Software jurídico x Planilhas jurídicas – Compare e decida o melhor para você

Dicas de como escolher entre um software jurídico e uma planilha jurídica

Em vários posts, nós já ressaltamos as vantagens de trabalhar com um software jurídico. O que talvez você ainda não tenha visto é como esse software se compara a outra ferramenta muito usada para administrar um escritório de advocacia: as planilhas jurídicas.

Então, se você quer entender as diferenças entre as duas, está no lugar certo. Nesse post, você vai encontrar um comparativo ponto a ponto. Claro, tudo depende das necessidades do seu escritório de advocacia. Mas ao final, você deve ser capaz de decidir qual delas é a ideal para o seu escritório. Vamos começar?

software jurídico

1. Praticidade para inserir informações em um software jurídico

A verdade é que ambas as opções, planilhas ou software jurídico, não se alimentam sozinhas. Assim, é necessário inserir as informações relativas às atividades do seu escritório. Há, contudo, um elemento que faz a diferença no final do processo.

A diferença reside, então, no fato de que o software jurídico já está preparado para receber as informações. Dessa forma, resta a você e sua equipe apenas o trabalho de inseri-las. Enquanto isso, as planilhas são como uma folha em branco. Você precisa definir quais são as informações necessárias para a administração do escritório e como elas vão estar organizadas. Ou seja, preparar abas, linhas e colunas que serão preenchidas por você.

Em outras palavras, no uso das planilhas, é preciso criar seus próprios modelos de registro. É, portanto, um trabalho adicional que geralmente só se aprimora com o tempo. Enquanto isso, o software jurídico traz modelos otimizados para garantir a melhor organização das informações e o advogado somente precisa fazer os registros.

Ademais, uma vez que os dados sejam preenchidos no software jurídico, é prático fazer a relação com funcionalidades diferentes. Por exemplo, um cliente cadastrado na parte de processo já estará cadastrado para as funcionalidades de controle financeiro. Numa planilha, contudo, a alimentação é manual. E muitas vezes, será necessário manter mais de uma planilha, cada uma com uma função diversa. Assim, os dados dificilmente será automatizados e correlacionados, o que, além de gerar trabalho extra, pode culminar em perda de informações.



2. Segurança das informações

Uma das particularidades de fazer a gestão de um escritório de advocacia está no fato de que você e sua equipe estão constantemente lidando com informações sensíveis dos clientes. Portanto, é muito importante contar com uma ferramenta que proteja essas informações. E isto seja em relação à perda de informações ou ao vazamento delas.

O nível de segurança oferecido pelas planilhas é limitado. Elas podem ser facilmente acessadas por pessoas com má intenção e um pouco de conhecimento de informática. Enquanto isso, o software jurídico oferece proteções mais sofisticadas.

Além de trabalhar com senhas para login e tecnologia preparada para segurança da informação, tem limite de acesso às informações registradas. Assim, cada usuário só pode ver aquilo que é liberado pelo administrador. Exemplificando: se a pessoa possui um perfil de estagiário, não poderá acessar informações financeiras se o administrador não autorizar.

3. Centralização do controle

Quando você utiliza planilhas para a administrar o escritório de advocacia, precisa de várias delas, voltadas a diferentes assuntos: controle financeiro, controle de atendimento aos clientes, controle dos processos judiciais, e assim por diante. Isso sem falar daquilo que não é possível fazer com uma planilha, como criar uma agenda de tarefas e compromissos, e que, portanto, vai exigir outro tipo de ferramenta, como a Google Agenda.

Como mencionado antes, então, além do trabalho extra de alimentar todos esse meios – imagine abrir planilha por planilha a cada vez que se faz um atendimento -, existe o risco de que informações se percam. Por exemplo, há uma intimação para audiência, você cadastra no controle de processos, mas esquece de cadastrar na agenda. Isto por gerar um prejuízo enorme para o advogado.

O software para gestão do escritório de advocacia, por outro lado, centraliza o controle de todos esses assuntos em um mesmo lugar. E o ERP jurídico certo pode trazer funcionalidades extremamente variadas, que vão muito além do mero registro de informações. Alguns exemplos: uma agenda para advogado integrada para que você nunca perca datas importantes, ou modelos de peças processuais e documentações.

