Como o uso de workflows otimiza a rotina de um advogado?

Tempo de leitura: 13 minutos

Já faz algum tempo que a produtividade passou a ser alvo de preocupação na rotina de um advogado.Em um mercado altamente competitivo, escritórios que não conseguem ter um excelente aproveitamento do tempo de trabalho perdem em eficiência e resultados. Todo advogado sabe que tempo é dinheiro, por isso, é fundamental garantir que seu escritório tenha os recursos certos para um bom workflow. Afinal, somente com um fluxo de trabalho estruturado e organizado é possível garantir que seu escritório trabalhe em alta performance.

Mas, como construir um bom workflow e otimizar a rotina de um advogado e seu escritório? Essa é a pergunta que muitos profissionais que se sentem sobrecarregados em sua rotina, ou não obtém os resultados que gostariam, podem estar se fazendo neste exato momento.

No artigo de hoje vamos explicar exatamente de que maneira o workflow entrou no universo da advocacia e de que forma ele vem colaborando para que inúmeros escritórios se tornem mais produtivos e com muito mais resultados. Também vamos explicar como a tecnologia vem ajudando o advogado a organizar seu fluxo de trabalho, garantindo mais resultado na entrega e sem falhas com prazos. Por fim, vamos tratar sobre como o workflow também auxilia na gestão administrativa e financeira do seu escritório, possibilitando que o advogado automatize uma série de questões que costumam ser um verdadeiro entrave, já que muitos profissionais não contam com conhecimentos específicos sobre gestão e informação.

Para quem quer se organizar melhor e finalizar os dias no seu escritório com aquela sensação de “missão cumprida” vale a pena conferir!

rotina de um advogado

O que é um workflow?

Um workflow ou “fluxo de trabalho” nada mais é do que uma funcionalidade ligada à automação. A ideia de construir um workflow é reunir todas as informações e etapas relacionadas à execução do trabalho, permitindo assim mais organização, eficiência e também a interação entre diferentes membros. Um workflow permite que diversas pessoas atuem em um mesmo trabalho, executando tarefas independentes ou agindo em equipe. Através de um bom workflow fica mais fácil cumprir com diversos prazos, já que esse sistema delimita as atividades e permite que todo o fluxo de trabalho seja organizado.

Hoje nenhum advogado trabalha mais sozinho. A maioria dos escritórios conta com equipes onde diversos profissionais interagem em diferentes etapas do trabalho. Do controle de intimações até a efetiva elaboração de peças jurídicas, diversos profissionais atuam em um único processo. Isso sem falar no acompanhamento das ações judiciais, que também exige organização e método para que os prazos sejam cumpridos.

Mesmo profissionais que atuam como autônomos, precisam de um fluxo de trabalho organizado, já que a separação e sistematização de tarefas é o que permite a execução de forma estruturada, evitando que o profissional fique sobrecarregado.

Além do workflow relativo ao trabalho jurídico propriamente, os escritórios também possuem outros workflows relacionados às atividades administrativas. É importante que o advogado tenha em mente que existem diferentes modelos de workflow que podem ser aplicados às mais diversas rotinas de um escritório, como explicaremos abaixo:

Workflow ad hoc

No workflow ad hoc não existe um padrão para a movimentação de dados e informações feito de forma prévia. Trata-se de uma solução eficiente para pequenos grupos de profissionais, que precisam de uma estrutura rápida e com simples ferramentas acabam organizando seu fluxo de trabalho.

Workflow administrativo

O workflow administrativo é indicado para fluxos de trabalho que contém diversas atividades repetitivas e previsíveis. No entanto, cada uma dessas tarefas conta com regras de coordenação própria.

Workflow de produção

O workflow de produção é utilizado quando existem informações mais complexas que precisam ser administradas. Esse tipo de workflow pode gerar diferentes sistemas de informação e é designado para processos mais críticos.

Ter um workflow tornou-se essencial, na medida em que hoje os advogados precisam da automação para garantir um melhor aproveitamento do tempo de trabalho. Todo escritório lida com diferentes tipos de atividades envolvendo não apenas a administração dos processos, como também o atendimento de clientes e a gestão financeira. Cada um desses setores, no entanto, conta com workflows próprios que devem poder, ou não, ser integrados entre si visando maior praticidade e eficiência do escritório como um todo.

Workflow na rotina de um advogado: de onde vem a necessidade de automação?

A elaboração de um contrato, a redação de um memorando ou a produção de uma peça jurídica passam por uma série de etapas até a concretização do chamado “produto final”. Do contato com o cliente, passando pela pesquisa, até a reunião de documentos e finalmente a criação, inúmeras atividades precisam ser executadas pelo advogado e sua equipe.

