Como a transformação digital está afetando a rotina dos advogados

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Aquelas pilhas de papéis e documentos que antes formavam os processos judiciais, agora estão sendo substituídas por soluções digitais. Estima-se que o processo eletrônico já conseguiu reduzir em mais de 60% o consumo de papel nos tribunais desde o início da sua implantação, segundo dados do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Essa mudança de paradigmas, no entanto, faz parte de algo muito maior e que atinge diretamente os escritórios de advocacia: a transformação digital.

A implantação do processo eletrônico segue uma tendência mundial chamada paperless, uma técnica que incentiva a redução do uso de papel na rotina de trabalho. Com a diminuição do uso do papel, passa-se a digitalizar todo o resto. Esse tipo de atitude leva, especialmente, a mudanças de concepção, mentalidade e hábitos. Em vez de xerocar o documento, armazená-lo no computador. Em vez de preencher formulários, anotar os dados em um cadastro eletrônico.

Pode-se afirmar, portanto, que é a partir do fenômeno de paperless que a ideia de escritório digital ganha espaço. É preciso adaptar-se e readequar-se ao novo cenário que se apresenta e isso afeta diretamente os escritórios de advocacia. Afinal, a transformação digital é um processo mundial que está reapresentando uma nova maneira de se executar o trabalho e as atividades profissionais.

Mas como fazer isso? Este post apresenta como pequenas mudanças de hábito podem mudar a rotina do escritório rumo à transformação digital.

1. Faça reuniões por videoconferência

No primeiro contato, o cliente costuma apresentar seu problema e buscar esclarecimento sobre a possibilidade de requerer reparação judicial. Depois de mais algumas conversas, você se encontra novamente com ele para fechar e assinar o contrato. Então, as próximas reuniões basicamente se concentram em recolher as provas do caso. Depois que entra com o processo, volta e meia o seu cliente lhe procura para saber o andamento da ação.



Essa rotina é habitual à advocacia e costuma se repetir sempre que um novo cliente entra em jogo. A pergunta, no entanto, é: você continua fazendo tudo isso pessoalmente? Pois saiba que a falta de proximidade física para reuniões tradicionais não são mais problema, já que elas poderiam ser substituídas, aos poucos, por ferramentas digitais criadas especialmente para esse fim.

Já pensou, por exemplo, em mediar reuniões mediadas por vídeo? Não é preciso fazer grandes investimentos para isso. Trata-se mais de uma mudança de cultural. Afinal, existem diversos serviços de comunicação gratuitos que fazem esse papel hoje. O Skype, da Microsoft, é um dos mais comuns. Mas também há outras opções, como o Hangouts, integrado ao Gmail, por exemplo. Por quê, então, não apostar neles?

Embora o contato físico não tenha perdido a importância, não é mais necessário estar frente a frente com o cliente para tratar de questões importantes. Muitas vezes, os dois perdem tempo com isso. Ele por parar alguma tarefa importante e ter de enfrentar trânsito para se deslocar até você. E você, por deixar de estar fazendo visitas importantes, por exemplo, para esperar pelo atendimento presencial.

2. Assine documentos e feche contratos de forma digital

Se as reuniões prévias podem ser realizadas de forma online, como fica o fechamento de contrato? E quando há necessidade de assinar algum documento importante, por exemplo?

Mais uma vez, o importante é desprender-se de uma mentalidade tradicional. Hoje, a tecnologia oferece a assinatura digital justamente para evitar o deslocamento apenas para entregar novos documentos. Por quê, então, exigir a presença do cliente para assinar o contrato de prestação de serviços jurídicos se a assinatura digital tem a mesma força e importância de uma assinatura presencial? E isso envolve, inclusive, qualquer tipo de contrato: honorários, procuração ou declaração de hipossuficiência, por exemplo.

O mesmo acontece com os papéis que dependem da sua própria assinatura, como advogado. Imagine, por exemplo, que há urgência de tal assinatura justamente num dia que você está participando de audiências em sequência ou realizando outras atividades importantes fora do escritório? A transformação digital prega justamente pelo desprendimento do escritório. Com uma assinatura digital, ninguém dependente da sua agenda corrida ou à espera de determinada presença física.

Essa, então, pode ser o segundo passo para você implantar o conceito de transformação digital no seu escritório.

transformação digital

3. Oriente o cliente a encaminhar as provas em papel de forma digitalizada

A mesma ideia aplicada para a assinatura de documentos pode ser usada também para o recolhimento das provas. Se você faz todo o cadastro do processo de forma online, por quê acumular papéis e documentos dentro do escritório?

Portanto, assim que você se sentir seguro com as reuniões por videoconferência e o uso da assinatura digital de forma mais habitual, o terceiro passo que você pode dar rumo à transformação digital do seu escritório é esse. Lembre-se que não há necessidade da presença física se a tecnologia possui ferramentas suficientes para resolver essa necessidade.

Além disso, os papéis e documentos correm o risco de se perder em meio ao acúmulo dos demais materiais. Nesse sentido, a digitalização de todos esses papéis se torna uma garantia muito mais segura do que o armazenamento de tudo em pastas e mais pastas.

4. Capte clientes pela internet, sem sair do escritório

A presença em eventos, a participação em conselhos e serviços da comunidade e a realização de entrevistas à imprensa sempre foram boas opções para os advogados divulgarem seu nome e o do seu escritório no mercado e, assim, captar clientes. No entanto, isso não precisa estar restrito ao contato físico.

Afinal, ao mesmo tempo que o Código de Ética e Disciplina da OAB impõe regras em relação à propaganda e à divulgação comercial da advocacia, também é amigável em relação à divulgação de conteúdo educativo sobre as áreas do Direito. Portanto, o que existe aí é uma ampla gama de oportunidades para disseminar e fortalecer o seu nome. E isso pode ser feito por meio do marketing digital na advocacia, que vem ganhando um espaço cada vez maior na advocacia.

