Software Jurídico – Absolutamente TUDO que você precisa

Hoje o SAJ ADV possui dezenas de conteúdos com foco em Software Jurídico. Dos motivos pelos quais você precisa ter essa solução, ao engajamento de equipe, passando pelas principais funcionalidades, nosso objetivo com esse material é reunir TUDO que você precisa saber sobre um software jurídico.

Antes mesmo de contratar, você precisa entender o momento pelo qual seu escritório de advocacia está passando. Você já parou para pensar quais são suas principais dores, dificuldades e desafios? E quais são as oportunidades que você podem estar perdendo por conta de uma má gestão, seja de processos, financeiro ou de atendimentos? A boa notícia é que o melhor software para advogados do mercado pode te ajudar em todas essas questões.

5 sinais de que seu escritório precisa de um software jurídico

1. Fluxo de caixa instável

Um dos principais erros dos jovens advogados é não separar as finanças pessoais da gestão financeira do escritório de advocacia. Depois de superado esse desafio, a próxima boa prática é montar um fluxo de caixa para o escritório. Mas se um mês o escritório está no vermelho e no outro tem um grande rendimento e, mesmo assim, não existe um fluxo de caixa favorável, talvez você tenha perdido o controle das receitas e despesas de seu negócio. Um software jurídico como o SAJ ADV, por exemplo, contribui para o controle e acompanhamento das contas a pagar e receber, gerencia os reembolsos e ainda emite relatórios de fluxo de caixa anual, DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) e Contas a Pagar e Receber por Período.

2. Aumento na carteira de clientes

O SAJ ADV conta com uma área do cliente em que é possível liberar o acesso para que as pessoas que têm processos no escritório possam acompanhar o andamento dos autos. Lá, estão disponíveis para consultas: o histórico do atendimento, envio de documentos, entre outros. Assim, além de ampliar a transparência, um software jurídico consegue organizar e absorver uma carteira de clientes maior.

3. Atividades burocráticas

Se o escritório de advocacia segmentou as várias áreas existentes em um negócio jurídico como se fosse uma empresa (financeiro, administrativo, pessoal, entre outros), ele já está no caminho certo para a modernização da sua estrutura. Mas como anda a distribuição das atividades entre os colaboradores? Existem muitas pessoas atuando no mesmo processo? Um advogado só consegue ler a peça quando o outro termina? É possível compartilhar documentos entre os colaboradores?

Se cada etapa de uma atividade precisar passar por várias mãos e ter muitas aprovações talvez esteja na hora de contratar um software jurídico. O SAJ ADV permite que os atendimentos sejam realizados de forma mais prática, pois possibilita a organização das atividades por grupos de trabalho facilitando a delegação de tarefas, o compartilhamento de aquivos,  o apontamento das horas trabalhadas, a prioridade dos processos em atendimento, entre outras facilidades.



4. Dificuldade em encontrar informações dos processos

Se você precisa de muito tempo para levantar informações para comparecer a uma reunião com o cliente, com certeza o seu escritório precisa de um software jurídico.  Com o SAJ ADV é possível registrar as reuniões e todas as  atividades realizadas em um atendimento ou processo.  ainda permite  a organização  de valores depositados em juízo, as quantias deferidas e indeferidas pelo juiz e todos os andamentos processuais. Essas informações ficam registradas na nuvem, o que possibilita o acesso há qualquer momento, inclusive pelo cliente do escritório.

5. Falta de produtividade

Já mostramos no blog do SAJ ADV como a organização pessoal gera mais produtividade nos escritórios. Mas, como os colaboradores podem ser mais produtivos se os procedimentos não são organizados, se falta a padronização de metodologias  ou se existe um volume de trabalho muito grande para prazos apertados? Um software jurídico como o SAJ ADV aumenta a produtividade dos advogados do seu escritório, já que as funcionalidades foram desenvolvidas com base nas necessidades e procedimentos adotados por escritórios de advocacia. Como o gestor possui uma visão geral do sistema, ele também pode acompanhar o trabalho da equipe e organizar as prioridades.

O que o melhor software jurídico deve oferecer aos advogados?

Gerenciamento de processos e trabalho em equipe

Certamente uma das funcionalidades dos softwares jurídicos que mais chama a atenção dos advogados é o gerenciamento de processos. Justamente por isso, hoje já existem no mercado diferentes ferramentas que possibilitam automatizar o acompanhamento processual.

Porém, ser apenas notificado de publicações e intimado para a apresentação de peças processuais são atividades que não bastam no dia a dia de muitos escritórios. É preciso que o melhor software jurídico ofereça ainda mais ao profissional.

Hoje, para a maioria, o gerenciamento de processos é feito em equipe. Ou seja, se o software não permite que as atividades processuais sejam delegadas ou direcionadas para os membros de uma equipe, ele já não atende mais as necessidades do escritório.

