Software jurídico: como aproveitar melhor o período de teste do SAJ ADV

Tempo de leitura: 10 minutos

O uso de um software jurídico intervém diretamente na rotina do advogado. Maior produtividade, controle dos prazos processuais, segurança na organização do escritório e mais tempo livre para se dedicar à advocacia propriamente dita são os principais resultados disso.

Assim, para tornar a vida mais fácil, o SAJ ADV é composto por funcionalidades que imitam e integram vários procedimentos que estão presentes no dia a dia do escritório de advocacia. É o que acontece com o controle financeiro, com o gerenciamento dos atendimentos e processos e também com a notificação e leitura automática de intimações, por exemplo.

Todos esses recursos, em conjunto, são capazes de assumir para si boa parte das tarefas burocráticas do advogado. E isso é feito por meio da inteligência artificial, que se tornaram um dos principais diferenciais do SAJ ADV.

Além disso, ele também opera seu sistema 100% na nuvem, seguindo a tendência das propostas de facilidade da internet. Isso permite aos advogados, por exemplo, acessar informações importantes do processo a caminho de reuniões ou durante viagens de trabalho. Os dados armazenados no software estão, portanto, disponíveis em qualquer lugar, a qualquer hora.

Ou seja: o tempo dedicado à gestão de escritório de advocacia pode receber uma ajuda valiosa com um software jurídico. Você já pensou em experimentar isso na prática?



O SAJ ADV oferece um teste gratuito de 7 dias para que os advogados possam conhecer as suas funcionalidades e, assim, tirarem suas próprias conclusões. Então, saiba como aproveitar bem esse período e verificar se o sistema está realmente adequado à rotina do escritório.

1º dia de uso do software jurídico

No primeiro dia do período de testes do SAJ ADV, duas coisas são imprescindíveis para que você possa experimentar todas as funcionalidades do software. 

1. Faça o cadastro das OABs

O primeiro passo para conhecer as particulares do sistema é realizar o cadastro da sua OAB e a de todos os integrantes da equipe que irão utilizar o software jurídico durante esse período. 

O cadastro da OAB no sistema serve especialmente para que o alerta das intimações possa ser ativado. Afinal, é a partir desse número que a inteligência artificial do software consegue atuar para localizar e identificar todas as movimentações processuais relacionadas àquela OAB. No entanto, o sistema precisa de 48 horas, no máximo, para sincronizar tais dados. Então, o ideal é que esse cadastro já seja feito no primeiro dia de testes.

Além disso, crie os usuários e incentive toda a equipe a testar e se familiarizar com o sistema. Promova o envolvimento de todos os setores, desde os próprios advogados até os responsáveis pela gestão financeira e secretárias. Se possível, realize encontros curtos e periódicos para que cada um possa colocar as suas percepções sobre a ferramenta, o que foi possível avançar e como o escritório pode se beneficiar com a ferramenta.

Por mais que se trate de um sistema estratégico, o período de teste não envolve nenhum planejamento complexo. Pelo contrário. Seguindo as orientações apresentadas neste post e ampliando o acesso do teste aos demais colaboradores, será possível obter conclusões valiosas.

Se surgir alguma dúvida sobre o cadastro de usuários, esse vídeo oferece um passo a passo para ajudar na execução dessa atividade.

2. Faça o cadastro de tarefas e vincule-as a um responsável

Depois de cadastrar a OAB, o segundo passo é cadastrar as tarefas a serem cumpridas. É o caso, por exemplo, de um atendimento ou de um processo em si. Ao fazer isso, você já poderá vincular tal atividade à determinada pessoa da equipe, ou um grupo de pessoas, que ficará responsável por acompanhá-la e cumpri-la. Este é, portanto, o benefício que o software jurídico oferece de delegar tarefas.

Para que isso ocorra de forma correta, configure os grupos de trabalho existentes no escritório. Existem profissionais criminalistas e trabalhistas, por exemplo? Crie um grupo de trabalho para cada uma dessas áreas. Assim, apenas as pessoas vinculadas aos processos receberão informações sobre ele.

Além disso, configure também o nome do escritório e suas filiais, se houver.

software jurídico

2º ao 6º dia de uso do software jurídico

A partir do segundo dia, cadastre no software jurídico alguns processos referentes à carteira de clientes do escritório de advocacia. Esse registro funciona como uma cópia do processo em si e nele constam todas as informações referentes àquela demanda. É o caso, por exemplo, do tipo de processo, órgão julgador, instância e o número padrão do CNJ, por exemplo.

Além disso, sempre que uma nova ação judicial é cadastrada, o usuário pode reunir os principais dados ligados a ela. E isso envolve, por exemplo:

  • as pessoas envolvidas no processo (o autor, o réu e os terceiros);
  • as tarefas que envolvem os procedimentos ligados à demanda, como a digitalização de documentos ou reuniões;
  • os pedidos, que podem ser tanto judiciais (como o pedido de extensão de prazos para o juiz), quanto extrajudiciais (quando ocorre acordo entre as partes, por exemplo);
  • os bens e objetos que as partes dão como garantia em um processo, como o carro, casa, carta fiança, entre outros;
  • os lançamentos financeiros, que possibilitam o controle das movimentações financeiras referentes aos processos, como valores depositados em juízo e deferidos ou indeferidos pelo juiz, por exemplo;
  • o apontamento de horas que o advogado se dedicou para aquele processo.

