Software jurídico x Planilhas jurídicas – Compare e decida o melhor para você

Tempo de leitura: 6 minutos

Em vários posts, nós já ressaltamos as vantagens de trabalhar com um software jurídico. O que talvez você ainda não tenha visto é como esse software se compara a outra ferramenta muito usada para administrar um escritório de advocacia: as planilhas.

Então, se você quer entender as diferenças entre as duas, está no lugar certo. Nesse post, você vai encontrar um comparativo ponto a ponto. Ao final, você deve ser capaz de decidir qual delas é a ideal para o seu escritório. Vamos começar? Não deixe de conferir nosso post mais completo sobre software jurídico, no qual você encontra absolutamente tudo que precisa saber sobre o assunto.

software jurídico

1- Praticidade para inserir informações

Tanto nas planilhas quanto no software jurídico, é necessário inserir as informações relativas às atividades do seu escritório.

A diferença, então, reside no fato de que o software já está preparado para receber as informações, restando a você e sua equipe apenas o trabalho de inseri-las. Enquanto isso, as planilhas são como uma folha em branco: você precisa definir quais são as informações necessárias para a administração do escritório e como elas vão estar organizadas.

Em outras palavras, no uso das planilhas, é preciso criar seus próprios modelos de registro, um trabalho adicional que geralmente só se aprimora com o tempo. Enquanto isso, o software jurídico traz modelos otimizados para garantir a melhor organização das informações e o advogado somente precisa fazer os registros.

2- Segurança das informações

Uma das particularidades de administrar um escritório de advocacia está no fato de que você e sua equipe estão constantemente lidando com informações sensíveis dos clientes. Portanto, é muito importante contar com uma ferramenta que proteja essas informações.



O nível de segurança oferecido pelas planilhas é limitado. Elas podem ser facilmente acessadas por pessoas com má intenção e um pouco de conhecimento de informática. Enquanto isso, o software jurídico oferece proteções mais sofisticadas, com senhas para login e, também, limite de acesso de cada usuário às informações registradas. Assim, cada um só pode ver aquilo que é liberado pelo administrador.

3- Centralização do controle

Quando você utiliza planilhas para a administrar o escritório de advocacia, precisa de várias delas, voltadas a diferentes assuntos: controle financeiro, controle de atendimento aos clientes, controle dos processos judiciais, e assim por diante. Isso sem falar daquilo que não é possível fazer com uma planilha, como criar uma agenda de tarefas e compromissos, e que, portanto, vai exigir outro tipo de ferramenta.

O software para gestão do escritório de advocacia, por outro lado, centraliza o controle de todos esses assuntos em um mesmo lugar. E o ERP jurídico certo pode trazer funcionalidades extremamente variadas, que vão muito além do mero registro de informações. Alguns exemplos: uma agenda para advogado integrada para que você nunca perca datas importantes, ou modelos de peças processuais e documentações.

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A centralização que o software jurídico oferece garante maior praticidade e organização na gestão do seu escritório. Outro benefício importante é que ela também facilita a comunicação com os clientes, já que você não corre o risco de deixar passar informações importantes que estão espalhadas em diferentes lugares.

4- Geração de relatórios

Planilhas, assim como o software jurídico, podem gerar relatórios a partir da informação registrada. No entanto, para isso, é necessário saber como trabalhar com o programa; por exemplo, como criar funções ou formatar gráficos.

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Enquanto isso, o software jurídico não exige nenhum conhecimento específico pois, graças a sua interface intuitiva e amigável ao usuário, qualquer um pode gerar relatórios personalizados com apenas alguns cliques do mouse.

5- Implementação

Em termos de implementação, há duas fases distintas que precisam ser consideradas: a fase da aquisição da ferramenta e a fase de sua incorporação, propriamente dita, ao fluxo de trabalho do escritório de advocacia.

5.1- A fase da aquisição

A aquisição do software de planilhas não requer alto investimento, pois existem até mesmo alternativas gratuitas. Além disso, como as opções disponíveis não diferem muito entre si, não é necessário um processo de escolha realmente criterioso.

Enquanto isso, a aquisição do software jurídico demanda um investimento mais significativo e, além disso, você precisa analisar bem todas as alternativas, já que elas diferem em termos de funcionalidades, de suporte, de preços.

5.2- A fase da incorporação ao fluxo de trabalho

A incorporação das planilhas ao fluxo de trabalho parece ser mais simples porque a maioria das pessoas já teve contato com elas. Porém, se você for usá-las para administrar o escritório de advocacia, conhecer as funções essenciais não será suficiente; então, acaba sendo necessário garantir que todos recebam treinamento para usar as funções mais avançadas das planilhas.

Para completar, não existe suporte nesse processo de incorporação, de maneira que tudo é feito por tentativa e erro. Por exemplo, você cria um modelo de planilha para realizar o controle de prazos processuais e testa por algum tempo. A partir dos resultados obtidos, você faz alterações no modelo, buscando otimizá-lo.

Enquanto isso, a incorporação do software jurídico parece mais complexa, mas não precisa ser. Tudo depende de encontrar uma empresa fornecedora que possa ajudar no processo, garantindo uma transição suave e bem sucedida nas rotinas de trabalho do escritório.

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A conclusão que esse comparativo traz é de que o investimento e o esforço de implementação de um software jurídico valem a pena, tendo em vista as vantagens que ele apresenta em relação ao uso das planilhas.

Esses benefícios ficam ainda mais visíveis em longo prazo. Ao longo do tempo, as planilhas ficariam cada vem mais complexas e volumosas, criando dificuldades adicionais para a organização e manipulação das informações. Enquanto isso, o software jurídico acompanha o crescimento do seu escritório e o aumento no número de processos, sem perder a praticidade.

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