Em razão disso e de conhecer as necessidades de seus clientes, uma das funcionalidades da “Central de Captura Processual” do SAJ ADV é justamente permitir que determinadas tarefas, como o comparecimento a reuniões ou audiências, por exemplo, sejam direcionadas aos membros da equipe. Isso possibilita mais engajamento e melhora a produtividade, garantindo eficiência aos serviços prestados como um todo.

Atenção ao cliente e transparência na prestação de serviços

Todo advogado sabe que, para prestar serviços jurídicos com qualidade, mais do que conhecimento e técnica no Direito, é preciso oferecer um bom atendimento ao cliente. No entanto, atender clientes não é algo simples e leva tempo. Portanto, algumas informações básicas que são de interesse da sua clientela podem ser enviadas automaticamente, sem que para isso, o advogado precise perder um tempo precioso explicando dados simples ao seu cliente.

No SAJ ADV todo o gerenciamento de processos pode ser integrado com a área do cliente. Isso significa que todas as informações relevantes e dados do processo são compartilhados com o cliente de forma automática, possibilitando uma prestação de serviços eficiente e, ao mesmo tempo, transparente. Ao ser notificado de forma regular sobre o andamento de seus processos, os clientes se sentem confiantes com os serviços jurídicos prestados e sabem que os advogados estão trabalhando pelos seus interesses, mesmo que não liguem para falar isso.

Armazenamento de dados na nuvem

Uma das grandes vantagens em contratar um software jurídico que opera na nuvem é a possibilidade de armazenar uma grande quantidade de dados em um único sistema. Com isso, o escritório consegue garantir a segurança das informações. Mas é importante contratar um software jurídico, com forte controle de acesso e que promova backups constantes do banco de dados do escritório. Dessa forma, é possível armazenar e gerenciar todas as informações de maneira precisa.

Outro ponto que evidencia a importância de adotar um software jurídico na nuvem é a viabilidade de os profissionais acessarem remotamente documentos e dados armazenados no sistema por meio de dispositivos móveis conectados à internet, como smartphones e tablets. Diante da rotina de um advogado, é imprescindível contar com um software jurídico que o auxilia em todas as suas atividades, mesmo estando fora do escritório.

Além disso, ao armazenar os dados utilizando um software jurídico na nuvem, o gestor passa a ter mais controle das informações de todos os setores do escritório de advocacia em apenas alguns cliques. A computação em nuvem também facilita o acompanhamento das atividades e a execução dos procedimentos de gestão de escritórios, que passam a ser realizados com mais agilidade e eficiência.

Isso porque com os dados e informações reunidos em uma única plataforma, o escritório consegue criar um banco de dados interconectado com todas áreas da banca, facilitando o armazenamento e coleta de informações. Com o banco de dados automatizado, os colaboradores passam a acessar as informações necessárias muito mais rápido e de qualquer lugar.

Benefícios de incluir na rotina do seu escritório de advocacia um software jurídico que opera na nuvem

A facilidade para a implementação do software jurídico SAJ ADV é um diferencial que a solução oferece aos escritórios de advocacia. Na contratação do sistema, a Softplan disponibiliza uma equipe de profissionais para auxiliar os advogados  a incluírem o sistema em sua rotina de trabalho, mostrando os benefícios e ganhos do uso na prática. As primeiras ações são desempenhadas pela equipe de Implementation Success e acontecem logo após a contratação do sistema.

Listamos a seguir outros benefícios de incluir na rotina do seu escritório de advocacia um software jurídico que opera na nuvem:

Economia de espaço físico e redução com custos em materiais de escritório

Por conta de os documentos do escritório estarem digitalizados e armazenados em um software que opera na nuvem, os profissionais podem criar e editar documentos online. Um dos maiores benefícios dessa prática é a redução do espaço utilizado para guardar essas informações em pastas físicas. Além disso, pelo fato de operar na nuvem, não é necessário investimento em servidores e profissionais especializados.

Assim, apesar de ter uma sede física, as atividades do escritório passam a ser realizadas de forma virtual. Após a contratação do software jurídico SAJ ADV, o escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), digitalizou todos os processos do escritório e os incluiu no sistema. Dessa forma conseguiu eliminar a sala de arquivos físicos para ficar com apenas dois gaveteiros.

Unificação e integração das informações de diferentes áreas do escritório

Um software jurídico na nuvem, como o SAJ ADV, possui diferentes módulos para que os gestores e profissionais consigam gerenciar e ter um controle maior das finanças, atendimentos, processos e atividades realizadas pelo escritório a seus clientes e parceiros estratégicos. Com as informações disponíveis em formato digital, a gestão da banca passa a se tornar integrada, tanto entre os próprios profissionais, como também deles com os clientes. Isso torna possível o compartilhamento de arquivos e informações processuais com mais agilidade e eficiência.

Aumento da produtividade

A falta de padronização dos procedimentos internos e a desorganização das informações impacta diretamente na produtividade dos profissionais. Geralmente, os escritórios que ainda não utilizam o software jurídico em sua totalidade, fazendo o controle manual de muitas atividades, acabam perdendo prazos importantes e deixam de atuar de forma mais estratégica e profissional.

