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A maioria dos advogados já tem consciência de que a automação é a maneira mais eficiente de reduzir custos, melhorar a produtividade e promover uma gestão integrada de seu escritório de advocacia. Porém, na hora de escolher uma boa ferramenta, muitos advogados não sabem quais são os recursos que não podem faltar em um software para advogados. Para ajudar você nessa tarefa, confira as dicas que separamos!
Gestão integrada
Um dos recursos imprescindíveis em um software para advogados é a gestão integrada. Um software jurídico deve possibilitar que o advogado gerencie de forma inteligente desde seus processos, até seu de clientes e tarefas do dia a dia. Uma gestão integrada possibilita que todos os dados e informações relevantes para a administração de um escritório se comuniquem, facilitando a execução das atividades e também o trabalho em equipe.
Atualmente, as ferramentas mais modernas do mercado permitem que o acompanhamento de processos esteja integrado aos atendimentos, agenda e contatos do advogado. Isso facilita não apenas o acompanhamento processual, como também o atendimento de clientes. Com uma gestão integrada sobra mais tempo para o advogado se dedicar à tarefas mais complexas da banca, como a elaboração de peças jurídicas, contratos e pareceres, por exemplo.
Além disso, alguns softwares jurídicos possibilitam a centralização das tarefas, fazendo com que o advogado tenha controle total sobre as suas pendências, evitando perder prazos e compromissos.
Comunicação e gestão de processos em equipe
A maioria dos advogados já percebeu que o sucesso de um escritório está atrelado à uma boa comunicação e um bom relacionamento entre os profissionais. Hoje, com a quantidade de demandas que um advogado possui, é impossível fazer tudo sozinho. Por outro lado, muitos profissionais têm dificuldades em delegar tarefas, já que o trabalho do advogado envolve uma boa carga de responsabilidade.
[Saiba mais sobre a importância de desenvolver o trabalho em equipe nos escritórios de advocacia]
Pensado nisso, os melhores softwares jurídicos criaram funcionalidades para facilitar e melhorar a comunicação da equipe. Em um conceito muito semelhante ao das redes sociais, onde os profissionais fazem comentários e apontamentos em tempo real, promovendo o engajamento e a execução de tarefas.
Controle de tarefas e prazos
Qualquer advogado que já perdeu um prazo sabe o transtorno que um simples esquecimento pode trazer ao seu escritório. No entanto, na medida em que o escritório vai crescendo, mais e mais processos acabam sob sua responsabilidade. E, fazer o monitoramento desses processos e ainda dar conta de tantas informações e detalhes, pode se transformar em um enorme desafio!
[Saiba mais como um software pode ajudar o advogado a não perder seus prazos!]
Um software para advogados deve oferecer ao advogado uma estrutura baseada em um workflow. Em outras palavras, essa ferramenta deve permitir que o profissional automatize e monitore suas tarefas de forma fácil, evitando assim a perda de prazos e compromissos. O software deve possibilitar ao advogado a integração dos processos com as publicações, bem como, a integração das tarefas que precisam ser feitas com a agenda do profissional e seu time.
Gestão eficiente de documentos
Outra funcionalidade que não pode faltar em um software para advogados é a gestão eficiente de documentos. Muitos advogados acreditam que apenas digitalizar seus documentos basta para fazer uma gestão eficiente. Porém, na prática, não é bem assim que funciona. Mais do que digitalizar, os documentos devem estar integrados diretamente com os processos e clientes. Se isso não for feito de forma criteriosa, as chances de um advogado se perder em meio a inúmeros arquivos digitais não é pequena.
Um software jurídico deve oferecer ao profissional a facilidade deste tipo de integração, permitindo que o advogado só precise de fato digitalizar os documentos para que a ferramenta anexe os dados aos respectivos clientes e processos.
Segurança em software para advogados
Por fim, outro recurso imprescindível em um software para advogados é a segurança. Embora muitos advogados conheçam a importância da propriedade intelectual, quando o tema é tecnologia, muitos desconhecem como proteger seu capital intelectual.
Nem todos os softwares jurídicos contam com a blindagem necessária para evitar ataques de terceiros ou mesmo o furto de informações. Software que ficam armazenados na nuvem, além de contarem com uma boa segurança, possibilitam que o advogado fique despreocupado já que esse cuidado é responsabilidade de quem gerencia o software.
A escolha de um software para advogados deve ser feita com atenção. Hoje existem diversos produtos e serviços no mercado, mas que nem sempre atendem todas as necessidades do seu escritório. Antes de optar pela melhor ferramenta, teste, pergunte e avalie. Sem dúvida, experimentando na prática, o advogado já tem bons elementos para tomar sua decisão.
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