A centralização que o software jurídico oferece garante maior praticidade e organização na gestão do seu escritório. Outro benefício importante é que ela também facilita a comunicação com os clientes, já que você não corre o risco de deixar passar informações importantes que estão espalhadas em diferentes lugares. Ademais, um software jurídico como SAJ ADV oferece uma área do cliente, em que eles pode acessar dados do processo especificados pelo administrador.

4. Geração de relatórios

Planilhas, assim como o software jurídico, podem gerar relatórios a partir da informação registrada. No entanto, para isso, é necessário saber como trabalhar com o programa; por exemplo, como criar funções ou formatar gráficos. Ou seja, é preciso ter conhecimento além do básico em planilhas Excel ou planilhas do Google.

Enquanto isso, o software jurídico não exige nenhum conhecimento específico pois, graças a sua interface intuitiva e amigável ao usuário, qualquer um pode gerar relatórios personalizados com apenas alguns cliques do mouse. Dessa forma, é simples extrair relatórios sobre os processos, os clientes e as finanças do escritório de advocacia.

5. Implementação do software jurídico x implementação de planilhas

Viu as diferenças entre uma planilha e um software, mas tem medo de como é o processo de implementação? Em termos de implementação de um software jurídico ou de uma planilha, então, há duas fases distintas que precisam ser consideradas:

  1. a fase da aquisição da ferramenta; e
  2. a fase de sua incorporação, propriamente dita, ao fluxo de trabalho do escritório de advocacia.

5.1 A fase da aquisição

A aquisição do software de planilhas não requer alto investimento, pois existem até mesmo alternativas gratuitas. Criando uma conta Google ou Otlook, é possível ter acesso, por exemplo, às planilhas, ainda que não possuam todas as funcionalidades das versões pagas. Além disso, como as opções disponíveis não diferem muito entre si, não é necessário um processo de escolha realmente criterioso.

Enquanto isso, a aquisição do software jurídico demanda um investimento mais significativo. Além disso, você precisa analisar bem todas as alternativas, já que elas diferem em termos de funcionalidades, de suporte, de preços. Isto não significa, no entanto, que o investimento não seja válido. Os resultados obtidos com o investimento em um software jurídico, em geral, superam o custo de implementação. No caso do SAJ ADV, por exemplo, constatou-se em pesquisa com usuários que o retorno após a implementação é, em média, de 589 reais mensais por colaborador, o que já supera o custo médio do software.

5.2 A fase da incorporação ao fluxo de trabalho

A incorporação das planilhas ao fluxo de trabalho parece ser mais simples, porque a maioria das pessoas já teve contato com elas. Então, é algo com o que já estão acostumadas, os que não significa que seja realmente mais simples. Contudo, se você for usá-las para administrar o escritório de advocacia, conhecer as funções essenciais não será suficiente. Pense, por exemplo, no que foi falado sobre a geração de relatórios. Então, acaba sendo necessário garantir que todos recebam treinamento para usar as funções mais avançadas das planilhas.

Para completar, não existe suporte nesse processo de incorporação. Dessa maneira, tudo é feito por tentativa e erro. Por exemplo, você cria um modelo de planilha para realizar o controle de prazos processuais e testa por algum tempo. A partir dos resultados obtidos, você faz alterações no modelo, buscando otimizá-lo.

Enquanto isso, a incorporação do software jurídico parece mais complexa, mas não precisa ser. Tudo depende de encontrar uma empresa fornecedora que possa ajudar no processo, garantindo uma transição suave e bem sucedida nas rotinas de trabalho do escritório. Há, por exemplo, serviços especializados de implementação, em que existe uma pessoa da empresa dedicada a auxiliar o usuário no processo. Ademais, pode haver uma equipe de suporte preparada para responder a todas as dúvidas em tempo hábil e sem dificuldades.

6. Conclusões: planilha ou software jurídico

A conclusão que esse comparativo traz é de que o investimento e o esforço de implementação de um software jurídico valem a pena, tendo em vista as vantagens que ele apresenta em relação ao uso das planilhas.

Esses benefícios ficam ainda mais visíveis em longo prazo. Ao longo do tempo, as planilhas ficariam cada vem mais complexas e volumosas, criando dificuldades adicionais para a organização e manipulação das informações. Enquanto isso, o software jurídico acompanha o crescimento do seu escritório e o aumento no número de processos, sem perder a praticidade.

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