Contratei um software jurídico, quais os próximos passos?

Mesmo com a facilidade da importação de dados, é preciso reservar algum tempo para organizar o software jurídico. Ainda que o seu escritório não tenha muitos usuários ou que você trabalhe sozinho, é possível alimentar o sistema com as informações importantes para a rotina da banca.

Dica 1

Cadastre os processos conforme for trabalhando neles. A mesma sugestão vale para as pessoas. Você pode fazer os cadastros a cada atendimento ou quando for trabalhar em algum processo de um cliente que ainda não está no sistema.

Foi dessa forma que o escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), inseriu os dados de seus arquivos físicos no SAJ ADV. “Quando fizemos a migração de sistema, não tínhamos muitas pessoas no escritório para ajudar a alimentar o software. Então, inserimos as informações aos poucos. Mesmo assim, conseguimos eliminar nosso arquivo de pastas físicas em pouco tempo. Das 600 pastas, ficamos só com dois gaveteiros”, conta Érica Errico, sócia do escritório.

Dica 2

Cadastre os processos a partir das intimações que chegam no sistema. É possível fazer a captura de intimações a partir do número de inscrição da OAB do advogado. Depois de dois dias úteis, as intimações começam a chegar no SAJ ADV e você pode aproveitar para cadastrar os processos referentes a elas.

Dica 3

Você ainda pode fazer o cadastro de processos por meio da Central de Captura Processual. Foi desta maneira que a equipe do Jaime da Veiga Advocacia, de Itajaí (SC), inseriu as informações no SAJ ADV no momento da migração do sistema. O usuário precisa apenas informar o número do processo no software para que os dados sejam armazenados automaticamente. Como o escritório tem um grande números de processos, a equipe decidiu fazer uma força-tarefa.

“Reservamos um sábado para que todos trabalhassem juntos cadastrando processos no sistema. Inclusive, foi um bom momento para aproveitar e fazer uma limpeza nos arquivos antigos do escritório. Isso nos ajudou a deixar o sistema com dados bem atualizados”, conta a gerente administrativa-financeira do escritório, Solange Schaatt da Veiga.

No caso do escritório Jaime da Veiga, foi possível cadastrar 2.218 processos no primeiro mês com o SAJ ADV. Isso representa 74% do total de processos do escritório. Em bancas com um arquivo de processos menor, uma força-tarefa certamente fará com que a migração esteja completa em poucos dias.

Mesmo com o dia a dia atarefada do escritório de advocacia, é possível adequar as atividades para alimentar o software jurídico. Até porque um sistema rico em informações é capaz de automatizar a rotina do escritório e proporcionar tempo extra aos funcionários. Esse tempo a mais poderá ser destinado a atividades mais nobres, como clientes novos e melhores fundamentações de petições.

Implementar pode ser seu grande desafio. Separamos as 5 fases da implementação de um software jurídico:

Mesmo que o sistema seja intuitivo, aprender a usá-lo sozinho leva um certo tempo. Dependendo a demanda nos escritórios, pode-se levar de três a seis meses para que os funcionários aprendam a usar um módulo completo do SAJ ADV. Com a implementação do software jurídico, é possível iniciar a gestão de seus processos ou de suas tarefas em uma semana. O SAJ ADV conta com um setor de Implementation Success, com funcionários especializados no sistema e capacitados para ajudar os novos usuários a entenderem o software.

Esta fase de implementação do software jurídico vai fazer com que os usuários do sistema aprendam suas funcionalidades com clareza, economizem tempo e aumentem sua produtividade, focando em suas metas, o mais rápido possível.

1. Módulo de Gestão

O módulo de Gestão permite o cadastro de todos os clientes do escritórios. Também é nesta parte do sistema que você vai registrar as outras partes envolvidas nos processos e até fornecedores. Toda pessoa que tiver qualquer tipo de relação com o escritório deve ser cadastrada neste módulo. Isso é importante para que você possa relacionar os dados corretamente quando criar atendimentos ou relatórios, por exemplo. Sempre que você precisar encontrar os registros de atendimento de uma pessoa cadastrada no sistema, basta digitar o nome dela no campo de busca dentro do módulo de Gestão. Os processos que estão vinculados a esta pessoa também vão aparecer e o advogado poderá informar o cliente sobre os andamentos com muito mais agilidade.

O SAJ ADV tem uma funcionalidade que permite fazer a migração de dados por meio de um modelo de planilha. Você pode inserir as informações das pessoas cadastradas na banca no documento e fazer o upload no sistema durante a fase de implementação do software jurídico. O SAJ ADV vai fazer a migração dos dados automaticamente para o sistema.

No módulo de Gestão, você ainda cadastra atendimentos. É uma área do sistema onde você pode anotar todas as informações de uma reunião com um cliente ou com alguma parte envolvida no processo. Os dados são vinculados àquela pessoa com a qual você conversou e ficam armazenados no sistema. É uma maneira segura e organizada de fazer a gestão dos atendimentos no escritório.