Qual o efeito que isso tem? Produzir conteúdo sobre a sua especialidade para divulgá-lo na internet é o primeiro passo para fortalecer seu nome no mercado. Com ajuda de algumas técnicas de marketing digital, por exemplo, o seu conteúdo pode alcançar exatamente o perfil de pessoas que você está procurando. Isso porque elas também estão procurando por você; apenas não o conhecem ainda. O fato é que essas pessoas chegam até você pode meio do conteúdo que está escrevendo e que elas estão interessadas. E, assim, o marketing digital ajuda a aproximar esses dois pólos.

Como fazer isso?

Portanto, para começar a divulgar o seu conteúdo, você também precisa providenciar algumas ferramentas. Afinal, não basta escrever e produzir material. É preciso um meio para fazer ele chegar até o seu cliente. E isso pode ser feito, por exemplo, com:

  • Site institucional: para mostrar que você existe, divulgar o seu escritório, mostrar onde ele está localizado e apresentar o seu currículo completo e o seu ramo de atuação. O site é, portanto, o verdadeiro cartão de visitas do profissional e seu escritório.
  • Blog: é no blog que estará disponível o seu conteúdo propriamente dito. E é a reunião desses conteúdos que podem, aos poucos, torná-lo autoridade no assunto, além de fazer do seu escritório uma referência no mercado. O link do blog deve estar vinculado ao seu site institucional e vice-versa, fazendo conexão entre os dois.
  • Redes sociais: ajudam a direcionar o público para o conteúdo que foi postado no blog.

Esses são alguns exemplos que podem orientá-lo nos primeiros passos do processo de transformação digital do seu escritório. Há muitos outros, no entanto. Mas, isso, você irá descobrir conforme as ações implantadas inicialmente forem se consolidando. Aos poucos, você também irá se adaptando a uma nova mentalidade digital, o que lhe dará autoridade para pensar em novas alternativas digitais que mais se encaixem no perfil do seu negócio.

Veja, no entanto, quais tecnologias podem ajudá-lo a dar esses primeiros passos.

Quais tecnologias usar para impulsionar a transformação digital?

A seguir, listamos algumas tecnologias que podem ser implementadas no seu escritório para ajudar na transformação digital. E, claro, ajudar a tornar a rotina mais produtiva e ágil.

1. Assinatura digital

A assinatura digital de documentos em PDF é importante, como falamos, para retirar a necessidade física da pessoa na hora de assinar um documento. Essa tendência segue o ritmo da implantação do processo eletrônico pela repartições judiciárias, o que já vem tornando a assinatura digital indispensável para o advogado atuar em processos.

2. Cloud computing (ou armazenamento em nuvem)

A tecnologia de armazenamento de arquivos em nuvem (cloud computing) está mudando completamente a rotina dentro do escritórios de advocacia. Ela serve para tudo: para organizar as atividades coletivos, para gerenciar atividades individuais da equipe, para reunir dados e documentos de processos e para elaborar peças e pareceres de forma conjunta e ao mesmo tempo, por exemplo.

Além disso, outra grande vantagem da nuvem é o acesso remoto dos arquivos. Isso possibilita a mobilidade corporativa, permitido aos funcionários acessá-lo de qualquer lugar ou de qualquer aparelho conectado à internet.

3. Softwares jurídicos

Não é possível pensar em transformação digital de escritórios sem o uso de softwares jurídicos. Os sistemas de gestão para a advocacia se tornaram a forma mais prática de gerenciar a grande quantidade de processos judiciais. Com eles, os escritórios não correm o risco das informações essenciais dos clientes e as ações se perderem ou se misturarem entre outras.

A ferramenta consegue regular toda a rotina jurídica e administrativa do escritório, por meio do cadastro dos clientes e das informações diárias dos processos. O software não só centraliza tudo em um só lugar, como também permite ao advogado fazer a relação e a comparação entre dados de diferentes processos.

No caso do SAJ ADV, por exemplo, o software ainda notifica o advogado a respeito de novas intimações. No entanto, ainda vai além: faz a marcação automática dos trechos mais importantes do texto e sugere o que deve ser feito nos próximos passos. Além disso, o SAJ ADV é um software jurídico que funciona na nuvem.

4. Bring Your Own Device (BYOD)

O Bring Your Own Device (BYOD) é o fenômeno a partir do qual as empresas permitem a seus funcionários acessar os dados e arquivos corporativos por meio dos seus aparelhos pessoais. Essa ideia surgiu com a explosão do mundo mobile e ganhou força quando os empresários começaram a perceber que os colaboradores, muitas vezes, tinham dispositivos melhores e mais modernos do que aqueles que a empresa conseguia oferecer. Portanto, em português, a sigla significa traga seu próprio dispositivo.

A adoção dessa estratégia oferece redução de custos para a empresa, aumento no nível de satisfação e mais autonomia para o funcionário, por exemplo. Por outro lado, provoca algumas mudanças de paradigma no ambiente corporativo. E isso envolve, por exemplo, a segurança digital e o reforço das políticas de compliance. Além disso, aumenta também a responsabilidade individual de cada funcionário.

Conclusão

Agora que você descobriu todas as possibilidades que existem para ampliar a atuação e como começar a transformação digital, o seu escritório está pronto para apostar nessa mudança de postura. Antes de tudo, no entanto, é importante avaliar o que é mais importante e urgente para o seu escritório, conforme o perfil que ele apresenta. Comece se perguntando: o que poderia ser possível economizar mais, por exemplo? E, a partir disso, comece a elaborar a melhor estratégia para o seu negócio.

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