastro de usuários, você pode assistir a esse vídeo que oferece um passo a passo para ajudar na execução dessa atividade.



Descentralizando e atribuindo tarefas

Ao cadastrar um atendimento, processo ou tarefa, por exemplo, o software jurídico SAJ ADV  permite que eles sejam vinculados a um responsável único ou a um grupo de responsáveis trazendo o benefício de delegar tarefas. Para que isso ocorra de forma correta, configure os grupos de trabalho existentes na banca. O escritório conta com advogados criminalistas e trabalhistas? Crie um grupo de trabalho para cada área, assim apenas as pessoas vinculadas aos processos receberão informações sobre ele. Configure também o nome do escritório e suas filiais se houver.

2º ao 10º dia

Cadastre os processos referentes à carteira de clientes do escritório de advocacia. Esse registro funciona como uma cópia digital do processo físico e nele consta informações, como: o tipo de processo, órgão julgador, instância e o número padrão do CNJ (Conselho Nacional de Justiça).

Ao cadastrar uma nova ação judicial é possível inserir outras informações como: envolvidos, tarefas, pedidos, bens e garantias, apontar horas e fazer lançamentos financeiros. Os envolvidos dizem respeito às partes (autor e réu) e terceiros. As tarefas envolvem os procedimentos ligados ao processo, como a digitalização de documentos ou reuniões; já os pedidos podem ser tanto judiciais, como o pedido de extensão de prazos para o juiz, quanto extrajudiciais quando ocorre acordo entre as partes, por exemplo; os bens e as garantias nada mais são do que os objetos que as pessoas dão como garantia em um processo: carro, casa, carta fiança, entre outros.

O módulo de processos também permite fazer facilmente o apontamento de horas de trabalho dos sócios, advogados e estagiários do escritório, além dos lançamentos financeiros. O módulo financeiro possibilita o controle das movimentações financeiras referentes aos processos: valores depositados em juízo e deferidos ou indeferidos pelo juiz. Assim, o software jurídico SAJ ADV garante que as partes interessadas sejam informadas com precisão do montante vinculado às ações judiciais.

É importante que o membro da equipe responsável pelo cadastro dos processos preencha todas as abas e não apenas os dados básicos. Assim, a gestão do escritório pode usufruir de todos os benefícios que os vários relatórios emitidos pelo software jurídico SAJ ADV podem proporcionar à rotina do escritório. O advogado pode, por exemplo, utilizar o relatório de tarefas para demonstrar o histórico de serviços que o escritório executou para um cliente em um determinado período.

11º ao 15º dia

Teste todos os relatórios que o software jurídico SAJ ADV oferece em relação aos atendimentos, processos, atividades e gestão financeira do escritório. Confira abaixo do que trata cada um deles.

Atendimentos

Gera uma lista com todos os atendimentos de um determinado cliente. O sistema também permite criar filtros por status dos atendimentos: pendentes ou em andamento, por exemplo.

Processos sem movimentação

Lista todos os processos que estão sem movimentação em um determinado período. O tempo de análise do relatório pode ser ajustado pelo cliente. Nele também é possível obter informações sobre os responsáveis pelo processo, o grupo de trabalho, a Justiça, entre outros.

Processo por cliente

Encontra todos os processos de um cliente específico.

Processo em planilha

Exporta as informações dos processos para uma planilha do Excel. O documento gerado contará com dados sobre o status do processo, responsáveis, área do direito, etc.

Bens e garantias do processo

Esse relatório traz todas as informações sobre os bens e garantias atrelados ao processo. A lista permite criar filtros com o tipo de garantias: bens móveis, imóveis, carta fiança, penhor mercantil, depósito judicial e depósito sucursal.

Pedidos por processo

O relatório funciona de forma análoga a lista gerada com informações sobre bens e garantias por processo. No entanto, nesse relatório é possível criar filtros com o status do pedido arquivado, ativo, em grau de recurso, encerrado e suspenso.

Processos ativos, recebidos e arquivados por cliente

o relatório cria um controle de todos os processos ativos que foram recebidos e arquivados no mês. Nele, é possível filtrar por cliente, data de recebimento e data de arquivamento.

Tarefas

Lista as várias tarefas registradas no software jurídico SAJ ADV para um determinado cliente. O relatório conta com informações sobre a situação da tarefa, responsáveis, grupo de trabalho e tipos de tarefas. Esse último dado é diferente no relatório gerado para as tarefas vinculadas a um atendimento e para as tarefas vinculadas a um processo.

Demostrativo de Resultado de Exercício (DRE)

É o demonstrativo mensal dos resultados previstos e realizados em um centro de custo específico. O DRE conta com informações sobre despesas administrativas e processuais, receitas de reembolsos e honorários, entre outros.

Fluxo de caixa

Balanço do fluxo de caixa por ano de exercício. O relatório traz informações mensais e pode ser vinculado à conta bancária.

Contas a pagar e a receber por pessoa

Esse relatório traz informações para qualquer pessoa cadastrada no sistema (cliente, colaborador e advogado). Nele tem informações sobre a forma de pagamento, centro de custo e tipo de contas.

Contas a pagar e receber por dia

software jurídico SAJ ADV emite uma lista de todas as contas para vencer no dia que a pesquisa foi realizada. A pesquisa pode ser filtrada por dia e contas a pagar ou a receber. Esse relatório é essencial para antecipar os gastos em tempo real no escritório.

software jurídico

Você conseguiu enumerar todos os benefícios que o software jurídico SAJ ADV pode levar para o seu escritório? A otimização da rotina ocorre em várias áreas do escritório: financeira, gestão de processos, atendimentos, controle de atividades e tarefas. Diante desse cenário, ressaltamos novamente, é imprescindível que os colaboradores envolvidos nessas atividades participem do período de testes e não apenas o responsável pelo cadastro dos processos. Ao final do teste, você pode reunir a equipe para trocar experiências, percepções e solucionar dúvidas pontuais que possam ter surgido durante o uso do sistema. Assim, existem mais chances de organizar o dia a dia do escritório, automatizar a gestão de prazos e aumentar a transparência com o cliente.

Agora que você conhece nossas sugestões para melhor aproveitar o período de teste do SAJ ADV, coloque-as em prática e não se esqueça de passar por aqui e registrar a sua opinião. Preencha o formulário abaixo com a resposta: o software jurídico deixou a rotina do seu escritório mais produtiva?

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