2. Módulo de Atividades

O módulo de Atividades proporciona a criação de tarefas para os usuários do sistema. Elas são relacionadas a um processo ou a um atendimento, como fazer uma petição ou anexar documentos, por exemplo. Ainda é possível criar tarefas para outros usuários. Eles serão notificados pelo sistema sempre que houver uma nova tarefa ou algo pendente.

As tarefas ficam visíveis no Painel de Tarefas, dentro do módulo. Lá, é possível visualizar as tarefas de cada usuário, as tarefas criadas (mesmo as destinadas a outras pessoas), e as tarefas que devem ser executadas na semana. As tarefas do dia ficam disponíveis no Painel de Controle, o calendário que aparece logo na tela principal do SAJ ADV.

Você também deveria ler:  Gestão de pessoas em um escritório de advocacia

É no calendário que você pode cadastrar seus compromissos. Ele é sua agenda digital. Inclusive, você pode criar o seu compromisso e inserir um outro usuário do escritório. Isso pode ajudar nos casos de reuniões ou audiência, por exemplo. Esta forma de visualização favorece a produtividade dos usuários, já que facilita o controle dos prazos. Se você usa agenda pessoal em outras plataformas, é possível integrar o calendário do SAJ ADV logo no início da implementação do software jurídico.

3. Módulo de Processos

Este é o módulo onde você vai cadastrar os processos do seu escritório. Assim como no módulo de Gestão, você pode usar uma planilha modelo para migrar os dados de processos. Também é possível cadastrar os processos com a Central de Captura Processual. A partir do número do processo, o sistema atualiza as movimentações automaticamente, desde que o trâmite processual esteja ocorrendo em um Tribunal integrado ao SAJ ADV. Quando você estiver cadastrando o processo, deve escolher a periodicidade que o sistema fará as atualizações: diária, semanal ou mensal.

Outra forma de inserir os processos no sistema é por meio da Captura de Intimações. Com o número da OAB, o advogado passa a receber pelo SAJ ADV todas as suas intimações. Os processos que ainda não estiverem no sistema, podem ser cadastrados a partir delas. O cadastro de processos é um dos primeiros passos da implementação do software jurídico.

4. Módulo Financeiro

No módulo Financeiro, você pode fazer toda a gestão das finanças do escritório. Isso inclui as despesas fixas para manter a banca (aluguel, pagamento de salários, etc) e os honorários previstos. Além de registrar todas as despesas e as receitas, você tem opções de relatórios. Eles são importantes para que você tenha uma visão ampliada na saúde financeira do escritório.

Manter o módulo financeiro atualizado permite aos gestores um melhor planejamento das metas da banca. É possível, inclusive, traçar planos anuais que vão ajudar na produtividade de todos na equipe.

5. Módulo de Documentos e Configurações do Sistema

SAJ ADV permite que os usuários deixem disponíveis no sistema seus modelos de documentos. Isso é positivo para todos os usuários, que passam a ter referências dentro da própria equipe. Esta prática também favorece o escritório a padronizar suas petições, por exemplo. Dentro deste módulo, ainda há a Base de Conhecimento, um espaço onde estão disponíveis legislações para consulta.

Nesta etapa da implementação do software jurídico, o usuário também conhece as Configurações do Sistema. Normalmente, são os gestores e os usuários-chave que têm acesso a mais funcionalidades de configuração. São estes usuários que vão criar os acessos às outras pessoas do escritório e definir as permissões que elas terão para acessar o sistema. Também é nas Configurações do Sistema que você pode criar Campos Personalizados e novos tipos de tarefas para a equipe.

Fase de implementação do software jurídico garante mais produtividade ao escritório

Quando os usuários passam pelas fases de implementação do software jurídico, conseguem definir suas metas de produtividade de forma mais clara. É possível escolher quais módulo do sistema são prioridade num primeiro momento. Com a ajuda do Implementation Success, a equipe do escritório vai fazer a transição muito mais rápido e muito mais tranquilamente. Desta forma, ainda será possível ver os resultados positivos a longo prazo.

Software JurídicoA importância do engajamento da equipe no uso de um software jurídico

O engajamento da equipe é fundamental para garantir o sucesso da modernização da gestão do escritório de advocacia. Por isso, qualquer mudança que irá impactar diretamente na forma como são conduzidos e prestados os serviços jurídicos do escritório precisam ser discutidos com os profissionais para que o escritório opte por um software jurídico que atenda às necessidades de toda a banca, contribuindo na usabilidade do sistema.

Implementar um software jurídico que seja capaz de automatizar a gestão do escritório de advocacia, integrando diferentes áreas e setores, é uma tarefa complexa. O sistema contratado deverá servir para organização e automatização dos processos, dos atendimentos e dos procedimentos de rotina dos profissionais.

Mas para tornar a gestão automatizada, é importante manter organizadas as informações na ferramenta. Em pouco tempo, o escritório já conseguirá perceber a economia de tempo dos profissionais, principalmente nas atividades operacionais. Mas, para que isso seja uma realidade também no seu escritório de advocacia, será preciso exigir que os profissionais reaprendam a executar certos procedimentos e atividades utilizando o software jurídico.