Todo esse tipo de informação, quando reunida em um único lugar (no caso, no software jurídico), permite organizar o processo e ajudar o advogado a ter uma visão macro de cada um deles. Além disso, possibilita ao cliente ser informado com precisão do montante vinculado à sua ação judicial.

No entanto, para que essa funcionalidade possa atuar de forma integral, é importante que todas as abas disponíveis sejam preenchidas. Afinal, a maior quantidade de informações reunidas no sistema permite que os relatórios emitidos pelo SAJ ADV possam ser mais completos e fidedignos. Evite, portanto, inserir apenas os dados básicos. 

7º dia de uso do software jurídico

No último dia de teste, quando o usuário já estiver mais familiarizado com o software jurídico, aproveite para experimentar todos os relatórios que o SAJ ADV oferece. São pelo menos 12 modelos diferentes. 



Veja só:

1. Atendimentos

O relatório de atendimentos gera uma lista com todos os atendimentos feitos à determinado cliente. Além da reunião das informações em geral, o sistema também permite criar filtros por status desses atendimentos. Ele mostra, por exemplo, quais estão pendentes ou em andamento.

2. Processos sem movimentação

O relatório dos processos sem movimento lista todas as ações judiciais que estão sem movimentação em determinado período. Esse tempo a ser consultado pode, por exemplo, ser ajustado pelo usuário.

Além disso, o relatório também aponta informações adicionais sobre aquela demanda. É o caso dos responsáveis pelo processo, do grupo de trabalho e da Justiça a que ele está vinculado.

3. Processo por cliente

Esse relatório, feito pelo software jurídico, lista todos os processos relacionados a um cliente específico. Além disso, também é possível informar o status em que ele se encontra, se essa informação for relevante para o conteúdo do relatório.

4. Processo em planilha

Esse documento exporta as informações dos processos para uma planilha do Excel. O documento gerado contará com dados sobre o status do processo, responsáveis, área do direito, entre outros, por exemplo.

5. Bens e garantias do processo

Esse relatório traz todas as informações sobre os bens e garantias que estão atrelados ao processo. A lista ainda permite ao usuário criar filtros com o tipo de garantias:

  • bens móveis;
  • bens imóveis;
  • carta fiança;
  • penhor mercantil;
  • depósito judicial;
  • depósito sucursal.

6. Pedidos por processo

O relatório funciona de forma análoga à lista gerada com informações sobre bens e garantias por processo. No entanto, nesse documento é possível criar filtros com o status do pedido: se ele está arquivado, ativo, em grau de recurso, encerrado ou suspenso.

7. Processos ativos, recebidos e arquivados por cliente

Esse documento, feito pelo software jurídico, cria um controle de todos os processos ativos que foram recebidos e arquivados em determinado mês. As informações disponíveis podem ser filtradas por cliente, data de recebimento e data de arquivamento, por exemplo.

8. Tarefas

O relatório das tateras lista as várias tarefas que foram registradas no SAJ ADV para determinado cliente. O relatório conta com informações sobre a situação da tarefa, responsáveis, grupo de trabalho e tipos de tarefas. Esse último dado é diferente no relatório gerado para as tarefas vinculadas a um atendimento e para as tarefas vinculadas a um processo.

9. Demostrativo de Resultado de Exercício (DRE)

É o demonstrativo mensal dos resultados previstos e realizados em um centro de custo específico. O DRE conta com informações sobre despesas administrativas e processuais, receitas de reembolsos e honorários, por exemplo.

10. Fluxo de caixa

Trata-se de um verdadeiro balanço do fluxo de caixa por ano de exercício do escritório de advocacia. Assim, esse relatório feito pelo software jurídico traz informações mensais, podendo, inclusive, ser vinculado à conta bancária.

11. Contas a pagar e a receber por pessoa

Esse relatório traz informações para qualquer pessoa cadastrada no sistema: o cliente, o colaborador e o advogado, por exemplo. O software jurídico consegue apontar, por exemplo, informações sobre a forma de pagamento, centro de custo e tipo de contas.

12. Contas a pagar e receber por dia

software jurídico SAJ ADV emite uma lista de todas as contas para vencer no dia que a pesquisa foi realizada. Além disso, a pesquisa pode ser filtrada por dia e contas a pagar ou a receber. Esse relatório é essencial para antecipar os gastos em tempo real no escritório.

Avaliação final do software jurídico

Após o período de testes, não deixe para decidir sozinho o que deve ser feito em relação a ele. O ideal é que o advogado reúna a equipe para trocar experiências e percepções e para debater dúvidas pontuais que possam ter surgido durante o uso do sistema. Assim, existem mais chances de organizar o dia a dia do escritório, automatizar a gestão de prazos e aumentar a transparência com o cliente.

Como é possível perceber, o SAJ ADV interfere na otimização de várias áreas do escritório ao mesmo tempo: financeira, gestão de processos, atendimentos, controle de atividades e tarefas. Embora pareça pouco tempo, os 15 dias de teste são suficientes para o advogado conhecer todos esses benefícios e funcionalidades que o software jurídico é capaz de oferecer.

No entanto, para que isso aconteça, é imprescindível que os colaboradores envolvidos nessas atividades participem do período de testes e não apenas o responsável pelo cadastro dos processos.

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