Além disso, um escritório conta com uma rotina própria, que envolve o atendimento dos clientes, geração de faturas de honorários, cobranças, pagamento de equipe, gestão de recursos entre outras atividades que servem para dar o suporte ao negócio, permitindo que ele funcione. Cada uma das atividades evolvendo o dia a dia do escritório podem estar, ou não, integradas com os serviços jurídicos. Porém, de toda maneira, essas atividades também contam com um fluxo de trabalho próprio que, se não for bem organizado, pode gerar problemas no escritórios e o excesso de trabalho para o profissional.

Agora imagine que a cada etapa do trabalho é preciso mandar um e-mail, telefonar ou até fazer uma reunião para organizar a sua execução. Pode imaginar a quantidade de tempo que é perdida apenas para resolver uma tarefa com seu time? Isso sem mencionar a desorganização, que pode gerar falhas tanto na comunicação com a equipe, como na execução do trabalho. Nos casos mais graves, problemas no fluxo de trabalho acabam acarretando na perda de prazos e até de clientes.

Para evitar esse tipo de problema e o desperdício de um recurso tão precioso como é o tempo, surgiu a ideia de organizar o fluxo de trabalho nas suas diversas etapas, possibilitando assim a automação das diversas atividades que envolvem a execução dos trabalhos jurídicos. A organização do fluxo de trabalho, ou criação de um workflow, permite que cada pessoa envolvida nas diferentes etapas saiba exatamente o que deve executar, facilitando assim a integração, o engajamento e o trabalho em equipe. Com um workflow bem gerenciado, o escritório obtém uma significativa melhora na produtividade. Isso porque energia e tempo não são desperdiçados com tarefas que embora pareçam “inofensivas”, como o envio de um e-mail por exemplo, acabam atravancando a execução.

O workflow também permite que o advogado tenha um melhor controle sobre a execução de suas atividades, seja individualmente ou em equipe. Isso porque, com a organização das etapas que envolvem o fluxo de trabalho, o advogado consegue saber exatamente o que foi feito e o que precisa ser feito, calculando melhor assim o seu tempo, além de claro, a sua agenda.

Workflow e tecnologia

Ao final, não é muito difícil compreender porque estabelecer um workflow tornou-se algo tão essencial na rotina de um advogado. Diante dos novos desafios do mercado, é fundamental ter agilidade, eficiência e qualidade na entrega. Caso contrário, o advogado corre o sério risco de perder clientes para a sua concorrência.

Além disso, é fundamental melhorar e aprimorar o trabalho em equipe. Escritórios de advocacia, assim como as empresas, sofrem com as taxas de rotatividade. Não ter instrumentos para garantir um bom workflow e uma boa interação com o time também é algo que reflete no relacionamento interno e não apenas com o cliente.

Mas, a pergunta que muitos profissionais podem se fazer agora é: como montar um workflow? Quais as melhores ferramentas para conseguir organizar o fluxo de trabalho no meu escritório? A boa notícia é que a tecnologia vem se encarregando de aprimorar cada dia mais os sistemas de workflow e com um bom software jurídico o advogado consegue não apenas automatizar todas as suas tarefas, como também garantir a organização das atividades, obtendo a melhoria na entrega e nos resultados do seu escritório.

Os softwares jurídicos mais modernos e avançados do mercado, além de possibilitarem toda a visualização do workflow individual e em equipe, também permitem a interação dentro da ferramenta. Alguns softwares jurídicos usam os mesmos recursos das redes sociais, possibilitando delegar atividades, dar feedbacks e também melhoram o engajamento em todo os processos e outros trabalhos jurídicos desenvolvidos.

[Saiba como um software jurídico pode melhorar o engajamento e o trabalho em equipe nos escritórios de advocacia]

Um bom software jurídico, além de possibilitar o workflow dos serviços jurídicos propriamente, também conta com workflows específicos para as atividades do financeiro e do administrativo. Em alguns modelos, por exemplo, é possível automatizar todo o workflow de atividades ou tarefas administrativas diretamente no cliente, facilitando não apenas a execução dos serviços jurídicos, como também a cobrança de honorários e elaboração de faturas.

Com um software jurídico o advogado tem em uma única ferramenta tudo o que precisa para organizar seu workflow, possibilitando a criação de uma rotina de um advogado mais produtiva e muito mais eficiente, evitando assim e-mails excessivos, reuniões e até a realização de tarefas de suporte, que acabam consumindo tempo e acabam criando impasses para que o advogado se foque em suas atividades principais.