A melhor forma de convencer os profissionais do escritório a adotarem um software jurídico no dia a dia é demonstrar os benefícios que o sistema pode oferecer tanto para a banca quanto para toda a equipe.

Com um sistema capaz de automatizar as atividades mais burocráticas, os funcionários passam a ter mais tempo para realizar funções mais nobres, como a causa dos clientes. Com o tempo de todos mais organizado, os serviços jurídicos podem ser executados com muito mais qualidade. Isso se reverte em mais credibilidade para o escritório e, consequentemente, aumentam as chances de prospectar mais clientes.

No caso do escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), a otimização do tempo a partir do SAJ ADV causou uma transformação na equipe. A banca eliminou uma sala de arquivos físicos e ficou apenas com dois gaveteiros. Antes, com as pastas físicas, a equipe perdia muito tempo organizando documentos e precisava reservar grande parte do orçamento do escritório para imprimir cerca de 8 mil páginas por mês. “Agora, os estagiários conseguem ajudar os advogados nas atividades mais específicas da área jurídica. É muito mais produtivo para todos”, avalia Érica Errico, uma das sócias do escritório.

Resultados obtidos por escritórios de advocacia que implementaram corretamente um software jurídico

Ao engajar a equipe na utilização do software jurídico, toda a gestão do escritório de advocacia passa a ser organizada e automatizada pelo sistema. Isso possibilita ganhos significativos em produtividade, economia de recursos e competitividade.

A Rambo Advocacia e Consultoria, de Florianópolis (SC), conseguiu quintuplicar a quantidade de processos com a ajuda do software jurídico SAJ ADV. O advogado Rodrigo Andrade Rambo relata que desde o início de sua carreira, ainda como estagiário, percebeu que os profissionais precisavam de um sistema mais eficaz para gerenciar o trabalho de rotina nos escritórios. Essa percepção fez com que ele buscasse por um software jurídico capaz de integrar todas as informações relevantes para desenvolver o trabalho de gestão do escritório.

Ao optar pela implementação do SAJ ADV, o uso de planilhas avulsas para o controle e para a execução do serviço não foi mais necessário. Isso ajudou a prevenir perda ou falha na troca de informações entre setores e profissionais do escritório. Com a automatização, em oito meses de uso do sistema, o escritório passou de 25 processos para 147.

Desperte o senso de urgência

Para que o escritório conquiste resultados satisfatórios com a implementação do software jurídico, é importante levar em consideração o que os profissionais avaliam ser essencial para realizar seu trabalho por meio da ferramenta. Assim, quando as funcionalidades atendem às expectativas de toda a banca, a implementação do sistema se torna mais simples. Envolver a equipe na fase de testes dos sistemas em que o escritório está interessado é o primeiro passo.

Há cerca de dois anos, o advogado Leonardo Ferrareze, de São José do Rio Preto (SP)  testou o SAJ ADV e logo notou que o sistema se adequava perfeitamente às necessidades do escritório. Em apenas dois meses de uso do software jurídico, o escritório conseguiu alcançar resultados positivos.

“Tive acesso ao software ainda na fase de testes e logo notei que poderia medir meus resultados de forma muito produtiva, algo que não conseguia fazer até então. Por isso, passei a usar o sistema em abril deste ano. Notei que reduzi minha carga de trabalho e aumentei minha clientela”, diz Ferrareze.

Facilidade para implementação do software jurídico é o diferencial do SAJ ADV

Leonardo Ferrareze destaca  que o engajamento da equipe foi primordial para conseguir explorar da melhor forma todas as funcionalidades disponíveis no software jurídico SAJ ADV.

“Começamos a usar regularmente o sistema e a usar todas as ferramentas disponíveis nele”, argumenta Ferrareze.

Atualmente, o escritório possui 900 processos cadastrados no sistema. Isso exige organização e dedicação da equipe em abastecer o SAJ ADV com o máximo de informações possível. Essa atitude garantiu o sucesso, principalmente no que se refere à fidelização dos clientes.

Por isso, todos os profissionais do escritório devem estar engajados na implementação do sistema. Neste período, é crucial que o escritório receba o acompanhamento por parte da empresa que irá fornecer o software jurídico contratado. Isso vai garantir que profissionais e gestores esclareçam dúvidas e consigam adquirir autonomia para utilizar da melhor forma todas as funcionalidades disponíveis no sistema.

No caso do software jurídico SAJ ADV, os escritórios que contratam a solução recebem acompanhamento para fazer com que os clientes aproveitem ao máximo a experiência com a ferramenta. Esse tipo de estratégia é imprescindível para engajar ainda mais a equipe na utilização do software jurídico.

Alimentação do sistema deve ser constante e completa

Após essa etapa, os profissionais do escritório certamente já estarão familiarizados com a ferramenta. Com isso, torna-se mais simples alimentar o sistema com todas as informações necessárias, fazendo bom uso do software. Recentemente, o SAJ ADV disponibilizou uma nova funcionalidade que proporciona aos gestores maior segurança para a importação dos dados do escritório no sistema.

Como a ferramenta consegue integrar todas as informações necessárias do escritório em uma única plataforma, basta importar por meio de uma planilha os dados necessários para gerenciamento. Confira como fazer uma transferência rápida dos dados em papel para a ferramenta utilizando essa nova funcionalidade.

Além de incentivar a utilização correta do novo sistema, é preciso incluir acessos diários na rotina dos profissionais. Ao criar uma cultura voltada à modernização do escritório de advocacia, a banca terá retornos significativos a longo prazo.

Guia simplificado para o uso da captura processual no SAJ ADV

Considerada uma das funcionalidades mais requisitadas em um software jurídico para aumento da produtividade e otimização da rotina dos profissionais, a captura processual  consiste em automatizar o procedimento de movimentações processuais para que o escritório obtenha maior controle das demandas em andamento. O recurso permite capturar e importar os andamentos processuais para o software jurídico contratado em até 36 horas após a atualização das informações sobre o processo. Dessa forma, o advogado não precisa consultar manualmente cada um dos processos nos sites dos tribunais em que as ações estão tramitando.

Por meio da Central de captura processual” do SAJ ADV,  é possível cadastrar os processos e acompanhar a movimentação deles de forma automatizada, já que o sistema oferece integração com tribunais e outros órgãos. Assim, as informações relativas à situação e tramitação passam a ser atualizadas automaticamente no sistema para acompanhamento dos profissionais. A periodicidade com que a plataforma realiza as atualizações pode ser definida pelos profissionais do escritório no momento em que estiverem cadastrando o processo por meio desse recurso, basta optar por uma atualização diária, semanal ou mensal.

Na visão de Phelypp Loch, analista implementador na Softplan – empresa idealizadora do SAJ ADV — um dos maiores benefícios da Central de captura processual” é proporcionar aos profissionais a possibilidade de serem notificados sobre qualquer informação atualizada dos processos que tramitam nos sites dos tribunais integrados ao software jurídico.

software jurídico

A “Central de captura processual” do SAJ ADV é uma funcionalidade simples de ser incorporada à rotina dos profissionais no escritório de advocacia. Para realizar o controle e acompanhamento do trâmite processual de forma ágil e automatizada por meio da importação dos andamentos processuais para o sistema, é preciso acessar o módulo “Processos” e depois a “Central de captura processual”, para então adicionar o número do processo.

software jurídico

O sistema solicita ainda que o profissional cadastre algumas informações pontuais para capturar automaticamente. Ao utilizar essa funcionalidade para cadastrar os processos no software jurídico, alguns dos dados mais relevantes sobre o processo ficam armazenadas no sistema – como o órgão, esfera judicial, vara e instância. Dessa forma, torna-se possível sincronizar as informações dos processos capturados do tribunal em que tramita a ação para o software jurídico, e o advogado passa a ser notificado sobre a evolução do processo.

Ao tomar conhecimento sobre o andamento processual, o advogado consegue vincular tarefas a outros profissionais do escritório caso seja necessário adotar uma ação específica, como comparecer a audiências ou reuniões e anexar documentos. Todas as movimentações dos processos capturados ficam disponíveis na aba “Andamentos” dentro de cada processo.

Nesse sentido, é importante que o cadastro seja realizado com atenção. Uma informação incorreta do número do processo, instância ou localidade pode impossibilitar o sistema de capturar o andamento da ação automaticamente. Nesse caso, o sistema informa ao usuário a impossibilidade de localizar o processo solicitado para que o profissional realize novamente a ação.  O mais indicado aos profissionais é cadastrar os processos por meio da captura processual, pois permite um controle maior de todas as movimentações do processo.

Gerencie e conquiste clientes por meio de um software jurídico

O software para advogados ideal deve reunir e organizar todos os dados da banca em uma única plataforma. Além disso, é importante que as informações das diferentes áreas do escritório estejam disponíveis no sistema de forma integrada. Isso garante ao gestor um maior entendimento da base atual de clientes, permitindo  identificar questões essenciais para estabelecer estratégias com foco na prospecção de novos clientes, entre elas:

  • Reconhecer o perfil de cliente ideal para a banca com base nas informações dos já  existentes disponíveis no sistema;
  • Detectar áreas do direito mais promissoras para focar a estratégia de prospecção de novos clientes.

Aproveite e veja dicas para manter uma carteira de clientes saudável e estável

Ao utilizar um sistema que permite reunir e documentar o máximo de informações atualizadas de seus clientes, é possível identificar suas principais características. Essa funcionalidade oportuniza ao gestor insights valiosos que podem ajudar a alcançar novas oportunidades de negócios.

Por isso, é essencial que os profissionais efetuem o registro de todos os atendimentos, permitindo gerenciar os dados vinculados aos clientes diretamente no software jurídico. As informações atualizadas podem ser facilmente encontradas em poucos cliques, o que facilita ainda mais o gerenciamento do relacionamento com a base de clientes atual.