Benefícios do workflow na rotina de um advogado

Automatizar processos de trabalho vem se transformando em uma tendência no mercado e também na advocacia. Mais do que organizar as etapas de produção, o workflow é capaz de simplificar a rotina de um advogado, garantindo a documentação de todas as ações e ajustes em seus conteúdos. Isso facilita a troca de informações, feedback, delegar tarefas e outras interações necessárias ao trabalho em equipe. Além disso, um workflow tem outras vantagens como:

Controle do fluxo de trabalho da equipe

Controlar o fluxo de trabalho é o primeiro passo para garantir que os prazos sejam cumpridos. Para advogados que atuam no contencioso, principalmente, esse tipo de atividade é essencial. Com um bom workflow é possível visualizar e acompanhar todas as etapas. Da pesquisa à elaboração. Isso sem mencionar o acompanhamento processual que também pode ser sistematizado por meio de workflow.

Mais agilidade para o cliente

Atualmente muitos escritórios de advocacia vem focando sua atuação no cliente. Isso porque, com o aumento da competitividade, é preciso entregar não apenas qualidade, mas principalmente valor para garantir a satisfação, a fidelização e principalmente o pagamento dos honorários sem atrasos.

A agilidade na prestação de serviços jurídicos certamente se incorpora ao conceito de valor, na medida em que ao ser rapidamente atendido pelo advogado, o cliente se sente devidamente assessorado, melhorando a relação de confiança junto ao profissional. Ser ágil e também diligente é fundamental na advocacia e o advogado só conseguirá proporcionar isso no atendimento ao cliente se o seu fluxo de trabalho estiver bem organizado e definido.

Como alguns workflows permitem o registro da comunicação do cliente, isso além de garantir agilidade, faz com que o cliente se sinta mais seguro, pois sabe que existe uma equipe bem coordenada para cuidar do seu caso.

Menos tempo gasto com tarefas de suporte

Os serviços jurídicos envolvem uma série de atividades de suporte que servem para embasar a criação e a elaboração de peças, contratos, memorandos e outros “produtos” que são considerados o resultado final da atividade do advogado. Porém, essas pequenas tarefas como o controle de intimações, pesquisa de jurisprudência, envio de e-mails com o andamento para o cliente, entre outras, acabam consumindo tempo do advogado sem que isso impacte diretamente nos resultados do escritório.

Mais facilidade para a gestão e a rotina de um advogado

Mesmo com um perfil empreendedor, muitos advogados têm dificuldades de fazer uma boa gestão financeira e administrativa do próprio escritório. Primeiro porque a rotina de um advogado já envolve uma série de atividades relacionadas ao próprio core business do seu escritório. E, segundo, porque muitos não possuem conhecimentos técnicos relevantes que podem auxiliar na estruturação administrativa e financeira do seu negócio.

Com um workflow previamente estruturado, o advogado só precisa inserir dados e executar as ações, sem que isso demande a criação de toda a estrutura para gestão e financeiro do seu escritório.

Com um workflow bem estruturado associado ao uso de um software jurídico, o advogado consegue automatizar uma série dessas atividades de suporte, ganhando tempo para se focar no que realmente importa.

A era da produtividade na advocacia

Produtividade não é mais um detalhe para nenhuma empresa e, muito menos, para os escritórios de advocacia. Em um mercado competitivo, com escritórios dos mais diversos portes e nichos, é fundamental entregar mais e melhor.

A grande maioria dos advogados cobra seu trabalho por hora, portanto, todos sabem como é importante aproveitar ao máximo o tempo de trabalho para ganhar competitividade nos valores cobrados. Quando um advogado se torna ineficiente e abraça a procrastinação, ele não só está correndo o risco de perder clientes, como também está perdendo dinheiro, já que este recurso no mercado é diretamente ligado ao tempo.

Com um workflow bem estruturado, o advogado consegue ter controle total da sua rotina, além de delegar tarefas com muito mais facilidade e interagir de forma muito mais produtiva com a sua equipe.

A produtividade é o que faz os escritórios fazerem mais, em menos tempo, sem que isso afete a qualidade. Por isso, apostar nos recursos, técnicas e ferramentas para garantir a alta performance só traz benefícios e gera ao advogado o chamado “ciclo virtuoso” promovendo o crescimento de satisfação interna e externa em seu escritório e também na rotina de um advogado.

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2 Comentários


  1. Bom dia, voltando para aprender. Qual a relação entre workflow e software jurídico ? Um precisa do outro ?

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