Invista em um software jurídico e amplie sua vantagem competitiva

Além de auxiliar a banca na organização e no gerenciamento de todos os atendimentos, o software jurídico contratado deve contribuir também para a manutenção da base de clientes e na ampliação da sua rede de relacionamentos, ajudando na prospecção de novos contratantes.

No entanto, o ideal é garantir que as ações de networking sejam inseridas na rotina do escritório e estejam dentro do planejamento estratégico anual. Isso garantirá à banca uma maior vantagem competitiva sobre os concorrentes.

O software jurídico SAJ ADV, desenvolvido para operar na nuvem, é acessível de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à internet. Isso dá maior mobilidade aos profissionais e gestores para registro, acompanhamento e gerenciamento de dados e informações dos clientes, possíveis clientes e parceiros estratégicos.

A plataforma fornece uma gestão integrada das informações por viabilizar o registro e o acompanhamento de atendimentos e processos, gestão de tarefas e compromissos, controle de receitas e despesas, entre outras atividades relacionadas aos atendimentos.

Por meio do módulo “Atendimentos”, é possível cadastrar e acompanhar as demandas de forma prática e intuitiva. As informações disponíveis no sistema podem ser consultadas rapidamente via dispositivos móveis com acesso à internet, tanto pelos profissionais e gestores do escritório como também pelo próprio cliente ao disponibilizar acesso exclusivo à “Área do cliente”, um dos principais diferenciais do SAJ ADV.

Software jurídico ajuda na fidelização de clientes

Contar com um software para escritório de advocacia pode ser considerado um diferencial no mercado jurídico, mas ainda é preciso que os profissionais explorem todas as funcionalidades disponíveis no sistema. Só assim o escritório poderá alcançar o diferencial competitivo que a ferramenta oferece para o gerenciamento e a manutenção dos atuais e dos futuros clientes.

A partir da implementação do sistema, tornou-se viável automatizar as principais  demandas operacionais do escritório, permitindo incluir na rotina dos profissionais uma gestão dos atendimentos mais organizada e profissionalizada.

O advogado Leonardo Ferrareze, diz que adotar o software jurídico SAJ ADV na gestão da sua banca trouxe bons resultados no que se refere à fidelização de clientes. “Nossos índices de satisfação, de indicação de clientela e de produtividade aumentaram vertiginosamente depois que passamos a usar o SAJ ADV. Nossos bons resultados ainda proporcionam o reconhecimento do escritório na cidade e a qualidade de vida de nossos funcionários”, explica.

Funcionalidades essenciais em um software para escritório de advocacia para gerenciar o relacionamento com clientes

O software para escritório de advocacia SAJ ADV reúne as informações de diferentes departamentos em uma única plataforma. Isso permite que o gestor realize não apenas a gestão dos atendimentos, mas também a gestão de processos e a gestão financeira de cada cliente atendido.

Ele também dispõe de outras funcionalidades que permitem registrar o histórico de atendimento ao cliente para o efetivo acompanhamento da prestação do serviço jurídico. Com isso, tanto o gestor quanto os demais profissionais da banca podem ter acesso às reuniões agendadas, às ligações realizadas e ao envio ou recebimento de documentos, bem como observações relevantes sobre cada atendimento.

O SAJ ADV também permite ao gestor criar grupos de trabalho e definir os tipos de tarefas e prazos para que a equipe dê andamento às atividades específicas. Ao vincular a tarefa a um profissional do escritório, será enviada uma notificação sobre o cliente e a atividade que esse profissional deverá desempenhar.

Aproveite a facilidade de acesso por dispositivos móveis

Como o acesso ao sistema pode ser feito via dispositivos móveis conectados à internet, o profissional consegue acessar com mais rapidez a informação. Além disso, consegue de forma automática programar a atividade em seu calendário. Isso evita que tarefas simples, como realizar ligações, enviar e-mails e marcar presença em reuniões sejam negligenciadas, impactando no relacionamento com o cliente.

Como o sistema consegue armazenar uma grande quantidade de informações e criar um histórico de atendimento dos clientes, possíveis clientes e parceiros estratégicos, as informações disponíveis na ferramenta podem ser localizadas com facilidade.

Por meio da funcionalidade de busca global é possível encontrar no software informações sobre atendimentos, pessoas, processos e dados financeiros. O módulo “Andamentos” do SAJ ADV armazena as informações de cada processo e atendimentos em ordem cronológica, contribuindo para um gerenciamento mais eficaz do relacionamento com clientes por meio de um software para escritório de advocacia.

Mas é importante que os profissionais do escritório alimentem corretamente as informações no sistema, como argumenta Ferrareze. “Começamos a usar regularmente o sistema e a usar todas as ferramentas disponíveis nele”. Com isso, o escritório irá conseguir explorar todas as funcionalidades disponíveis.

[Case] Como quintuplicar a quantidade de processos com um software jurídico

Fazer uma boa gestão de escritório de advocacia é um dos grandes desafios dos advogados de sucesso. Pensando em compartilhar suas boas práticas entre os colegas, para que todos possam aumentar sua produtividade, o advogado Rodrigo Andrade Rambo, da Rambo Advocacia e Consultoria, conta nesta entrevista como conseguiu quintuplicar a quantidade de processos em seu escritório. Em oito meses de uso do software jurídico SAJ ADV, Rambo passou de 25 processos para 147, trabalhando em média 4 horas por dia, o mesmo que já trabalhava antes da implantação do sistema no escritório. Apenas nos últimos meses de trabalho é que o advogado passou a dobrar seu expediente.

O advogado trabalha resolvendo problemas de seus clientes e precisa dedicar o seu tempo no estudo do caso, visando uma solução eficaz. Logo, o tempo é o bem mais precioso do advogado e não pode ser desperdiçado com a má organização interna do escritório.

Confira o depoimento do advogado e se inspire na sua forma produtiva de trabalhar com um software jurídico

O advogado melhorou a gestão de escritório de advocacia com apenas oito meses de uso de um software jurídico     O advogado melhorou a gestão de escritório de advocacia trabalhando em média quatro horas por dia com um software jurídico      Com a ajuda do software jurídico, o advogado melhorou a gestão de escritório de advocacia e aumentou em 600% o número de processos

DESAFIO

SAJ ADV – Como era sua experiência antes de contratar o software jurídico SAJ ADV?

Rodrigo Andrade Rambo – Desde que comecei a estagiar, observava como os escritórios organizavam seus processos e o principal sistema de controle era o Excel. É uma ferramenta fácil de usar, mas não corresponde com a necessidade cotidiana de um advogado, pois não realiza o Push. Além disso, o advogado precisa ter várias janelas para realizar o controle do escritório, entre cadastro de processos, audiências, prazos, contatos, financeiros, acompanhamento do processo.

Isso demanda muito tempo e sempre dá medo de perder os arquivos do computador ou dar uma pane no Excel e perder todo o controle. Pensando em algo mais seguro e ágil, comecei a buscar um sistema de controle online. Mas, alguns eram muito complexos e não tinham o que é essencial para o advogado: uma maneira de buscar todas as informações do processo, inclusive os andamentos.

SOLUÇÃO

SAJ ADV – Quais estratégias você encontrou para superar essas dificuldades?

Rodrigo – Durante muito tempo, eu usava dois sistemas, pois não ofereciam segurança. Então, sempre tinha em mãos o controle do Excel e outro sistema na internet. No Excel, fazia o controle de prazos, o sistema de Push, fornecido pelo site do Tribunal de Justiça, e mais dois sistemas de publicações de processos. O sistema na internet ajudava no controle financeiro e nos contatos. No início, é fácil realizar o controle, mas logo a demanda aumenta e o tempo começa a ficar curto. As informações precisam estar centralizadas em um único lugar para facilitar o trabalho do advogado. Com o tempo, reparei que, mesmo tendo vários sistemas de controle, sempre se perde algumas informações ou se deixa de observar algo.

RESULTADO

SAJ ADV – Como foi a experiência usando o SAJ ADV – Software Jurídico?

Rodrigo – O SAJ ADV  é o melhor sistema que já encontrei desde 2002, quando comecei a estagiar. Oferece todas as ferramentas que um advogado precisa. Tive acesso ao software  ainda na fase de testes e logo notei que poderia medir meus resultados de forma muito produtiva, algo que não conseguia fazer até então. Por isso, passei a usar o sistema em abril deste ano. Notei que reduzi minha carga de trabalho e aumentei minha clientela.

Gosto do SAJ ADV porque em um único lugar consigo controlar os prazos de forma simples, ter uma agenda com todas as tarefas e prazos, fazer os atendimentos e organizar as finanças.

Ainda recebo todas as notificações de andamentos de processo no próprio sistema, já que é possível sincronizar o controle dos processos entre o escritório e o Tribunal. Como organizei muito mais meu tempo, ganhei em produtividade. Antes de contratar o SAJ ADV, eu tinha 25 processos. Hoje, tenho 147 processos e 37 atendimentos por ano. Consegui esses resultados mantendo a média de 4 horas de trabalho por dia. Só recentemente é que dobrei meu expediente para 8 horas diárias.

Por isso, recomendo o SAJ ADV a todos os advogados comprometidos e dedicados. E ainda desafio qualquer advogado/estagiário a apresentar um sistema melhor que este. Nos meus 14 anos de convivência jurídica, nunca encontrei um sistema de controle jurídico tão completo como o SAJ ADV.

A organização do escritório de advocacia, por meio de um software jurídico, é um dos caminhos para o sucesso do advogado que busca resultados. Com o auxílio da tecnologia, é possível aumentar a produtividade consideravelmente, como mostra a experiência de Rodrigo Andrade Rambo. Além disso, proporciona uma gestão de escritório de advocacia muito mais eficaz, já que o advogado de hoje também precisa ser o administrador do seu próprio negócio.

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